Факт хозяйственной жизни, оправдательный документ и первичка

Документооборот и первичные документы в бухучете

Согласно новому ФСБУ 27/2021 документооборот в бухгалтерском учете - это движение документов бухгалтерского учета с момента их составления или получения до завершения исполнения.

Основа документооборота – первичные учетные документы.

На каждый факт хозяйственной жизни нужно оформлять первичный учетный документ (часть 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Факт хозяйственной жизни означает сделку, событие, операцию, которые оказывают (или способны оказать влияние) на финансовое положение, финансовый результат, движение денежных средств компании (п. 8 ст. 3 Закона № 402-ФЗ).

Какие документы подтверждают факты хозяйственной жизни

Закон о бухучете требует, чтобы документы, подтверждающий факт хозяйственной жизни, был составлен в момент его совершения или непосредственно после его окончания.

Перечень учетных документов, которые применяются при той или иной сделке, зависит особенностей конкретной сделки .

Традиционно это:

• договор;
• счет;
• платежные документы;
• товарная накладная;
• акт сдачи-приемки выполненных работ (оказанных услуг);
• бухгалтерская справка.

Документы бухгалтерского учета по ФСБУ 27/2021

Обратимся к новому ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Он вводит такие основные понятия, как документы бухгалтерского учета и документооборот в бухгалтерском учете.

Документы бухгалтерского учета - это:

• первичные учетные документы;
• регистры бухгалтерского учета.

Документооборот в бухгалтерском учете - это движение документов бухгалтерского учета с момента их составления или получения до завершения исполнения.

Новый ФСБУ 27/2021 вводит также новое понятие бухучета – «оправдательный документ».

Что означает эта мудреная формулировка?

Оправдательный документ

Оправдательный документ - это документ, который содержит информацию о факте хозяйственной жизни. Его составляют не для бухгалтерского учета, а для фиксации этого факта. Поэтому он может не содержать все обязательные реквизиты первичного документа , предусмотренные законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

При этом в нем содержатся реквизиты, которые не требуются в бухгалтерском учете, но нужны для оформления гражданско-правовых отношений. Например, в акте приемки-передачи ценностей предусмотрены подписи представителей контрагента, удостоверяющие передачу ценностей.

Вот типичные оправдательные документы:

• договор;
• счет;
• кассовый чек;
• квитанция об оплате.

Таким образом, первичные учетные документы могут составляться на основе оправдательных.

 Пример. Какие документы нужны для списания подотчетной суммы
В бухучете дебиторскую задолженность подотчетного лица списывают на основании первичного документа - авансового отчета. Его составляют на основе кассовых и товарных чеков, билетов и других документов, которые подтверждают расходы подотчетника. В них содержится информацию о понесенных расходах. Эти документы и являются оправдательными, на основании которых составлен первичный документ.