Если в книгу покупок попал лишний счет-фактура, нужна уточненка

Что регистрируют в книге покупок

Правила заполнения книги покупок и дополнительного листа книги покупок утверждены постановлением Правительства от 26 декабря 2011 г. № 1137.

Счета-фактуры поставщиков регистрируют в книге покупок, если выполнены условия:

• купленные ценности (работы, услуги) приобретены для проведения операций, облагаемых НДС, в том числе и для перепродажи, и оприходованы;
• счет-фактура составлен по установленной форме и заполнен в соответствии с правилами, изложенными в Постановлении № 1137.

В книге покупок можно регистрировать не только счета-фактуры.

В ней регистрируют билеты, счета гостиниц и другие бланки строгой отчетности, которыми подтверждены расходы на командировки сотрудников. Необходимо лишь, чтобы в этих документах была выделена сумма НДС отдельной строкой.

При возврате товара, реализованного в розницу физическим лицам (то есть без выдачи счетов-фактур), продавец может зарегистрировать в книге покупок реквизиты расходных кассовых ордеров, которые он выписал, возвращая деньги покупателю. Это возможно при наличии документов, подтверждающих прием и принятие на учет возвращенных товаров. В этом случае регистрацию документов в книге покупок продавец производит на дату принятия на учет возвращенных товаров.

Как исправить книгу покупок

Как может произойти завышение НДС-вычета?

Чаще всего это могло получиться из-за того, что в книгу покупок внесли счет-фактуру, не отвечающий условиям для вычета. Например, если покупка не связана с облагаемой НДС деятельностью. Могли также просто задвоить данные по счету-фактуре.

В таких случаях нужно внести изменения в книгу покупок и откорректировать ошибочную запись о счете-фактуре.

Постановлением № 1137 предусмотрены два варианта внесения исправлений в книгу покупок.

Если обнаружена ошибка в книге покупок за текущий период, то нужно аннулировать записи по счету-фактуре в книге покупок этого же периода и указать ее стоимостные показатели (графы 15–16) с отрицательным значением.

Дополнительный лист

Если вы обнаружили завышение вычета в прошлом периоде, то нужно оформить дополнительный лист книги покупок. Его форма также утверждена Постановлением № 1137, а формат для составления в электронном виде – приказом ФНС России от 4 марта 2015 года № ММВ-7-6/93@.

Дополнительный лист почти аналогичен обычному листу книги покупок.

Отличие в том, что в нем есть строка «Итого». Здесь указывают итоговые данные книги покупок за тот период, в котором была совершена ошибка.

В последующих строках листа отражают реквизиты счетов-фактур, подлежащих аннулированию. А в строку «Всего» вписывают разницу между строкой «Итого» и зарегистрированными в дополнительном листе суммами по счетам-фактурам.

В дополнительном листе обязательно указывают:

• порядковый номер этого листа;
• полное или сокращенное наименование фирмы;
• ИНН и КПП фирмы;
• налоговый период, в котором был зарегистрирован счет-фактура до внесения в него исправлений;
• дату, когда был оформлен дополнительный лист.

Если в связи с завышением суммы вычетов вы недоплатили НДС в бюджет, то необходимо подать уточненную декларацию по НДС за тот квартал, в котором произошла ошибка. И не забыть уплатить недоимку и пени (п. 1,  4 ст. 81 НК РФ).

Как составить уточненную декларацию

Плательщики НДС при возникновении права на налоговые вычеты заполняют раздел 8 декларации.

В этом разделе отражают сведения по каждой записи из книги покупок за соответствующий квартал. При этом количество представленных разделов соответствует количеству записей в книге покупок.

В случае представления уточненной декларации заполняют строку 001, где

указывают признак актуальности сведений, отраженных в разделе 8.

Так, цифру «0» проставляют:

• если в ранее представленной декларации сведения по разделу 8 не представлялись;
• в случае замены сведений, если выявлены ошибки в ранее поданных сведениях.

Цифру «1» проставляют в случае, если сведения, представленные ранее, актуальны, достоверны, изменению не подлежат и в налоговую инспекцию не представляются. При этом в строках 005, 010 - 190 ставят прочерки.

При представлении первичной декларации за соответствующий квартал в строке 001 ставят прочерк.

При использовании дополнительного листа книги покупок для исправления ошибки, связанной с завышением вычета (указали лишний счет-фактуру), при заполнении уточненной декларации по НДС в разделах с 8 – 12 следует поставить «1» и дополнить уточненную декларацию Приложением № 1 к разделу 8 - данными из дополнительного листа книги покупок.