Электронные цифровые подписи: нововведения перенесли на 1 сентября 2023 года

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) нужна для того, чтобы документ имел юридическую значимость, то есть статус оригинала. КЭП подписывают налоговую отчетность, счета-фактуры, акты, накладные и иные документы.

Функция по выпуску КЭП для руководителей организаций с января 2022 года возложена на Федеральную налоговую службу.

КЭП, выданные в 2021 году

Срок действия ЭП, выданных с 1 июля до 31 декабря 2021 года удостоверяющими центрами, которые получили аккредитацию после 1 июля 2020 года, был ограничен 31 декабря 2022 года. Но, федеральным законом от 19.12.2022 № 536-ФЗ срок действия этих подписей продлен еще на 8 месяцев, до 31 августа 2023 года.

В итоге, руководители могут продолжить пользоваться электронной подписью от УЦ до тех пор, пока ее срок действия не подойдет к концу.

Как получить КЭП

КЭП выдается только при личной идентификации руководителя организации или ИП. То есть, посещать налоговую нужно лично. КЭП выдают при наличии следующих документов:

• документа, удостоверяющего личность (паспорт);
• СНИЛС;
• ИНН;
• ключевой носитель USB-типа, сертифицированный ФСТЭК или ФСБ.

Подавать заявление на предварительную проверку можно через «Личный кабинет организации» или «Личный кабинет ИП» на сайте налоговой.

Запланировать свой визит в налоговую можно через электронный сервис ФНС России «Онлайн-запись на прием в инспекцию».

ЭП для сотрудника с 2023 года и доверенность

ЭЦП с 1 марта 2022 года может быть оформлена только на руководителя компании, представляющего ее интересы без доверенности (п. 2 ч. 1 ст. 17.2 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Сейчас электронные документы от имени компаний можно подписывать КЭП самих компаний, в которых указывается Ф.И.О. владельца, наименование компании, в интересах которой владелец подписи и действует.

С 2023 года планировалось это запретить и ввести машиночитаемые доверенности для работников. Уполномоченные работники, например, главные бухгалтеры, не смогли бы с начала 2023 года подписывать документы от лица компании с помощью подписи руководителя. Для этого пришлось бы оформить подпись физлица и машиночитаемую доверенность (МЧД) — аналог бумажной доверенности, но в электронном виде.

Так и будет, но теперь не с 1 января 2023 года, а с 1 сентября 2023 года.

Если работнику по его функционалу нужно вести электронный документооборот от имени организации, ему нужно оформить ЭП на себя лично, как на физическое лицо. Учитывая то, что сертификат электронной подписи работника не содержит данные о работе в определенной организации, требуется доверенность в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью директора. Такую доверенность включают в пакет подписанных электронных документов.

Требования к таким доверенностям в электронном виде установлены приказом Минцифры от 18.08.2021 № 858.

Но, этот срок перенесли на 1 сентября 2023 года.

Что изменится в работе с ЭЦП с 1 сентября 2023 года

1 сентября 2023 года изменятся правила работы с электронными подписями юрлиц, ИП и сотрудников и введут машиночитаемые доверенности.