Электронный документооборот: первые шаги

24.02.2021 распечатать

Электронный документооборот становится все популярнее, вероятнее всего, в скором времени каждая компания так или иначе столкнется с цифровыми версиями привычных документов. Как перевести компанию на ЭДО в материале для журнала «Расчет» рассказала Анастасия Минеева, руководитель проекта по клиентскому сервису «Факторинг ПЛЮС».

Внедрение в компании электронного документооборота позволяет экономить не только денежные ресурсы на покупку бумаги, принтеров и картриджей для них, но и временные. Формирование самих документов может быть значительно ускорено, сотрудники получают возможность работать с юридически значимыми документами в любой точке мира, что особенно актуально в период массового перехода специалистов на дистанционную работу. Важно также отметить, что бумажные документы иногда теряются, что может привести к штрафам от налоговой. Электронный документооборот сводит этот риск к минимуму.

У операторов ЭДО обычно есть несколько тарифных планов в зависимости от объема документооборота. В среднем такая услуга оценивается от 5 до 10 рублей за документ. В месяц бюджет компании на электронный документооборот может составить порядка 4 000 рублей за 600 документов. При расчете стоимости внедрения ЭДО нужно учесть другие статьи расходов, которые останутся в прошлом: стоимость производства бумажных документов, их хранения, а также расходы на службы доставки.

Подпишитесь на журнал «Расчёт» или «Расчёт. Премиум» на 1-е полугодие 2021 года! Скачать счет на подписку

Подготовительный период

Сама установка и настройка нужного программного обеспечения для запуска электронного документооборота в компании занимают около двух-трех недель. Все зависит от размеров компании и количества сотрудников, которые будут работать с цифровыми документами.

Выбор оператора и дополнительные настройки после установки необходимого ПО могут занять разное время в зависимости от скорости согласования различных вопросов в конкретной компании.

На примере нашей организации могу сказать, что после установки ЭДО понадобилось время на настройку системы под клиентов – у некоторых были другие системы для работы с электронными документами, поэтому было необходимо настроить роуминг между ними.

Обратите внимание: системы различных операторов ЭДО могут различаться между собой, так что иногда у сотрудников разных компаний возникают сложности, приходится созваниваться со своим менеджером со стороны оператора, а деловым партнерам – со своим поставщиком услуг, это вызывает путаницу. Поэтому с самого начала стоит подумать об обучении работников пользованию системой и о составлении понятной документации для разрешения возможных проблем в будущем, например, у новых работников.

Есть и альтернативный вариант: можно разработать собственную систему ЭДО, это намного более дорогой метод, который решает несколько задач: отпадает необходимость в дополнительных настройках, можно унифицировать работу всех систем.

На пути внедрения

Перед тем как начинать внедрение электронного документооборота, мы рекомендуем обсудить различные системы ЭДО со своими контрагентами. Узнайте, с какими поставщиками услуг они работают, в чем плюсы и минусы их решений.

Следующим шагом станет определение количества документов, которые необходимо перевести в цифровой вид в вашей компании. Исходя из этих данных можно выбирать провайдера и тарифный план.

Лучше заключить договор с тем оператором, которым пользуется большинство ваших клиентов. Такой подход обеспечит максимально быстрый переход на ЭДО и минимальные риски, связанные с этой миграцией.

Не забывайте, что для работы с ЭДО необходимо приобрести электронную подпись – это можно сделать в специальном центре. Подключение сотрудников обычно не вызывает сложностей – оператор ЭДО предоставляет в пользование личный кабинет, откуда можно обмениваться документами. Выглядит сервис, как электронная почта, поэтому большинству работников вашей компании он будет интуитивно понятен.

Подключать контрагентов к ЭДО не нужно. Они либо уже сами используют электронный документооборот, либо еще не пользуются им, но тогда и вашей компании придется поддерживать с ними обмен бумажными документами (если не убедите их самих перейти на ЭДО). Чтобы начать работать с контрагентом, использующим электронный документооборот, достаточно прислать ему приглашение в интерфейсе личного кабинета поставщика услуг.

И последний вопрос: в какой момент документ приобретает юридическую значимость? Тогда, когда на нем появляется электронная подпись.