4 шага внедрения ЭДО

19.02.2021 распечатать

Какие важные детали нужно учитывать при переходе на электронный документооборот? Валентина Мейсак, руководитель группы компаний «БиПИ» ответила на этот вопрос по просьбе редакции журнала «Расчет».

25 декабря 2020 года цифровизация была разрешена на официальном уровне. Можно предположить, что в ближайшее время бизнес массово начнет переход на электронный документооборот. Перед такой цифровой миграцией рекомендую разработать стратегию управления электронными документами, которая будет регулировать в компании порядок создания, редактирования, обмена, отслеживания, хранения и защиты информации организации. Использование программного обеспечения упрощает процесс управления записями за счет автоматизации таких функций, как создание метаданных для быстрого поиска документов и предоставление доступа утвержденным сотрудникам. С помощью установленного на офисные компьютеры ПО можно собирать и хранить договоры, электронные письма, квитанции, контрольные журналы и другие цифровые документы.

Чтобы изменить или внедрить Систему автоматизации документооборота, компании потребуется учесть множество факторов, в том числе время. И его переменная зависит от того, какую часть данных, бизнес­процессов вы будете оцифровывать. В общей сложности вам придется пройти несколько этапов внедрения системы.

Подпишитесь на журнал «Расчёт» или «Расчёт. Премиум» на 1-е полугодие 2021 года! Скачать счет на подписку

  1. Первый шаг перехода на ЭДО – мониторинг, выбор и покупка системы: продолжительность этого этапа зависит от принятия и одобрения ПО вашей командой. Обратите внимание: технологическое решение, которое вы выберете сегодня, должно быть направлено в будущее. Никогда не соглашайтесь на внедрение систем, которые не способны расти и расширяться вместе с вашим бизнесом!
  2. Следующий шаг – установка: у каждого разработчика имеются лучшие решения для скорого внедрения. Помните, что у всех компаний и проектов свои индивидуальные потребности, требующие определенных конфигураций для обеспечения оптимальной и эффективной работы.
  3. Предпоследний, третий этап внедрения – определение предпочтений: ваша команда, скорее всего, привыкла работать определенным образом, поэтому компания­разработчик должна иметь возможность настроить Систему управления документами для поддержания макетов, соглашений (для метаданных и целей кодирования), шаблонов и рабочих процессов, которые прописаны в вашем договоре. Не соглашайтесь подписывать договор с компанией, которая не сможет персонализировать ваши запросы. Помните, что для получения максимальной рентабельности инвестиций в цифровизацию необходимо ПО, которое адаптивно к потребностям вашей компании, а не наоборот.
  4. И наконец, четвертый этап – миграция: планируйте переход, задавая себе такие вопросы, как: «Сколько данных необходимо перенести?», «Насколько я хочу, чтобы старое ассимилировалось с новым?», «Какой процент качества и доступности я потеряю в процессе?» Очень важно, чтобы вы работали с компанией­разработчиком, которая знает, какую систему вам лучше всего внедрять, чтобы соответствовать потребностям ваших целей и задач. Также эксперты, которых вы выберете в качестве подрядчиков, должны понимать, что слишком быстрый переход к сложному решению может привести к серьезным и потенциально дорогостоящим последствиям.
Бухгалтерия.ru
Подпишитесь на наши рассылки, чтобы первыми быть в курсе всего нового из мира бухучета, получать эксклюзивные издания и полезные подарки.

Loading...