4 шага внедрения ЭДО

25 декабря 2020 года цифровизация была разрешена на официальном уровне. Можно предположить, что в ближайшее время бизнес массово начнет переход на электронный документооборот. Перед такой цифровой миграцией рекомендую разработать стратегию управления электронными документами, которая будет регулировать в компании порядок создания, редактирования, обмена, отслеживания, хранения и защиты информации организации. Использование программного обеспечения упрощает процесс управления записями за счет автоматизации таких функций, как создание метаданных для быстрого поиска документов и предоставление доступа утвержденным сотрудникам. С помощью установленного на офисные компьютеры ПО можно собирать и хранить договоры, электронные письма, квитанции, контрольные журналы и другие цифровые документы.

Чтобы изменить или внедрить Систему автоматизации документооборота, компании потребуется учесть множество факторов, в том числе время. И его переменная зависит от того, какую часть данных, бизнес­процессов вы будете оцифровывать. В общей сложности вам придется пройти несколько этапов внедрения системы.

1. Первый шаг перехода на ЭДО – мониторинг, выбор и покупка системы: продолжительность этого этапа зависит от принятия и одобрения ПО вашей командой. Обратите внимание: технологическое решение, которое вы выберете сегодня, должно быть направлено в будущее. Никогда не соглашайтесь на внедрение систем, которые не способны расти и расширяться вместе с вашим бизнесом!
2. Следующий шаг – установка: у каждого разработчика имеются лучшие решения для скорого внедрения. Помните, что у всех компаний и проектов свои индивидуальные потребности, требующие определенных конфигураций для обеспечения оптимальной и эффективной работы.
3. Предпоследний, третий этап внедрения – определение предпочтений: ваша команда, скорее всего, привыкла работать определенным образом, поэтому компания­разработчик должна иметь возможность настроить Систему управления документами для поддержания макетов, соглашений (для метаданных и целей кодирования), шаблонов и рабочих процессов, которые прописаны в вашем договоре. Не соглашайтесь подписывать договор с компанией, которая не сможет персонализировать ваши запросы. Помните, что для получения максимальной рентабельности инвестиций в цифровизацию необходимо ПО, которое адаптивно к потребностям вашей компании, а не наоборот.
4. И наконец, четвертый этап – миграция: планируйте переход, задавая себе такие вопросы, как: «Сколько данных необходимо перенести?», «Насколько я хочу, чтобы старое ассимилировалось с новым?», «Какой процент качества и доступности я потеряю в процессе?» Очень важно, чтобы вы работали с компанией­разработчиком, которая знает, какую систему вам лучше всего внедрять, чтобы соответствовать потребностям ваших целей и задач. Также эксперты, которых вы выберете в качестве подрядчиков, должны понимать, что слишком быстрый переход к сложному решению может привести к серьезным и потенциально дорогостоящим последствиям.