Электронная первичка или как хранить цифровой бухгалтерский архив

Системы хранения данных

Первоочередный вопрос, который возникает при создании электронного архива – как физически его организовать? Каждый конкретный носитель информации, вне зависимости – стационарный он или переносной – имеет свой срок службы. Более того, на оборудование влияют такие факторы, как температура помещения и влажность. Для хранения большого объема информации, например, в крупных компаниях, необходимы серверы. К машинам серверных комнат требования еще серьезнее: это и отсутствие окон, и наличие фальшпола, и ряд других важных условий. Кроме этого, придется постоянно осуществлять резервное копирование, заменять носители и т. д.

К счастью, есть ряд решений, которые позволят избавиться от перечисленных забот. Например, «волшебной палочкой» могут стать специализированные электронные архивы, в которых по модели SaaS [предоставление доступа к программному обеспечению через интернет – прим. ред.] можно организовывать хранение своих документов.

Лучшим вариантом может стать работа со специализированным решением, которое обеспечит централизованное хранение, управление и безопасность бухгалтерской «первички». Система должна поддерживать работу с несколькими операторами электронного документооборота, быть интегрирована с учетным ПО компании и одобрена системой сертификации средств защиты информации ФСТЭК РФ. Такие технологии в России уже есть, рекомендую изучить опыт их внедрения.

Цифровая подпись

Пусть большинство первичных документов хранятся сравнительно недолго – до 5 лет, но существует требования хранения «первички», выходящие за пределы общепринятых сроков. Это бывает прямо закреплено в нормативных актах, а иногда вытекает из конкретной практики. Не стоит забывать и том, что разнообразие электронных документов постоянно растет, и ко всем из них предъявляются различные требования по сроку хранения.

Здесь возникает, пожалуй, самый главный вопрос длительного архивирования электронных бумаг: как обеспечить их юридическую значимость? Традиционно эту проблему предлагается решать с помощью электронной подписи. В законодательстве эта область деятельности регулируется законами «Об электронной цифровой подписи» (№ 1-ФЗ от 10.01.2002 г.) и «Об электронной подписи» (№ 63-ФЗ от 06.04.2011 г.). Согласно последнему, выделяют два вида подписей: простую и усиленную.

Но, к сожалению, в использовании каждого вида цирофвых автографов есть определенные ограничения при обеспечении юридической значимости. Загвоздка в том, что срок действия сертификата ключа проверки ЭЦП и срок хранения бумаги не совпадают: сертификат, как правило, выдается на один год, а бухгалтерский документ по закону хранится не менее пяти лет. Потому встает вопрос: как доказать действительность бумаги, подписанной сертифицированной ЭЦП, срок действия которой вышел?

Этот вопрос решается с помощью усовершенствованной электронной подписи (УЭП), которая включает в свой формат инструменты для доказательства подлинности – например, штамп времени, данные об отзыве сертификата и др. Благодаря УЭП, мы четко можем установить момент создания подписи и действительность сертификата на момент заверения.

Носители электронной информации

С подтверждением юридической значимости электронного документа проблем нет. Другой вопрос, что при длительном сроке хранения устаревают носители. Вспомните, на чем мы переносили файлы хотя бы 10 лет назад: гибкие магнитные диски уже не используются, запас прочности CD или DVD не превышают десяти лет, а срок службы флэш-накопителей напрямую определяется числом процессов перезаписи информации.

Получается, что нам непременно придется регулярно в определенное время переносить информацию на более современные накопители. Еще необходимо следить за средствами «воспроизведения» документов: те же форматы .xls и .doc стремительно уходят в прошлое, меняются операционные системы. Не забывайте об этом.

Сегодня у нас есть все для организации архивного хранения ЮЗЭД (Юридически значимого электронного документооборота). УЭП гарантирует документам юридическую значимость. Организация рабочего места для воспроизведения и проверки подлинности ЭП тоже не вызывает серьезных трудностей. Работа с внеофисным хранением станет обычной практикой на долгие годы.

Но есть один и пожалуй наиболее острый вопрос – законодательство, регулирующее электронные архивы. Надеемся, что активные действия бизнеса по отказу от бумаги дадут законотворцам сигнал к принятию в России нового закона «Об электронных архивах», в котором наконец-то будет отражена практика работы с цифровыми документами.

Первичные документы

Все первичные документы с образцами и примерами заполнения в одном издании.
Узнайте больше >>

Читайте также по теме:

Система электронного документооборота

Электронная цифровая подпись: просто о важном

Как организовать электронный архив документов

Как правильно заполнять электронный счет-фактуру

Электронная декларация по НДС: тонкости отчета в новой форме