ЭДО: какой подписью должно быть подписано заявление работника на возврат НДФЛ
08.11.2023 распечататьРаботодатель вправе ввести электронное взаимодействие со своими сотрудниками при их согласии. Правила электронного документооборота в сфере трудовых отношений установлены статьями 22.1 – 22.3 Трудового кодекса. Можно ли вернуть излишне удержанный НДФЛ работнику по электронному заявлению, подписанному его простой подписью, разъяснили инспекторы.
Кадровый ЭДО: важные моменты
Кадровый ЭДО работодатель вводит на основании ЛНА, в котором должны быть указаны:
сведения об информационной системе, через которую будет осуществляться ЭДО, порядок доступа к информационной системе работодателя;
перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется ЭДО;
срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронных документов;
сведения о дате введения ЭДО;
сроки подписания работником электронных документов и ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;
какие электронные подписи будут использованы и какие документы ими можно подписывать;
порядок проведения инструктажа работников для работы с электронными документами;
процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников или выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам и т.д.
Для электронного взаимодействия у работника может быть простая ЭП, усиленная неквалифицированная ЭП и усиленная квалифицированная ЭП.
Простую электронную подпись (ПЭП) работнику может выдать сам работодатель при приеме на работу. Ее формируют в информационной системе, которую применяет организация. Фактически это логин и пароль для доступа в личный кабинет работника. Простую подпись можно применять для подписания «обычных» рабочих документов.
При этом работодателю лучше заранее предусмотреть и прописать подписание кадровых документов простой электронной подписью локальном акте или трудовом договоре.
Все подробности о кадровом ЭДО в Бераторе
Какую ЭП нужно использовать работодателю
Электронные подписи работников
Простая электронная подпись (ПЭП)
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)
Обратите внимание: ЭДО нельзя применять по отношению к:
трудовым книжкам;
актам о несчастном случае на производстве по установленной форме,
приказам (распоряжениям) об увольнении работника;
документам, подтверждающим прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.
Какой электронной подписью должно быть подписано заявление работника на возврат НДФЛ
Согласно пункту 1 статьи 231 Налогового кодекса, если работодатель излишне удержал из дохода работника сумму НДФЛ, то ее возвращают по письменному заявлению работника.
При этом указанной нормой не установлены способы представления налоговому агенту заявления на возврат излишне удержанного налога на доходы физических лиц.
Статьей 4 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» определены принципы использования электронной подписи. В частности, можно использовать электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если иное не предусмотрено федеральными законами или локальным соглашением.
Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных соглашением между участниками электронного взаимодействия
Таким образом, налоговый агент вправе осуществить возврат работнику излишне удержанного НДФЛ на основании заявления, подписанного простой электронной подписью. Оно может быть подписано как простой, так и неквалифицированной электронной подписью.
Так разъяснило УФНС России по г. Москве от 11 июля 2023 г. № 27-161/076876@.
