ЭДО – бумажному документу не препятствие
03.11.2020 распечататьЕсли фирма заключила со своими контрагентами соглашения об ЭДО, будет ли это означать, что все бумажные документы попадают под запрет? А если будет технический сбой? Многие бухгалтеры задумываются об этом, переходя на электронное взаимодействие. Особенно их волнует вопрос со счетами-фактурами. Сразу скажем, что закон не препятствует выставлению бумажных оригиналов, но все-таки подстраховать себя нужно.
Вид первичного документа
Каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом. Первичные документы составляются на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (п. 3 ст. 9 Закона о бухучете).
Что касается счетов-фактур, то похожая норма имеется в статье 169 НК РФ.
НК РФ требует, чтобы электронные документы отвечали требованиям первичных учетных документов, перечисленных в статье 9 Закона о бухучете, и требованиям, предъявляемым к счетам-фактурам пунктом 5 статьи 169 НК РФ. Также они должны соответствовать форматам электронных документов, утвержденным ФНС.
Таким образом, разрешены оба варианта первички: бумажный оригинал и электронный документ. Электронный документ, подписанный ЭЦП, равносилен бумажному документу с собственноручной подписью.
Об этом сказано в статье 6 Закона об электронной цифровой подписи. А вот о том, что переход на электронный документооборот делает невозможным направление документов на бумажном носителе, здесь ничего не говорится.
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
Электронный документооборот между контрагентами
Порядок электронного документооборота (ЭДО) между контрагентами устанавливается соглашением об ЭДО. Как в любом договоре, в нем стороны прописывают права и обязанности сторон, а, поскольку это соглашение специфическое, в нем нужно предусмотреть и технические вопросы применения ЭДО.
Обязательным условием для ЭДО между сторонами сделки является наличие у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки электронных документов.
А во избежание конфликтных ситуаций включите в соглашение об ЭДО пункт, который предусматривает при возникновении технических проблем (сбои в работе интернета, замена сертификата ЭЦП и т. д.) направлять друг другу документы на бумажном носителе.
Если из-за технических проблем подписывать и направлять документы по ЭДО невозможно, их можно направлять на бумажном носителе. Об этом напишите в соглашении об ЭДО.
Дожидаться решения технических проблем, чтобы принимать и подписывать электронные документы, необходимости нет. Все это можно делать и с бумажными.
Счет-фактура по ЭДО
Что касается счетов-фактур, то и в отношении них опасаться не стоит. Подтверждать расходы и НДС-вычеты бумажными документами при наличии соглашения об ЭДО не запрещено.
Более того, в пункте 2.20 порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по ТКС, утвержденного приказом Минфина от 10 ноября 2015 г. № 174н, говорится следующее.
При невозможности направить файл счета-фактуры в электронной форме в адрес покупателя через оператора ЭДО, продавец выставляет счет-фактуру на бумажном носителе и направляет его покупателю.
Вполне ясная позиция. Ее можно применять в отношении других первичных документов, а также и УПД.
Подписка на новости и полезные материалы
В статье использованы фото с сайта freepik.com или shutterstock.com
