Единый подход

Больше чем учет

Руководитель: «Ну что, в следующем квартале не разоримся?»

Бухгалтер: «Да не должны вроде. С чего вообще?»

Управленческий учет: «Вероятность разориться равна 0,01, а если мы получим долг от нашего партнера (вероятность 0,75), то шанс стать банкротом упадет до 0,0099».

Бухгалтерский учет, основанный на рекомендациях, а точнее – предписаниях Минфина, необходим фирме по определению. Во-первых, потому что этого требуют закон и налоговики, а во-вторых, партнеры по бизнесу, кредиторы и инвесторы тоже иной раз не прочь взглянуть на «официальную» отчетность. Однако инвесторам и банкам можно предложить отчетность, составленную не с целью минимизировать налоги, а отразить действительное состояние фирмы.

Более того, директору для принятия серьезных решений некогда ждать, когда бухгалтер наконец разнесет документы и сообщит, что произошло по факту. Кроме того, зачастую он просто не понимает «голые» цифры учетных регистров. Именно поэтому «настоящую» бухгалтерию нередко ведут... менеджеры, а различные программы по управленческому учету становятся все более популярными.

Алексей Генкин, новосибирский программист, делает неплохие деньги на управленческом учете. О своих клиентах он отзывается с усмешкой: «Моя программа действительно позволяет моментально показать, насколько прибыльна деятельность фирмы. Но когда клиент считает, что стоит ему приобрести мой продукт и дела пойдут в гору, он сильно заблуждается. Программа лишь позволяет выявить “узкие” места, а чтобы их ликвидировать, нужна комплексная автоматизация фирмы. Скажем, для того, чтобы склад и бухгалтерия могли взаимодействовать в режиме реального времени».

Алексей поделился еще одним секретом: большинство программ управленческого учета построены на принципе двойной записи.

– Мой подход – внешнее сохранение привычного для менеджеров и директоров стиля подачи информации: таблицы, диаграммы, графики. А все хозяйственные операции проводятся по принципу двойной записи, но пользователи об этом не догадываются.

– Есть ли необходимость такой маскировки, если управленческий учет ведет бухгалтер?

– Честно говоря, нет. Любая стандартная бухгалтерская программа дает возможность распечатать диаграммы, графики и таблички без дебета-кредита. Но я не боюсь остаться без работы. Счетоводы не слишком рвутся вести управленческий учет. Насколько я могу судить по своим клиентам, этим занимаются именно менеджеры.

Всеобщая интеграция

Руководитель: «Теперь вы будете работать по-новому, мне нужна аналитика, так что привыкайте учитывать по-управленчески!»

Бухгалтер (поглядывая на подписанное заявление об увольнении без даты): «Нам и так дел хватает, не надо нас загружать новыми проблемами!»

Управленческий учет: «Не торопитесь. Сделав однажды, вы никогда не будете жалеть о своем решении. Ваша работа станет проще и быстрее на порядок!»

Диаграммы и графики, понятные генеральному директору, или регистры бухучета, в которых разберется финансовый директор, будут устаревать быстрее, чем вы их распечатаете из бухгалтерской программы. Будь она хоть простая, хоть усовершенствованная.

Например, придут фуры с таможни, сведения о грузе вы сможете внести в программу в лучшем случае завтра, хотя полная информация директору была нужна, как обычно, еще вчера.

Дело в том, что управленческие базы данных должны постоянно обновляться, но это практически не реально, если фирма работает, ориентируясь на бумажную первичку, которую непременно нужно «вбить» в программу.

Путь к решению этой проблемы лежит через информационные технологии. Однако самостоятельно применить или, как говорят IТ-специалсты, «внедрить» безбумажное решение практически невозможно. «Прежде всего нужно четко представлять, какие процессы можно выделить в вашем бизнесе, – рассказывает Анатолий Левашов, руководитель отдела внедрения одной из крупнейших российских IТ-компаний. – Для этого мы отправляем своих специалистов на фирму к заказчику. И они день за днем, а иногда и месяцами (зависит от масштаба деятельности) описывают все бизнес-процессы клиента.

Когда все процессы описаны, мы составляем что-то вроде карты, которая, по сути, становится математической моделью полного цикла деятельности фирмы. И только после внимательного анализа модели мы можем оценить стоимость проекта и сказать заказчику, насколько эффективнее станет работа его фирмы, когда мы внедрим наше решение.

Наше решение – это сочетание программного обеспечения, которое позволяет автоматизировать практически всю деятельность фирмы, технологических средств – серверов, сетей, персональных компьютеров и обучения персонала общению с системой.

Конечно, полностью сохранить структуру построения бизнеса, как правило, невозможно – перемены неизбежны, но это перемены к лучшему. Например, работу бухгалтера после внедрения такой системы рутинной не назовешь. Из простого статиста он превращается в настоящего управленца».

Прирост мощности

Руководитель: «Во сколько мне это обойдется? Где мои деньги? Сколько стоят деньги, которые я получу в будущем? Какова рентабельность вот по этому товару?»

Бухгалтер: «Ох!»

Автоматизированный управленческий учет: «Через десять минут у вас будет полный отчет. Что-нибудь еще?»

Представьте себе сказку, где все делается за вас. По сути, работа с компьютерной системой управленческого учета сводится к контролю над результатами ее деятельности. Например, партия товаров пришла на склад, и как только товаросопроводительная документация будет отсканирована (переведена в электронный вид), система самостоятельно сделает все проводки. Если документы задержались, скажем, на железной дороге (как это часто бывает), система одним кликом мыши запоминает это и может самостоятельно оповестить поставщика о том, что вам срочно требуется информация.

Бухгалтерия без труда сможет вести мультивалютный учет, применять несколько планов счетов и составлять финансовую отчетность по различным стандартам. И – самое важное – выдавать шефу любую аналитику. Так, себестоимость можно будет рассчитать на любом этапе производства.

Дорогое, но эффективное удовольствие

Бухгалтер: «Хорошо, мы обратимся к IT-специалистам, но во сколько это станет?»

Руководитель: «Дорого, но, говорят, оно того стоит».

Стоимость проекта зависит от того, насколько вы собираетесь «автоматизироваться» и от размеров фирмы. Нередко используют так называемый «лоскутный» способ, когда один за одним автоматизируются отдельные участки работы.

Сейчас автоматизация осуществима при любом масштабе фирмы. Специалисты помогут подобрать именно то, что больше всего подходит именно для вашей организации. Возможно, это будет автоматизация всего предприятия, а может быть, просто внедрение безбумажной технологии. В любом случае выигрывает бухгалтер. Он наконец начинает ощущать приход XXI века и перестает чувствовать себя оператором ПЭВМ, который тупо забивает компьютер учетной информацией. Перемены всегда болезненны, но это цена за переход на более высокую ступеньку.

Не противьтесь автоматизации

Один из основных минусов тотальной компьютеризации фирмы может повергнуть бухгалтера в глубокий шок. Чтобы получить максимальный эффект от единого подхода к информационной системе, необходимо, как правило, заменить от 90 до 100 процентов действующих программ. Нередко это означает отказ от привычной бухгалтерской программы и долгий период адаптации фирмы к новому подходу.

Сроки налоговой отчетности и прочие неприятные моменты никуда не исчезают. А значит, несмотря на трудности, связанные с внедрением нового, бухгалтер должен исхитриться выполнять свою обычную работу. При этом он должен быть готов к обязательным изменениям в системе взаимодействий между различными подразделениями фирмы.

Однако если руководство решило заплатить за дорогостоящий проект, а вы планируете и дальше работать на этой фирме, – примите происходящее как должное. Иначе директору сообщат о скрытом саботаже бухгалтерии. Или, что еще хуже, о том, что предлагаемое решение делает работу бухгалтерии настолько прозрачной, что кое-кто, видимо, привыкший ловить рыбку в мутной воде, очень противится его внедрению.

Итак, постарайтесь думать о позитивной стороне происходящих перемен: исчезают искусственные барьеры между различными отделами и дублирование информации. По сути, вы сможете сбросить часть рутинной работы на менеджеров и при этом не опасаться, что они испортят базу данных.

Артем ДРОЗДОВ