Две даты у одного первичного документа

Факты хозяйственной жизни — это сделки, операции, мероприятия, которые оказывают влияние на движение денежных средств компании, финансовый результат ее деятельности или финансовое положение.

Каждый факт хозяйственной жизни бухгалтерия оформляет первичным учетным документом по требованиям ч.1 ст. 9 Закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ о бухучете. Документ может быть оформлен на бумаге или в электронном формате.

Дата составления первичного учетного документа

Дата составления первичного документа – это дата его подписания лицом, ответственным либо совершившим сделку (операцию) от имени компании. Как правило, это руководитель или топ-менеджер. Именно подписант несет всю ответственность за первичный документ и за соответствие указанных в нем данных самому факту хозяйственной жизни.

Первичный документ должен быть составлен при совершении сделки, а если это невозможно – сразу же после ее завершения.

Вся первичка сразу после ее составления должна быть передана в бухгалтерию, которая в свою очередь, должна проверить достоверность этих данных и отразить их в регистрах бухгалтерского учета.

Когда документ составляется на несколько дней позже совершения сделки, возникает вопрос: какую дату указать?

Если даты разные

Если даты составления «первички» и совершения сделки отличаются, в документе нужно указать обе даты: и дату составления документа и дату совершения факта хозяйственной жизни.

Как это сделать ФНС России разъяснила в письме от 27.10.2023 г. № ЗГ-3-26/13966.

Для электронной первички введены рекомендуемые форматы документов, подтверждающих выполнение работ или оказание услуг. Их можно найти в:

• приказе ФНС России от 30.11.2015 г. № ММВ-7-10/552@ «Об утверждении формата представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме»;
•  приказе ФНС России от 28.07.2022 № ЕД-7-26/691@ «Об утверждении об утверждении формата представления акта о приемке выполненных работ в электронной форме».

В данных электронных формах для отражения в них реквизитов акта (сведения о дате подписания акта) можно использовать свободные информационные поля элемента «ИнфПолФХЖ1» таблиц 5.10 и 5.3 «Информационное поле события (факта хозяйственной жизни) 1». Состав данных элементов представлен в таблицах 5.14 и 5.43 «Информационное поле «ИнфПолТип»).