Дубликат трудовой: когда работодатель может выдать работнику?

Министерство труда и социальной защиты РФ в своем письме от 28.09.2021 № 14-6/ООГ-9180 ответило на вопрос, как оформляется выдача дубликата, и как его заполнить.

Дубликат: правила выдачи и заполнения

Если работник хочет получить дубликат трудовой от своего действующего работодателя, ему нужно подать соответствующее заявление. Работодатель, в свою очередь, обязан выдать документ не позже чем через 15 дней со дня подачи заявления работником.

Работник в зависимости от ситуации получает или другую трудовую или вкладыш к ней. У вкладыша должна быть надпись «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы.

В документ необходимо внести информацию об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до прихода к актуальному работодателю, а также данные о работе и поощрениях, которые были внесены в трудовую на последнем рабочем месте. При этом стаж подтверждается документально.

Общий стаж труда нужно указывать суммарно. Приводится общее количество лет, месяцев и дней работы без сведений об организациях, периодах работы и занимаемых работником должностей.

Если в документах, на основании которых ранее заполнялась трудовая книжка, нет полной информации о работе в прошлом, в дубликат необходимо внести только имеющиеся в них данные.

Спецкомиссия для выдачи дубликата: когда потребуется?

В своем письме Министерство труда и социальной защиты РФ также заявило, что при массовой утрате работодателем трудовых книжек сотрудников необходимо создавать комиссию по установлению стажа.

Её создают органы исполнительной власти регионов страны при чрезвычайных ситуациях, ставших причиной утраты документов, например, при экологических и техногенных катастрофах, стихийных бедствиях, массовых беспорядках.

Такой порядок установлен абзацем первым пункта 31 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, отмечает ведомство в своем письме.

По итогам работы комиссии составляется акт. В нем приводятся данные о периодах работы, профессии (должности) и продолжительности трудового стажа сотрудника. На основании этого документа работодатель имеет право выдать сотрудникам дубликаты трудовых книжек.