Должна ли быть печать на УПД и где?

УПД может одновременно служить основанием для принятия к вычету НДС и подтверждать факт совершения хозяйственной операции, например, передачи товаров, оказания услуг или выполнения работ.

УПД в качестве счета-фактуры, должен иметь все обязательные реквизиты (п. 5, 5.1 ст. 169 НК РФ). Если в нем отсутствует хотя бы один обязательный реквизит счета-фактуры, УПД может использоваться исключительно как первичный учетный документ, подтверждающий факт совершения операции, но не дает права на вычет НДС.

Обязательные реквизиты первичного учетного документа перечислены в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Рекомендованную форму УПД ФНС России привела в письме от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.

Подписи на УПД

Подписи относятся к обязательным реквизитам.

Универсальный передаточный документ (УПД) подписывают лица, ответственных за составленный документ:

• Ответственный за отгрузку товара.
• Ответственный за приемку товара.
• Ответственного за оформление сделки со стороны продавца.
• Ответственный за оформление сделки со стороны покупателя.

Если УПД используют одновременно и как счет‑фактуру, и как первичный учетный документ, к числу обязательных подписантов добавляются руководитель компании и главный бухгалтер.

Поставщик ставит подписи:

1. В строке 10 — ответственный за передачу товаров, работ или услуг.
2. В строке 13 —ответственный за  оформление сделки. Если сотрудников несколько, каждый ставит подпись в отдельную строку для подписи — 13а, 13б и так далее.

Покупатель ставит подписи:

• в строке 15 после получения товара. Вместо него поставить подпись может другое лицо, если это указано в договоре с контрагентом.
• в строке 18 подписывается ответственный за  оформления сделки.

Печать на УПД

Печать в УПД ставить не обязательно. Хотя компании не лишены права воспользоваться печатью по собственной инициативе или по просьбе покупателя. Если контрагент настаивает на печати, то стоит рассмотреть возможность использования печати, чтобы не создавать дополнительных препятствий для ведения бизнеса.

Но если стороны сделки договорились заверять документы печатью и прописали это в договоре, печать должна быть. Поставить ее можно в любом месте УПД.

Отсутствие печати не влияет на признание расходов (письмо ФНС России от 13.01.2016 № СД-4-3/105@).

Место печати или факт ее отсутствия не являются основанием для привлечения организации к налоговой или иной ответственности.

Наличие или отсутствие печати является второстепенным признаком, который не влияет на юридическую силу документа и не является прямым нарушением закона.

Бухгалтерия.ру