Документы уволившихся нужно уничтожать

06.09.2021 распечатать

У любой компании есть бывшие работники. Те, кто уволился в разное время существования фирмы. При приеме на работу у них брали копии различных документов для формования личного дела и заполнения карточки работника. Все эти документы после увольнения нужно либо возвращать, либо уничтожать.

Архив документов уволенных работников можно найти почти в любой компании. Многие хранят в них большие пакеты копий документов, некогда собранных у работников.

Если в компании продолжают хранить копии личных документов, таких как паспорт, свидетельства о рождении детей, свидетельство о браке, военный билет, диплом - это будет нарушением законодательства о персональных данных, ответственность за которое предусмотрена статьей 13.11 КоАП РФ. С 27 марта 2021 года Федеральным законом от 24.02.2021 № 19-ФЗ в эту статью были внесены поправки, увеличившие штрафы в 2 раза.

При приеме на работу сотрудник предоставляет пакет документов, перечень которых представлен в статье 65 ТК РФ. Это:

  • Паспорт
  • Трудовая книжка
  • ИНН и СНИЛС
  • Документы воинского учёта
  • Дипломы и свидетельства о образовании
  • Медицинская книжка в ряде отраслей

Кроме того, бухгалтерия может запрашивать у работника документы для предоставления вычетов, расчета больничного, оплаты лечения, приобретения путевок и т.п. Например, свидетельства о рождении детей, браке.

После увольнения, мало кто озадачивается проблемой уничтожения копий документов уволенных.

Вопрос о том, есть ли у компании право, хранить копии документов уволенных, в частности, копию паспорта или СНИЛС, был задан 25 августа на сайте Онлайнинспекция.рф. Специалисты Роструда ответили отрицательно.

Хранение копий документов работника разрешено только с его письменного согласия. И если в этом согласии не предусмотрено разрешение, хранить копии документов после увольнения, они должны быть либо возвращены либо уничтожены.

При этом, специалисты Роструда подчеркнули, что согласие на хранение копий личных документов работника нужно не только на период после увольнения, но и на время работы в компании.

На личные документы работника распространяются нормы статьи 11 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», по которым личные данные можно получать, обрабатывать, собирать только с письменного согласия самого владельца персональных данных. 

Организация, кадровая служба или бухгалтерия которой хотели бы хранить копии документов работника у себя, должна получить у работника согласие, причем письменно.


Выбор читателей

Бухгалтерия.ru
Подпишитесь на наши рассылки, чтобы первыми быть в курсе всего нового из мира бухучета, получать эксклюзивные издания и полезные подарки.

Loading...