Документы уволившихся нужно уничтожать

06.04.2022 распечатать

У любой компании есть бывшие работники. Те, кто уволился в разное время существования фирмы. При приеме на работу у них брали копии различных документов для формования личного дела и заполнения карточки работника. Все эти документы после увольнения нужно либо возвращать, либо уничтожать.

Архив документов уволенных работников можно найти почти в любой компании. Многие хранят в них большие пакеты копий документов, некогда собранных у работников.

Если в компании продолжают хранить копии личных документов, таких как паспорт, свидетельства о рождении детей, свидетельство о браке, военный билет, диплом - это будет нарушением законодательства о персональных данных, ответственность за которое предусмотрена статьей 13.11 КоАП РФ. С 27 марта 2021 года Федеральным законом от 24.02.2021 № 19-ФЗ в эту статью были внесены поправки, увеличившие штрафы в 2 раза.

Таблица с размерами штрафов

На сколько оштрафуют за нарушения в работе с персональными данными

При приеме на работу сотрудник предоставляет пакет документов, перечень которых представлен в статье 65 ТК РФ. Это:

Паспорт
Трудовая книжка
ИНН и СНИЛС
Документы воинского учёта
Дипломы и свидетельства о образовании
Медицинская книжка в ряде отраслей

Кроме того, бухгалтерия может запрашивать у работника документы для предоставления вычетов, расчета больничного, оплаты лечения, приобретения путевок и т.п. Например, свидетельства о рождении детей, браке.

После увольнения, мало кто озадачивается проблемой уничтожения копий документов уволенных.

Вопрос о том, есть ли у компании право, хранить копии документов уволенных, в частности, копию паспорта или СНИЛС, был задан 25 августа на сайте Онлайнинспекция.рф. Специалисты Роструда ответили отрицательно.

Хранение копий документов работника разрешено только с его письменного согласия. И если в этом согласии не предусмотрено разрешение, хранить копии документов после увольнения, они должны быть либо возвращены либо уничтожены.

Ранее по теме:

Новая форма согласия на обработку персональных данных - с 1 сентября

При этом, специалисты Роструда подчеркнули, что согласие на хранение копий личных документов работника нужно не только на период после увольнения, но и на время работы в компании.

На личные документы работника распространяются нормы статьи 11 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», по которым личные данные можно получать, обрабатывать, собирать только с письменного согласия самого владельца персональных данных.

Организация, кадровая служба или бухгалтерия которой хотели бы хранить копии документов работника у себя, должна получить у работника согласие, причем письменно.