Бухгалтер не из штата: зачем это нужно и как оформить?

Что такое договор бухгалтерского сопровождения?

Договор бухгалтерского сопровождения - это  соглашение,  которым регламентируется порядок ведения учета клиента, а также взаимные права, обязанности и ответственность участников.

Под бухгалтерским сопровождением понимается комплекс работ по ведению налогового и бухгалтерского учета.

Соглашение составляется в двух экземплярах на бумажном носителе и заверяется подписями сторон. Специальных требований к форме, таких как государственная регистрация или нотариальное удостоверение, не предусмотрено.

При невозможности личной подписи допустимо оформление документа в электронном виде. В этом случае в текст договора нужно включить условия, признающие юридическую силу скан-копии. Кроме того, сторонам необходимо согласовать электронные адреса для обмена документацией.

Если бухгалтер обладает усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), он может использовать ее для подписания.

Цели передачи бухгалтерии внешним исполнителям

Передача учета внешнему исполнителю может быть целесообразна из-за специфики деятельности заказчика (например, работа с маркетплейсами), где сложно найти узкопрофильного специалиста.

Объем передаваемых полномочий может варьироваться:

• разовая консультация или помощь в сложном вопросе;
• частичная передача функций (например, расчет зарплаты) с сохранением ключевых задач за клиентом;
• полный аутсорсинг, когда подрядчик берет на себя всю ответственность, включая подписание отчетности.

Для малого и среднего бизнеса, а также ИП это возможность сэкономить на содержании штатного специалиста и дорогостоящем ПО. Если учет вел руководитель, аутсорсинг высвободит его время для развития компании.

С кем можно заключить договор о бухгалтерском сопровождении?

Основные требования к договорам рассматриваемого вида определены Гражданским кодексом РФ и Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Заключение такого соглашения — один из законных способов организации учета в компании или у индивидуального предпринимателя (п. 3 ст. 7 закона № 402-ФЗ).

Контракт может быть заключен:

1. С физическим лицом — фрилансером или самозанятым, в том числе с ИП;
2.  С юридическим лицом, в штате которого есть как минимум один сотрудник.

К исполнителям-физическим лицам и сотрудникам организаций-исполнителей предъявляются особые требования:

• высшее образование;
• стаж не менее 3 лет из последних 5 в области бухучета, отчетности или аудита. При отсутствии профильного высшего образования требуется стаж от 5 лет за последние 7 лет;
• отсутствие непогашенной судимости за преступления в экономической сфере.

Аналогичные условия установлены для ИП. ИП-аутсорсер должен иметь в штате минимум одного работника по трудовому договору.

Однако заключение договора с лицом, не отвечающим указанным критериям, само по себе не делает сделку недействительной. Закон № 402-ФЗ таких последствий не устанавливает. Привлечение ненадлежащего исполнителя может повлечь для заказчика административную и налоговую ответственность, но не влияет на действительность гражданско-правовых отношений между сторонами.

По своей правовой природе соглашение является возмездным оказанием услуг (гл. 39 ГК РФ), но также обладает чертами аутсорсинга. Предметом аутсорсингового договора выступает предоставление персонала нужной квалификации в распоряжение заказчика для выполнения определенных функций. Важно отличать его от договора оказания услуг, где исполнитель принимает на себя обязательство по достижению конкретного результата

Ответственность сторон

К договору применяются общие положения о подряде, если они не противоречат нормам о возмездном оказании услуг (ст. 783 ГК РФ). Приемка работ оформляется двусторонним актом.

При обнаружении недостатков заказчик вправе требовать:

• их безвозмездного устранения;
• соразмерного уменьшения цены;
• возмещения расходов на исправление силами третьих лиц.

Ответственность за организацию учета, исполнение налоговых обязанностей и хранение документов по-прежнему лежит на заказчике. Руководитель компании как должностное лицо несет ответственность за организацию бухгалтерского учета. Штрафы за нарушения налагаются на руководителя.

Исполнитель не отвечает за достоверность первичных документов, предоставленных заказчиком (п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Однако если его виновные действия причинили ущерб, клиент может потребовать его возмещения, а также уплаты штрафных санкций в порядке регресса.

Какие риски несет заказчик?

Передача бухгалтерских функций связана со следующими рисками для заказчика:

• несоответствие результата ожиданиям из-за обобщенного описания услуг в договоре. Чтобы этого не произошло, рекомендуется избегать шаблонных формулировок.
• проблемы со сбором и обработкой первичных документов.
• ответственность за ошибки в учете.
• потеря контроля над процессом. В договоре следует четко прописать используемое ПО, порядок контроля и приемки работ.

Отдельный риск — возможность переквалификации договора в трудовой. Налоговые органы внимательно проверяют соглашения с самозанятыми и ИП. Подозрения вызовут условия, характерные для трудовых отношений: требование постоянного присутствия в офисе, оплата за процесс, а не за результат, регулярные ежемесячные выплаты.

Какие риски несет бухгалтер-исполнитель?

Исполнитель также несет риски, связанные с:

• ответственностью за ущерб, возникший из-за ошибок или неисполнения обязанностей.
• гарантией качества предоставляемых услуг.
• обязанностью по неразглашению конфиденциальной информации клиента.

Порядок возмещения ущерба определяется условиями контракта.

Как расторгнуть договор бухгалтерского сопровождения?

Каждая сторона вправе отказаться от договора в одностороннем порядке, уведомив контрагента (ст. 782 ГК РФ). Для этого необходимо:

• направить соответствующее уведомление (форма не установлена законом).
• компенсировать понесенные затраты. При отказе заказчика он оплачивает фактические расходы исполнителя. При отказе исполнителя он возмещает заказчику убытки.

Договор считается расторгнутым с момента получения уведомления. Согласие второй стороны не требуется.

Обязательство заказчика оплатить необходимые расходы исполнителя сохраняется и после одностороннего отказа, в том числе может быть взыскано в судебном порядке.

Бухгалтерия.ру