До 17 декабря 2020 года составьте график отпусков на следующий год

В какой срок надо утвердить график отпусков

График отпусков надо утвердить не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.

Как полагает Минтруд, сделать это надо не позднее 17 декабря текущего года (письмо Минтруда от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399).

График отпусков может быть утвержден и раньше, так как Трудовой кодекс не содержит запрета на утверждение графика в более ранние сроки.

График отпусков представители Роструда относят к локальным актам организации (письмо Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1).

Право отказаться полностью или частично от составления локальных актов есть только у микропредприятий (ст. 309.2 Трудового кодекса).

Поэтому, только у микропредприятий есть право не составлять графики отпусков своих сотрудников.

Каких работников надо включать в график отпусков

В график отпусков следует вносить всех работников, состоящих с организацией в трудовых отношениях на день утверждения графика.

Даже, несмотря на то, что работодателю известно о предстоящем увольнении работника в следующем году, его также необходимо включить в график отпусков (письмо Минтруда России от 27.03.2020 N 14-2/В-321).

Как утвердить график и внести в него изменения 

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации.

При этом законодательного требования издавать приказ для утверждения графика отпусков не установлено.

Однако, организация может выбрать такой способ в случае, если планирует укзазать лицо, ответственное за ознакомление работников с этим графиком.

Для утверждения графика отпусков можно использовать унифицированную форму № Т-7.

При заполнении графика отпусков следует указывать:

• в графах 1 - 4 – сведения о работнике: Ф. И. О работника, его должность по штатному расписанию, структурное подразделение.
• в графе 5 – количество дней ежегодного отпуска работника;
• графе 6 – планируемую дату начала ежегодного отпуска.

Если отпуск разделен на части указывается дата начала каждой из его частей.

Вносить изменения в график отпусков можно.

Такого запрета законодательство не устанавливает.

Поэтому, Минтруд согласен с мнением, что в течение текущего календарного года график отпусков можно изменять (письмо Минтруда от 27.02.2020 № 14-2/ООГ-1439).

Однако, при этом не следует забывать, что отпускные выплачиваются не позднее, чем за 3 дня до начала отпуска.

Поэтому, при внесении изменений в график отпусков следует соблюдать этот срок.

При изменении графика в графе 8 можно указать реквизиты приказа о переносе отпуска, а в графе 9 – дату начала перенесенного отпуска.

Надо ли с графиком отпусков знакомить работников

Обязанность работодателя знакомить работников под роспись с принятым в организации графиком отпусков отдельно не установлена.

Однако, как следует из статьи 22 Трудового кодекса, с принимаемыми локальными нормативными актами, которые непосредственно связаны с трудовой деятельностью, работодатель обязан знакомить работников под роспись.

Поэтому, можно прийти к выводу, что работодатель обязан знакомить работника с графиком отпусков.

Помимо этой обязанности, требуется извещать работника под о времени начала отпуска не позднее, чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 Трудового кодекса).

Формы и способы выполнения данного требования работодатель определяет самостоятельно.

Это могут быть отдельные извещения работникам, ознакомительные листы и ведомости и т. п. Роструд считает допустимым внести изменения в форму N Т-7, дополнив ее графами 11, 12.

В одной из них работник сможет расписаться в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой - указать дату уведомления о начале отпуска (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).