Как заполнять подраздел 1.3 формы ЕФС-1: разъяснил Минтруд

Минтруд России в письме от 04.04.2023 № 14-1/10/В-4784 в ответах на вопросы по отчетности в СФР, разъяснил, как заполнить подраздел 1.3 ЕФС-1.

Этот раздел называется «Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений».

Кто сдает подраздел 1.3 формы ЕФС-1

Подраздел 1.3 сдают организации, чей основной ОКВЭД содержится в перечне видов деятельности, утвержденном приказом Минтруда России от 02.09.2022 № 507н, и одновременно являющимся респондентами по формам федерального статистического наблюдения, утвержденным приказом Росстата от 26.12.2022 № 980 (ОКУД 0606048, 606047, 606045, 606049, 0606046) (вопрос № 16 в письме Минтруда от 04.04.2023 № 14-1/10/В-4784).

Кого включать в подраздел 1.3 формы ЕФС-1

В подраздел 1.3 формы ЕФС-1 не включают данные о сотрудниках, которые находятся в отпусках (вопрос № 17 в письме Минтруда от 04.04.2023 № 14-1/10/В-4784):

• по беременности и родам,
• в связи с усыновлением ребенка,
• по уходу за ребенком.

Какие данные о выплатах отражать в подразделе 1.3: начисленные «в» отчетном месяце, или начисленные «за» отчетный месяц?

В подразделе 1.3 за отчетный месяц нужно указать данные о выплатах, начисленных «ЗА» отчетный месяц (при подаче сведений за январь 2023 года необходимо отразить данные о заработной плате, начисленной за январь 2023 года, т.е. содержащиеся в «расчетном листке» за соответствующий месяц).

Если определенные выплаты начисляются в более поздние периоды (например, годовая премия работнику начисляется «за» февраль и отражается в «расчетном листке» за февраль), эти выплаты нужно включать в отчете за февраль, вне зависимости от того, как они названы.

Если сотрудник уходит в очередной отпуск, выплаты ему выплачены в предыдущем месяце и начислены согласно «расчетному листку» ЗА предыдущий месяц, эти выплаты должны быть отражены в отчете за предыдущий месяц (вопрос № 18 в письме Минтруда от 04.04.2023 № 14-1/10/В-4784).

 Как отражать в отчете перерасчеты (в т.ч. удержания из заработной платы) за предыдущие периоды?

Сведения о всех перерасчетах (корректировки, удержания, исправления ошибок) нужно подавать дополнительно по форме подраздела 1.3:

• с отметкой «Корректирующая»,
• с указанием корректируемого периода в поле «Корректируемый (отменяемый) период»).

Если оклады повысили задним числом, необходимо сдать форму с отметкой «Корректирующая», в графе 18 нужно указать новый оклад (вопрос № 19 в письме Минтруда от 04.04.2023 № 14-1/10/В-4784).

Как указать данные о работнике, который занимает более одной штатной единицы?

Эти данные указывают в графе 16. Ранее установленное максимально допустимое значение для графы 16 «Число замещаемых штатных единиц (по должности)» увеличено до «2» (двух) единиц (вопрос № 21 в письме Минтруда от 04.04.2023 № 14-1/10/В-4784).

Как отразить сведения по двум договорам с идентичными условиями работы?

Если у сотрудника заключено два договора, например при совместительстве, с абсолютно идентичными условиями, эти договоры нужно объединить в одну запись с суммированием значений граф 16, 18 — 20, 22, 24 — 25 (вопрос № 20 в письме Минтруда от 04.04.2023 № 14-1/10/В-4784).

В отчете не допускается наличие полного дубликата комбинации, являющейся идентификатором трудового договора, а именно комбинации значений в записи по графам:

• графа 2 «Дата начала» подраздела «Период работы в отчетном месяце»;
• графа 3 «Дата окончания» подраздела «Период работы в отчетном месяце»;
• графа 4 «Наименование структурного подразделения; OID»;
• графа 5 «Наименование должности»;
• графа 8 «Код» подраздела «Специальные (отраслевые) условия занятости»;
• графа 9 «Значение» подраздела «Специальные (отраслевые) условия занятости»;
• графа 10 «Вид» подраздела «Информация о договоре»;
• графа 11 «Срок» подраздела «Информация о договоре»;
• графа 12 «Профессиональная квалификационная группа»;
• графа 13 «Квалификационный уровень»;
• графа 16 «Число занятых штатных единиц (по должности (профессии)»;
• графа 18 «Размер фиксированной части в соответствии со штатным расписанием (оклад, сдельная расценка за единицу выработки, часовая тарифная ставка, размер разовой концертной ставки)».

По внутренним совместителям и тем, кто работает на неполную ставку, графы 18 (размер зарплаты) и 19 (норма рабочего времени в отчетном месяце) нужно заполнять пропорционально занимаемым ставкам. Например, если сотрудник занимает должность с окладом 20 000 руб., при этом занят на 0,5 ставки, то при норме 168 часов в месяц в графе 18 указывается 10 000 руб., а в графе 19 – 84 часов (вопрос № 23 в письме Минтруда от 04.04.2023 № 14-1/10/В-4784).