День рождения без сожаления... о чистой прибыли

По старой русской традиции сотруднику в честь дня рождения преподносят «конвертик» или подарок от фирмы. А обед или ужин в честь именинника становится своеобразным корпоративным мероприятием на фирме. Поэтому некоторые руководители даже оплачивают все расходы на вечеринку за счет предприятия. Причем директор компании зачастую желает, чтобы бухгалтер уменьшил налогооблагаемую прибыль на эти траты.

Тогда первое, что приходит счетному работнику на ум, – оформить такие расходы как представительские, то есть связанные с приемом и обслуживанием работников других фирм. В то же время он понимает, что коллективные посиделки сотрудников никакого отношения к этому не имеют. Более того, в Налоговом кодексе прямо сказано, что затраты на организацию развлечений и отдыха бухгалтер не имеет права относить к представительским. Соответственно уменьшать налогооблагаемую прибыль на них также нельзя. Там же дан закрытый перечень таких расходов. Самый безопасный вариант в этом случае – списать затраты на застолье за счет чистой прибыли.

Однако многие директора хотят уменьшить прибыль именно на представительские расходы. Вот и приходится бухгалтеру вступать на путь «творческого» поиска. Впрочем, у этой лазейки есть много преимуществ. Во-первых, всю оправдательную документацию бухгалтер может сделать самостоятельно. Никаких подписей и печатей со стороны работников других фирм не нужно. Да и первичка – чеки или счета за ужин в честь именинника – потребуется та же самая, что и для настоящих представительских. Одно плохо. Если компания большую часть зарплаты выдает «в конвертах», то существенно сэкономить на налоге на прибыль ей не удастся. Ведь расходы на гостей можно учесть только в размере 4 процентов от фонда оплаты труда. Следовательно, чем меньше официальные зарплаты в организации, тем меньше банкетных расходов она сможет списать. Бухгалтерам же тех фирм, для которых игра стоит свеч, предлагаем заранее разобраться с тем, как можно в этой ситуации поступить. Необходимо правильно «опредставительствовать» расходы на корпоративную вечеринку.

План бухгалтерских «постмероприятий»

Счетному работнику, который относит затраты по банкету к представительским расходам, необходимо составить комплект оправдательной документации. Больших сложностей с этим быть не должно. Все необходимые бумаги – внутрифирменные, и особых требований Налоговый кодекс к их оформлению не предъявляет. Однако это не значит, что такими бумагами можно вообще не заниматься. Ведь, не оформив их, фирма не сможет подтвердить целесообразность расходов. Советуем подойти к оформлению бумаг со всей ответственностью.

Прежде всего бухгалтеру следует оформить приказ о предельных размерах (нормативах) отдельных видов представительских расходов. Кроме того, руководитель компании должен подписать приказ, в котором утвержден перечень лиц, ответственных за использование средств на представительские расходы. Эти работники будут подписывать отчет о «приеме делегации» после каждого коллективного праздника. В документе нужно указывать дату и место проведения приема, его программу, приглашенных лиц, представителей организации, участвовавших в приеме, и величину представительских расходов.

Работник, назначенный ответственным за расходы, должен отчитаться по потраченным деньгам, как обычно, авансовым отчетом, составленным от лица ответственного за представительство сотрудника. К нему бухгалтер должен приложить все первичные документы, подтверждающие расходы на праздник (кассовые чеки, товарные чеки, закупочные акты). В приказе руководитель указывает суммы денег, фактически израсходованных и списанных на такие расходы.

Учетные работники, желающие подстраховаться «как следует», могут оформить еще несколько документов. Например, директор может подписать «приказ о направлении приглашения на деловой прием». В нем следует прописать цель визита сотрудников другой фирмы. Скажем, участие в переговорах в рамках уже заключенного договора или же просто для установления взаимного сотрудничества между фирмами. Еще один документ может пригодиться бухгалтеру – программа проведения деловой встречи. В ней следует указать дату, место, сроки, количество участников и приглашенных. Об этих документах упоминали московские контролеры в одном из своих писем (письмо УМНС по Московской области от 10 марта 2004 г. № 04-27/03000).

Как в той басне

Неважно, проводит бухгалтер реальные представительские расходы или только их «видимость», самым спорным для него всегда остается алкогольный вопрос. Дело в том, что мнения разных контролирующих ведомств о том, включать или нет стоимость спиртных напитков в состав представительских расходов, кардинально расходятся. Подмосковные инспекторы учитывать «зеленого змия» не разрешают, финансовые работники ограничивают алкоголь на встречах туманными обычаями делового оборота, а судьи считают, что списывать алкоголь на представительство фирмы имеют полное право. Рассмотрим подробнее каждую точку зрения.

Областные налоговые инспекторы указывают, что спиртное не предусмотрено исчерпывающим перечнем расходов на представительские цели (письмо УМНС по Московской области от 10 марта 2004 г. № 04-27/03000). Отсюда контролеры делают вывод, что алкогольные затраты нельзя учитывать в составе представительских расходов для целей налогообложения прибыли (на основании п. 2 ст. 264 НК).

Утверждение, прямо скажем, звучит неубедительно. Почему алкоголь нельзя отнести к «буфетному обслуживанию» или к «расходам на проведение обеда или другого такого же мероприятия»? Ведь в перечне вообще не прописаны никакие напитки или блюда, которые подают на приемах!

А вот финансовые работники в принципе не возражают против права фирм включать расходы на алкогольную продукцию на официальных приемах в состав представительских (письмо Минфина от 9 июня 2004 г. № 03-02-05/1/49). На выпитое фирма может уменьшить и свою налогооблагаемую прибыль, если только общая сумма затрат не превышает 4 процентов фонда оплаты труда за отчетный период. Однако минфиновцы сделали оговорку. Списать можно лишь ту часть алкогольных расходов, которые «произведены в размерах, предусмотренных обычаем делового оборота при проведении деловых переговоров (сделок)». Определение таких обычаев, данное в Гражданском кодексе (ст. 5), дела не проясняет. Очевидно, что сколько фирм, столько и деловых традиций, и сложившихся привычек. Ограничение мутное, а значит, компании в принципе могут принять любое количество алкогольных расходов (в пределах 4%). Но из-за этого, возможно, придется спорить с контролерами в суде.

А мнение арбитража, между прочим, выглядит довольно интересно. Особенно на фоне писем проверяющих. В своем решении они обратили внимание, что перечень затрат, относимых к представительским расходам, не детализирован (постановление ФАС Северо-Западного округа от 31 мая 2004 г. № А56-34683/03). Там нет списка продуктов и напитков, которые нельзя учесть как расходы на представительство. Исходя из этого судьи решили, что фирма правильно включила в состав прочих расходов затраты на приобретение алкогольной продукции в качестве представительских расходов.

Дела учетные

В заключение остановимся вкратце на специфике учета представительских расходов. В Налоговом кодексе они входят в состав прочих расходов только в пределах 4 процентов от затрат фирмы на оплату труда (ст. 264 НК). То, что сверх этой нормы, в затратах не учитывается и на налогооблагаемую прибыль компании не влияет (п. 42 ст. 270 НК).

Если, согласно учетной политике, организация работает по методу начисления, то представительские расходы будут косвенными, а сумму этой группы затрат бухгалтер может полностью отнести к расходам текущего отчетного (налогового) периода (п. 2 ст. 318 НК). Если же на фирме принят кассовый метод, то учесть затраты на гостей бухгалтер сможет только после их оплаты. Обратите внимание на то, что датой осуществления представительских расходов будет дата утверждения авансового отчета по ним.

В бухучете представительские расходы формируют затраты по обычным видам деятельности. Бухгалтер показывает их в сумме, равной величине оплаты в денежной и иной форме или величине кредиторской задолженности (ПБУ 10/99).

Как видите, учесть представительские расходы довольно несложно. В Налоговом кодексе прописан порядок, правда, довольно общими словами. Поэтому создается ситуация, в которой в законодательстве образовались лазейки, и у фирм возникает соблазн подвести под представительские расходы все, что можно. Причем именно противоречивые мнения разных контролеров позволяют фирмам этими лазейками в законе пользоваться так, как это выгодно предприятию в каждом конкретном случае.

Справочно

Что гласит Налоговый кодекс

Представительские расходы – это затраты фирмы на прием и обслуживание представителей других организаций во время переговоров, цель которых установить и поддержать сотрудничество с партнерами. Сюда же можно отнести расходы на прием и обслуживание участников, прибывших на заседания совета директоров компании.

Перечень представительских расходов закрыт (ст. 264 НК) и включает в себя затраты:

• по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей;
• по их транспортному обеспечению, связанному с доставкой участников до места проведения встречи и обратно;
• по буфетному обслуживанию приглашенных, участвующих в переговорах;
• по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Справочно

Какими документами можно подтвердить представительские расходы

К авансовому отчету работника, ответственного за расходы на представительство, бухгалтер может приложить документы, подтверждающие транспортные расходы, а также услуги переводчика. К тому же не будут лишними и счета предприятий общепита, и другие первичные документы (кассовые, товарные чеки с подробной расшифровкой, накладные, торгово-закупочные акты и т. д.).

Имейте в виду, что акты, составленные в произвольной форме и не содержащие обязательных реквизитов, не могут служить оправдательными документами.

Лариса ЖУРАВЛЕВА