Трудовая книжка остается одним из основных документов, подтверждающих трудовую деятельность и стаж сотрудника. Это актуально даже с учетом перехода на электронный формат сведений о трудовой деятельности. На практике некоторые работодатели иногда включают в трудовую книжку информацию, которой там быть не должно. Какие сведения не нужно вносить в документ работника, рассказала Ольга Каримова, адвокат, партнер Адвокатского бюро «АВЕДА».
Правила заполнения трудовых книжек
Порядок ведения трудовых книжек установлен Трудовым кодексом, а именно статьей 66, Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» и приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».
Согласно пункту 4 Порядка ведения и хранения трудовых книжек в документ вносятся только четыре категории сведений:
- информация о работнике (его Ф. И. О., дата рождения, образование, профессия, специальность);
- сведения о работе (отражается дата приема, перевода, увольнения);
- сведения о награждениях за успехи в работе;
- данные о квалификации.
Это исчерпывающий перечень. Любая информация, не входящая в эти категории, является лишней и не должна отражаться в трудовой книжке. Однако практика показывает, что работодатели регулярно выходят за эти рамки.
Обратите внимание: ошибки при заполнении трудовой книжки могут привести не только к необходимости исправлять записи, но и к более серьезным последствиям.
Так, возможна административная ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства. Санкция предусматривает предупреждение или штраф:
- для должностных лиц – от 1000 до 5000 рублей;
- для индивидуальных предпринимателей – от 1000 до 5000 рублей;
- для юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей.
Кроме того, работник вправе обратиться в суд. Специалист может потребовать признать запись недействительной, исключить недостоверные или порочащие сведения, а также взыскать компенсацию морального вреда.
Читайте также: «Разъяснения Роструда о правилах заполнения трудовой книжки»
Какие ошибки работодатели допускают чаще всего?
О тех или иных ошибках, которые работодатели допускают при заполнении документа, можно судить в том числе и по судебным спорам с работниками. Расскажем о некоторых.
Ошибка 1. Записи о дисциплинарных взысканиях.
Наиболее распространенная ошибка – внесение записей о дисциплинарных взысканиях. Показателен пример из судебной практики – Определение Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 02.07.2026 № 88-13798/2026 по делу № 2-3517/2025 – в котором рассматривалась ситуация, когда работодатель внес в трудовую книжку сведения о выговоре, объявленном сотруднику.
Согласно абзацу 4 статьи 66 ТК РФ в трудовую книжку вносятся сведения о награждениях за успехи в работе, но информация о взысканиях не вносится. Исключение составляет только увольнение как дисциплинарное взыскание, в этом случае запись об увольнении делается со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 ТК РФ.
Такой подход законодателя вполне понятен. Дисциплинарное взыскание носит временный характер: по общему правилу, оно считается снятым через год, если работник не подвергался новому взысканию, что следует из статьи 194 ТК РФ. Поэтому сведения о выговоре или замечании не должны сопровождать специалиста на протяжении всей дальнейшей карьеры.
Запись о дисциплинарном взыскании, не связанном с увольнением, нарушает права работника. Она может создать у будущего работодателя негативное впечатление, а также стать основанием для обращения работника в суд с требованием об исправлении записи и взыскании компенсации морального вреда.
Читайте также: «Как исправить в трудовой книжке дату рождения сотрудника?»
Ошибка 2. Сведения о материальных взысканиях и удержаниях
Еще одна ошибка – включение в трудовую книжку информации об удержаниях из заработной платы, о возмещении ущерба или о привлечении работника к материальной ответственности.
Иногда работодатели считают, что, если сотрудник причинил организации ущерб, этот факт можно отразить в трудовой книжке. Такой подход недопустим.
Материальная ответственность работника регулируется отдельными нормами трудового законодательства, прежде всего главой 39 ТК РФ. Вопрос о возмещении ущерба решается либо добровольно, либо в судебном порядке. Трудовая книжка для фиксации таких сведений не предназначена.
Кроме того, подобная запись может затрагивать сведения о заработной плате, имущественном положении работника и отражать другие персональные данные, а такие данные подлежат защите в соответствии со статьей 86 ТК РФ.
Читайте также: «Может ли фирма использовать печать отдела кадров в трудовых книжках?»
Ошибка 3. Информация, которая носит недостоверный характер
Нарушением является и внесение в трудовую книжку сведений, которые носят недостоверный характер, унижают честь и достоинство работника либо нарушают его право на доброе имя.
В качестве примера можно привести Апелляционное определение Свердловского областного суда от 13.02.2024 по делу № 33-3178/2024. Спор произошел из-за того, что при оформлении увольнения работодатель внес в трудовую книжку запись «любитель судов».
Арбитры первой и апелляционной инстанций указали, что внесенная в трудовую книжку истца спорная запись носит недостоверный характер, чем умаляются честь и достоинство истца, нарушается право на доброе имя. Внесение такой записи является распространением порочащих истца сведений, поскольку трудовая книжка – это документ, который подлежит предоставлению для ознакомления иным лицам, в частности, работодателю при трудоустройстве, в различные госорганы, например, орган занятости населения, пенсионный орган и прочие, о чем ответчик, внося запись, не мог не знать. Также суд напомнил, что каждому лицу гарантируется право на защиту доброго имени и недопустимость распространения недостоверных сведений, порочащих честь, достоинство или деловую репутацию.
Читайте также: «Когда не нужно вносить в трудовую книжку запись о профобучении?»
Ошибка 4. Сведения о непрофильных наградах и поощрениях
Не каждое поощрение или награда должны отражаться в трудовой книжке. Пункт 25 Порядка № 320н предусматривает внесение сведений о награждениях и поощрениях именно за успехи в работе. Такие поощрения должны быть предусмотрены законодательством, локальными нормативными актами работодателя или коллективным договором.
На практике встречаются случаи, когда в трудовую книжку вносят благодарности за участие в корпоративных мероприятиях, не связанных с трудовыми достижениями, или сведения о наградах общественных организаций, не имеющих отношения к профессиональной деятельности, и другие сведения.
Ошибка 5. Сведения об отпусках, больничных и временных переводах
Иногда кадровые специалисты по аналогии с личной карточкой работника вносят в трудовую книжку данные об отпусках, временной нетрудоспособности или иных периодах отсутствия специалиста на работе. Это ошибка.
Информация об отпусках, ежегодных, учебных, без сохранения заработной платы, периодах временной нетрудоспособности, отпусках по уходу за ребенком не относится к сведениям о работе в понимании трудового законодательства. Эти данные фиксируются в табелях учета рабочего времени, личных карточках, но не в трудовой книжке.
