Что и как должно попадать в книгу покупок?

Что нужно зарегистрировать в книге покупок

Бухгалтер заполняет книгу покупок по мере возникновения права на налоговые вычеты, то есть, когда:

• купленные ценности (работы, услуги) приобретены для проведения операций, облагаемых НДС, в том числе и для перепродажи, и оприходованы;
• счет-фактура составлен по установленной форме и заполнен в соответствии с правилами, изложенными в Постановлении Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. Счет-фактура может быть как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Также вас не должно смущать, что документ заполнен комбинированным способом, частично на компьютере, частично от руки – это не запрещено.

Счета-фактуры могут быть:

• полученные от продавцов при отгрузке товаров, работ, услуг;
• авансовые;
• корректировочные на уменьшение стоимости отгрузки у продавца и ее увеличение у покупателя; 
• на строительно-монтажные работы для собственного потребления, при принятии НДС к вычету.

Основанием для вычета НДС могут быть и другие документы, которые нужно тоже зарегистрировать в книге покупок для заявления вычета:

• бланки строгой отчетности по командировочным расходам;
• таможенная декларация и платежные документы на оплату ввозного НДС при импорте;
• заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов при ввозе товаров из ЕАЭС;
• документы, которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов и имущественных прав в уставный капитал другой организации.

Что не нужно регистрировать в книге покупок

Не включают в книгу покупок счета-фактуры, составленные:

• при безвозмездной передаче товаров (работ, услуг);
• на сумму предоплаты за товары, приобретаемые для не облагаемых НДС операций;
• авансовые счета-фактуры, составленные или полученные после получения продавцом счетов-фактур на отгрузку.

Счета-фактуры не регистрируют в книге покупок комиссионеры:

• по полученным от комитента товарам (работам, услугам, имущественным правам), которые переданы для реализации;
• при получении от покупателей авансов в счет предстоящих поставок;
• по полученным от продавцов товарам (работам, услугам, имущественным правам), приобретенным для комитента;
• по перечисленным авансам продавцам товаров (работ, услуг, имущественных прав).

Поставщик сменил наименование

Бывает, что поставщик сменил наименование, да еще в середине квартала. В текущем периоде покупатель уже получал от него счета-фактуры, которые зарегистрированы в книге покупок. Как регистрировать документы, которые он будет выставлять после смены названия?

В этой ситуации помните, что в книге покупок наряду с наименованием продавца указываются его ИНН и КПП.

Если у фирмы сменилось только название, то ИНН и КПП остаются прежними. Поэтому в книге покупок у вас появится два различных наименования поставщика с одинаковыми ИНН и КПП.

По ИНН и КПП продавца будет идентифицировать инспекция. Но чтобы подстраховаться, запросите у продавца заверенные копии документов, подтверждающие смену наименования. Приложите их к книге покупок.

Но что касается декларации, куда переносятся данные из книги покупок, то в этом плате беспокоиться не нужно. Данные о покупках переносятся в раздел 8 без указания наименования продавца. Там отражаются только ИНН и КПП.

Один счет-фактура на две строки в книге покупок

Бывает, что в одном счете-фактуре поставщика указаны приобретенные товары и дополнительные услуги. Многие задаются вопросом: нужно ли разносить такой счет-фактуру по разным строкам книги покупок?

Вариантов регистрации такого счета-фактуры в книге покупок может быть как минимум два.

Первый. Принять к вычету в одном квартале всю сумму НДС по данному счету-фактуре. Разбивать сумму на две части не нужно.

Разбить сумму, указанную в счете-фактуре на две части. НК РФ не запрещает принимать к вычету НДС по товарам (работам, услугам) частями по одному счету-фактуре, в том числе в течение одного квартала.

Получаются два частичных вычета. Но здесь не ошибайтесь. В обоих случаях, делая отдельную запись в книге покупок на вычет, нужно указывать общую полную стоимость покупки по счету-фактуре поставщика (то есть ее разбивать на части не нужно).