Что делать после повышения норм компенсации за использование личного авто в служебных целях?
10.04.2024 распечататьНормативы за использование личного ТС работника в служебных целях, учитываемые в расходах, увеличены в 2 раза. Принято Постановление, которое предусматривает применение новых норм с 1 января 2024 года. Кому нужно пересмотреть и переутвердить внутренние документы компании?
Как назначают выплату
Чтобы понять, что теперь делать с налоговым учетом, вспомним, как назначается выплата этой компенсации.
Компенсация за использование личного ТС в служебных целях предусмотрена статьей 188 ТК РФ.
Это значит, что для обоснования выплаты с работником нужно заключить соглашение и оформить его приложением к трудовому договору. К нему должна быть приложена копия свидетельства о регистрации транспортного средства на сотрудника, то есть он должен быть владельцем автомобиля.
Для того, чтобы получить выплату, сотрудник пишет заявление.
Компенсация выплачивается ежемесячно. В зависимости от количества отработанных дней ежемесячно составляется приказ о ее размере.
За дни болезни или отпуска компенсация не начисляется. Это значит, что как сама выплата, так и налоговый норматив пересчитываются пропорционально количеству отработанных сотрудником в данном месяце дней.
Назначенная сумма после фактической выплаты сотруднику учитывается в бухучете в полном объеме, в налоговом – только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ.
Старые нормы
До 2024 года эти нормы устанавливались постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92.
Согласно ему, компенсация за использование личного автомобиля с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см составляла 1200 рублей в месяц, с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см - 1500 рублей в месяц., за использование мотоцикла - 600 рублей в месяц.
Новые, повышенные нормы
Нормы компенсаций за использование личного ТС работника в служебных целях, учитываемые в расходах, увеличены в 2 раза. Принято Постановление Правительства РФ от 3 апреля 2024 г. № 417.
Лимиты компенсации за использование автомобилей и мотоциклов сотрудников для служебных поездок теперь таковы: для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см включительно - 2400 рублей, свыше 2000 куб. см - 3000 рублей, для мотоциклов - 1200 рублей.
При расчете налога на прибыль эту компенсацию, как и прежде, учитывают в прочих расходах в пределах установленных норм.
Постановление вступило в силу 5 апреля 2024 года, но оно предусматривает применение новых норм с 1 января 2024 года.
Приводим учтенные с начала 2024 года расходы в соответствие с новыми нормативами
Итак, выплаты компенсаций за использование личного транспорта принимаются в налоговом учете в пределах установленных норм.
Конечно, если есть возможность признать в расходах больше, многие это сделают. Нужно только поднять все документы, на основании которых были выплаты, и рассчитать по ним сумму, которую можно дополнительно отнести на расходы с учетом новых нормативов. Затем оформить бухгалтерскую справку (датировать ее можно днем вступления в силу Постановления № 417 – 5 апреля 2024 г.) и на ее основании увеличить налоговые расходы.
Сразу скажем, что задним числом в учете ничего делать не придется: все дополнительные суммы можно выплатить и учесть в текущем периоде. И уточненку за первый квартал делать не нужно, поскольку расходы были занижены и налог переплачен, то есть расходы можно учесть текущим периодом.
Пример. Как увеличить расходы после повышения норм
Например, начиная с 1 января 2024 года компания фактически выплатила компенсации при использовании личного транспорта в служебных целях по автомобилю с объемом двигателя до 2000 куб. см включительно троим сотрудникам на общую сумму 5400 рублей, каждому в размере 1800 рублей. В налоговые расходы в первом квартале 2024 года пошло 3600 руб. (1200 руб. х 3).
После выхода Постановления Правительства РФ от 3 апреля 2024 г. № 417, которое вступило в силу 5 апреля 2024 года, с 1 января 2024 года действуют новые нормы.
По ТС этой категории норматив составляет теперь 2400 рублей, поэтому в налоговом учете можно учесть всю выплаченную сумму – 5400 рублей (1800 руб. х 3), поскольку она укладывается в норматив (1800 < 2400).
Доплачивать сотрудникам ничего не нужно, а только на основании бухгалтерской справки увеличить величину прочих расходов в налоговом учете на 1800 рублей (5400 – 3600).
Из примера видно, что суммы выплат, ранее установленные соглашениями, оказались даже меньше новых налоговых норм.
Тем, кто захочет увеличить свои расходы, придется обновить все заключенные соглашения, установить в них новые увеличенные суммы, проверить каждый приказ на выплату и выпустить отдельные приказы о доплате по каждой выплате.
Затем произвести доплату, и по факту выплаты учесть ее в расходах: в бухгалтерском учете в размере фактической доплаты, а в налоговом учете – в пределах нового норматива.
Пример. Как увеличить размер выплат
Например, соглашением с сотрудником была установлена сумма компенсации расходов при использовании личного транспорта в служебных целях по автомобилю с объемом двигателя до 2000 куб. см включительно в размере 1800 рублей. В расходы можно было принять только 1200 рублей. С учетом нового норматива, который составляет теперь 2400 рублей, в налоговом учете можно учесть всю сумму – 1800 рублей.
Но фирма приняла решение размер выплаты в соглашении увеличить, например, до налогового норматива 2400 рублей. Тогда сотруднику придется доплатить по такому соглашению 600 рублей (2400 – 1800), а в налоговом учете увеличить расходы на все 1200 рублей (2400 – 1200).
Если в соглашении установить выплату еще больше, например, в сумме 3000 рублей, то к доплате сотруднику будет уже 1200 рублей (3000 – 1800), тогда как сумма для налогового учета останется предельно разрешенной – 2400 рублей.
Напомним также, что для подтверждения данных компенсаций в налоговом учете проверяющие, как правило, запрашивают путевые листы, из которых должно следовать, что личный транспорт был использован именно в служебных целях.
