Бумажная трудовая книжка – двойная нагрузка для бухгалтера

Или бумажная, или электронная

Если сотрудник написал заявление о переходе на электронную форму трудовой книжки, то работодатель полностью освобождается от ведения бумажной трудовой книжки (ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ). Ее выдают на руки сотруднику, и фирма больше за нее не отвечает.

Если работник написал заявление о том, что хочет вести трудовую книжку на бумаге, то все обязанности и ответственность по ведению такой книжки остаются за работодателем.

Работник организации может выбрать только одну из форм ведения трудовой книжки. И именно о таком выборе должно свидетельствовать его заявление.

Вместе с тем, никто не запрещает сотруднику, выбравшему бумажный вариант, перейти в дальнейшем на электронную форму. Такое право остается за ним даже при увольнении и трудоустройстве на другую работу.

Двойной учет

До 30 июня 2020 года вы должны письменно проинформировать каждого работника о праве выбора бумажной или электронной трудовой книжки. Работники должны будут до 31 декабря 2020 года написать заявление о своем выборе.

Если работник выберет бумажную трудовую книжку, бухгалтеру все равно придется вести на него и бумажную, и электронную книжку. А писать заявление на ведение такого двойного учета работник не должен. Это бухгалтер делает «по умолчанию».

Почему?

Дело в том, что обо всех кадровых перемещениях с 1 января 2020 года все работодатели обязаны отчитываться в ПФР преимущественно в электронном виде. И при этом не имеет значения, в какой форме ведется трудовая книжка сотрудника.