Бухгалтерские тонкости командировок

Редкая фирма обходится без командировок. На задание может уехать любой сотрудник: и рабочий, и руководитель. Обычно бухгалтеры списывают затраты по командировкам на расходы и тут же о них забывают. Но, измеряя всех вояжеров одной меркой, легко нарушить правила бухучета и занизить налоги.

Не страшно, когда в году сделана всего одна неправильная проводка по командировкам. Но если таких ошибок хотя бы две, то инспекция расценит их как «систематическое... неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета... хозяйственных операций» (ст. 120 НК РФ). Если нарушение совершалось в течение одного года, сумма штрафа – 5000 рублей. Если же в течение нескольких лет – штраф возрастет до 10 000 рублей. Ну а если произошло занижение базы по какому-либо налогу (в нашем случае по налогу на рекламу и налогу на имущество), штраф увеличивается до 10 процентов суммы неуплаченного налога, но будет не меньше 15 000 рублей.

Как правильно списать в бухучете затраты на командировку – зависит от ее цели.

В командировку – как на работу

Нередко работников отправляют в командировки, непосредственно связанные с производственной деятельностью фирмы. К примеру, если фирма оказывает услуги в соседнем регионе, то ей скорее всего придется отправить туда своих сотрудников. Расходы по таким командировкам относят на счет 20 «Основное производство» проводкой:

Дебет 20 Кредит 71

– утвержден авансовый отчет по командировке.

Если же командировка связана с коммерческой деятельностью фирмы, то ее нужно учесть на счете 44 «Расходы на продажу». Поездка с целью заключить договор с покупателем – как раз такой случай.

В налоговом учете затраты на командировки относят к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Эти затраты уменьшают налогооблагаемую прибыль.

Давайте познакомимся

Если командировка связана с управленческой деятельностью фирмы, затраты на нее нужно списать по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы». Такими командировками, например, будут поездки, в которых работник (чаще всего руководитель) проводит переговоры, подписывает контракты и т. д.

К управленческим также следует отнести расходы на командировки сотрудников, представляющих фирму в суде. Еще один пример – это поездка бухгалтера в филиал фирмы, чтобы присутствовать там при налоговой проверке или разобраться во взаимоотношениях с контрагентом.

При этом не обязательно, что командировка достигнет своей цели. К примеру, контракт, заключать который ездил сотрудник, может сорваться. В таком случае, чтобы обосновать расходы по командировке и уменьшить на них налогооблагаемую прибыль, попросите работника в отчете о командировке указать причины, по которым договор не состоялся.

За покупками

Другой случай – когда сотрудников направляют для совершения покупок: товаров, материалов, основных средств и т. д. Списывать затраты по таким командировкам надо на увеличение первоначальной стоимости купленного имущества (п. 6 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», п. 6 ПБУ 14/2000 «Учет нематериальных активов» и п. 8 и 12 ПБУ 6/01 «Учет основных средств»).

Пример 1

ООО «Пассив» направило своего экспедитора Владимира Русакова за товаром в другой регион. Партия товара стоит 236 000 руб. (в том числе НДС – 36 000 руб.). За железнодорожные билеты Русаков заплатил 3500 руб. (НДС не выделен), за гостиницу – 944 руб. (в том числе НДС – 144 руб.). Суточные составили 400 руб. Вернувшись из командировки, Русаков в тот же день сдал в бухгалтерию авансовый отчет. Согласно учетной политике, фирма отражает фактическую стоимость товаров непосредственно на счете 41 без использования счета 15.

В учете бухгалтер «Пассива» сделал записи:

Дебет 41 Кредит 60

– 200 000 руб. (236 000 – 36 000) – приняты к учету товары;

Дебет 19 Кредит 60

– 36 000 руб. – учтен НДС по товарам;

Дебет 41 Кредит 71

– 4700 руб. (3500 + 944 – 144 + 400) – учтены командировочные расходы в стоимости товаров;

Дебет 19 Кредит 71

– 144 руб. – учтен НДС по командировочным расходам.

Таким образом, балансовая стоимость купленных товаров составила 204 700 руб. (200 000 + 4700).

В налоговом учете командировочные расходы также нужно включать в стоимость приобретенных в ходе командировки товаров.

На выставку

Если сотрудник поехал на выставку, чтобы узнать о ценах на товары, то расходы на командировку отнесите к затратам на изучение рынка, отразив на счете 44 «Расходы на продажу».

Другое дело – если на выставке сотрудник представляет стенд и продукцию своей фирмы. Как правило, фирмы участвуют в выставке, чтобы продемонстрировать свои изделия, расширить рынок сбыта продукции, установить деловые контакты. При этом круг посетителей выставки не ограничен. Все эти условия попадают под определение рекламной акции (ст. 2 Закона от 18 июля 1995 г. № 108-ФЗ «О рекламе»). С суммы рекламных расходов надо заплатить налог на рекламу. Этого требует пункт 1 статьи 21 Закона от 27 декабря 1991 г. № 2118-1 «Об основах налоговой системы в Российской Федерации». Обратите внимание: этот налог платят и фирмы, работающие на «упрощенке» и ЕНВД.

Пример 2

Московская фирма «Актив» решила участвовать в выставке, проходящей в г. Санкт-Петербурге. Туда отправили стенд, который ранее уже использовался. На выставку командированы 5 сотрудников. Билеты и гостиницу оплатили по безналу – соответственно 8000 руб. (в том числе НДС – 1220,34 руб.) и 37 500 руб. (в том числе НДС – 5720,34 руб.). Суточные составили 3000 руб. Ставка налога на рекламу в Москве – 5 процентов. Бухгалтер «Актива» отразил расходы по участию в выставке проводками:

Дебет 60 Кредит 51

– 8000 руб. – оплачены билеты для сотрудников;

Дебет 60 Кредит 51

– 37 500 руб. – оплачена гостиница;

Дебет 71 Кредит 50

– 3000 руб. – выданы командировочные;

Дебет 44 Кредит 60

– 38 559,32 руб. (8000 – 1220,34 + 37 500 –

– 5720,34) – списаны командировочные расходы на посещение выставки;

Дебет 19 Кредит 60

– 6940,68 руб. (1220,34 + 5720,34) – учтен НДС по командировочным расходам;

Дебет 44 Кредит 71

– 3000 руб. – списаны суточные;

Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на рекламу»

– 4578 руб. ((50 000 руб. + 38 559,32 руб. +

+ 3000 руб.) $ 5%) – начислен к уплате в бюджет налог на рекламу.

Чтобы в этом случае уменьшить налог на рекламу, в приказе на командировку можно указать, что сотрудник едет заключать контракт с конкретным поставщиком или вести переговоры о сотрудничестве. Тогда его командировочные расходы не попадут под определение «реклама», и платить налог с них вам не придется.

совет

Фирме невыгодно включать расходы на командировку в стоимость купленных товаров. Ведь в результате в налоговом учете на них нельзя будет единовременно уменьшить налогооблагаемую прибыль, и помимо этого возрастет налог на имущество. Чтобы этого избежать, продумайте формулировку приказа. Если вы укажете в качестве цели командировки не покупку товаров (материалов, оборудования), а переговоры о сотрудничестве, маркетинговые исследования и т. п., то сможете списать командировочные расходы сразу.

Н. Габец, эксперт ПБ