Бухгалтерской справкой нельзя заменить отсутствующий первичный документ
29.07.2021 распечататьБухгалтерская справка – это тоже первичный документ, но особый. Важно помнить, что она не заменяет первичку. Ее можно и нужно применять в определенных случаях, но назначение ее – вспомогательное. Недавно это подтвердил суд.
Почему суд забраковал бухгалтерские справки
АС Уральского округа от 5 июля 2021 г. № Ф09-3128/21 по делу № А07-21692/2019 в своем постановлении пришел к такому выводу.
Бухгалтерская справка без других документов, которые подтверждают факт и выполнение работ, не является подтверждающим документом в целях налогообложения прибыли.
Фирма ремонтировала дороги по государственным и муниципальным контрактам. В состав материальных расходов она включала стоимость израсходованных стройматериалов. Но не во всех актах выполненных работ указывались их количество и стоимость. Инспекция такие акты забраковала и сняла расходы как неподтвержденные.
Фирма попыталась исправить ситуацию бухгалтерскими справками, в которых приводилась недостающая информация. Но это не помогло. Суд не принял эти справки в качестве документов, подтверждающих расходы. Сделать это можно только подписанными актами приемки, предъявленными заказчику.
Как используют бухгалтерскую справку
Скажем сразу, что бухгалтерская справка, хоть и признается первичным документом, но имеет скорее вспомогательное назначение.
В качестве самостоятельного документа для оформления того или иного факта хозяйственной жизни ее можно использовать в тех случаях, когда нет специально предусмотренного первичного документа.
Например:
- списание себестоимости реализованных товаров;
- перевод товаров в материалы и наоборот;
- списание просроченных задолженностей и др.
А для расчетов (например, процентов по займу, технологических потерь, суточных, суммы к доплате по уточненной декларации, при начислении дивидендов и др.) используется бухгалтерская справка-расчет. В ней, как правило, указывают:
- причины составления;
- расчеты;
- проводки по начислению или списанию рассчитанных сумм.
Также бухгалтерскую справку применяют, когда выявлены неточности или ошибки в бухучете, и нужно провести корректировку ранее проведенных операций. Или требуется детализировать учет, подтвердить проводку расчетом (ст. 313 НК РФ).
В «исправительной» справке укажите:
- какая именно операция была отражена неверно;
- причину ошибки;
- дату обнаружения ошибки;
- описание сути ошибки и неправильных расчетов (неправильную проводку, сделанную из-за ошибки);
- правильные записи и дополнительные расчеты.
А вот подменять бухгалтерской справкой отсутствующие или непредставленные документы нельзя. Это касается в первую очередь счетов-фактур, а также такой первички, как акты, накладные и др., в составлении которой участвуют другие службы фирмы и ее контрагенты.
Хозоперацию, «подтвержденную» только одной бухгалтерской справкой, которую «нарисовали» вместо полноценной первички, ни один проверяющий не примет. Документально подтвержденными расходы не признают.
Как оформить бухгалтерскую справку
Форму бухгалтерских справок, которые используются в работе, фирма должна разработать самостоятельно и утвердить в учетной политике.
Коммерческая фирма может взять за основу справку по форме 0504833, которую применяют бюджетники. Можно разработать и свою.
Не забудьте, чтобы в ней, кроме необходимых вам таблиц и текстовых полей, были все обязательные реквизиты первичного документа (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ) .
Кроме того, к бухгалтерской справке нужно прилагать подтверждающие расчетные документы или бумаги, в которых допущены ошибки, исправляемые при помощи справки (их копии).
Подписывать справку могут главный бухгалтер, бухгалтер, лица, которые участвуют в ее составлении. А если составление справки связано с расходами, то на ней может быть предусмотрена и подпись директора.
