Бухгалтер и воинская повинность

Да, в числе санкций за ошибки в разнообразных учетах есть и "воинские" штрафы. Причем вероятность "попадания" на них с каждым годом все увеличивается. Потому как с одной стороны "make love not war", а с другой - у всяких нормальных мирных людей на запасном пути стоит бронепоезд. И у бронепоезда этого должна быть команда.Раньше военкоматы не то чтобы совсем не предъявляли претензий компаниям по части ведения воинского учета, но все же не особенно свирепствовали. Но времена меняются.

Неожиданные претензии сотрудников военкоматов ставят в тупик не только бухгалтеров, нагруженных кадровой работой "факультативно" , но и бывалых кадровиков-профессионалов. Военком может указать, что личные карточки хранят не в том шкафу, спросить, почему не отследили, что сотрудник развелся или переехал, и т. д. Давайте разберемся, к чему сейчас придираются чаще всего.

Итак, вести воинский учет сотрудников должны все компании, если в них трудится хотя бы один военнообязанный. Соответственно, с проверкой могут прийти в любую организацию. Контрольные мероприятия проводят работники военных комиссариатов или органов местного самоуправления (п. 33 Положения, утв. постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719, далее – Положение).

Кого проверяют

Если в организации больше 500 работников, ее проверяют ежегодно, остальных – минимум один раз в три года (п. 3 приложения № 1 к Методическим рекомендациям от 11.07.2017, далее – Методические рекомендации). Шансы попасть в план увеличиваются у тех, кто не сдает информацию, направляет ее не в полном объеме или не в срок.

Если в компании нет военнообязанных и призывников, вести воинский учет не нужно. При этом представители военкомата могут проверить, не уклоняетесь ли вы от военно-учетной работы. Чтобы подтвердить свою добросовестность, предъявите список сотрудников с датами рождения и специальностями по диплому.

Что проверяют

Показатели, по которым военкомат проверяет компании, есть в приложении 1 к Методическим рекомендациям. Используйте их для самопроверки. Можете уточнить в военкомате перечень документов, необходимых для вашей организации. Вы получите не только подробную консультацию, но и образцы, поэтому приходите в военкомат с флешкой.

В первую очередь военком проверит, есть ли металлические шкафы для хранения документов и специально оборудованное помещение для военно-учетного стола. На практике, если в организации мало военнообязанных, военкомы не требуют выделять отдельное помещение.

 Из документов по организации воинского учета необходимы: приказ об ответственных за ведение воинского учета (образец ниже) и план работы по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе, согласованный с военкоматом (п. 39 Методических рекомендаций). Кроме того, нужно представить документы, которые подтверждают, что выполняете пункты плана. Также попросят предъявить актуальную учетную карточку организации по форме № 18 (приложение к письму Минкультуры от 21.10.2015 № 344-01-39-ВА).

Каждый раздел храните в отдельном скоросшивателе. Если военнообязанных в компании мало, представители военкомата не посчитают нарушением, если всю картотеку хранят в одном скоросшивателе. Главное – отделять карточки одного раздела от другого специальными разделителями для скоросшивателей. Кроме того, военкомы проверят, ведете ли вы журнал учета личных карточек.

В личных карточках проверят правильность и полноту заполнения раздела II – «Сведения о воинском учете». Важно, чтобы в документах был актуальный номер военно-учетной специальности (далее – ВУС). Если обнаружат, что номер ВУС устарел, обяжут кадровика направить работника в военкомат либо принести военный билет сотрудника, чтобы внести исправления. При сомнениях в правильном ведении личной карточки работники военкомата могут запросить военный билет или иной документ воинского учета. Если забираете у работника билет, оставьте ему расписку, а себе – корешок от нее (приложение 14 к Методическим рекомендациям).

Работодатель обязан проводить сверку сведений о воинском учете в личных карточках со сведениями в документах воинского учета работника и информацией в документах воинского учета военных комиссариатов. Эти сведения должны совпадать. В разделе II личной карточки должна быть дата последней сверки с военкоматом. Ее указывают простым карандашом (п. 7 приложения 7 к Методическим рекомендациям). Сверку с военкоматом обычно проводят один раз в год.

Во всех организациях проверят журнал повесток. Его нужно оформить, даже если в компанию ни разу не приходили повестки (п. 18 приложения к Приложению 1 к Методическим рекомендациям). Если журнала нет, представители военкомата заподозрят, что обязанность обеспечивать явку в военкомат в компании не выполняют.

Что сообщать в военкомат

Сообщать в военкомат в двухнедельный срок нужно о приеме и увольнении работника, изменении его семейного положения и др. (п. 29 Методических рекомендаций). Подтвердить, что выполнили обязанность, можно двумя способами: если отправили сообщение нарочным – своим экземпляром с отметкой военкомата о получении, при отправке почтой – описью вложения в ценное письмо.

При приеме на работу нового сотрудника кадровик проверяет документы воинского учета на полноту сведений и правильное оформление. Если обнаружите отклонения, сообщите работнику о его обязанности их исправить, а военкомату – о том, что выявили нарушения. Воздействовать на нарушителя – задача военкомата, а не работодателя. Нельзя отказывать работнику в приеме на работу или отстранять от работы из-за нарушения правил воинского учета. Военкомат, в свою очередь, не вправе наказывать работодателя в этой ситуации за бездействие.

Если при приеме работника обнаружите, что в паспорте или военном билете нет штампов о постановке на воинский учет по месту жительства, возьмите у работника расписку, что сообщили ему о необходимости исправить нарушение. Вложите расписку в личную карточку. Эту информацию продублируйте в сведениях о приеме работников, направляемых в военкомат.

Сообщайте в военкомат об изменениях в жизни работника. Военкомы проверят актуальность информации о месте жительства военнообязанного, состоянии его здоровья, семейном положении, количестве детей и их возрасте, занимаемой должности.

Когда работник меняет место жительства или временного пребывания, он обязан встать на воинский учет по новому адресу. Напомните сотруднику об этом. Можете вручить уведомление под подпись. Типовой формы такого документа нет, ее разрабатывают самостоятельно. Подтвердить, что вручили уведомление работнику, можно двумя способами. Первый – подшить в дело второй экземпляр уведомления с подписью работника о его получении. Второй – просить сотрудника расписаться в журнале выдачи-получения уведомлений.

Особый учет

Если организация состоит на специальном учете и ведет бронирование граждан, подготовьте Перечень должностей и профессий, по которым бронируют пребывающих в запасе. Кроме того, военкомы проверят список граждан, которых зачисляют на специальный учет (п. 20 Приложения к Приложению 1 к Методическим рекомендациям).

Военнообязанными могут быть не только мужчины, но и женщины. Женщин ставят на воинский учет, если они получили образование по военно-учетным специальностям. Это медицинские работники, картографы, связисты и т. д. Полный перечень есть в Приложении 2 к Методическим рекомендациям.

Дистанционные работники подлежат воинскому учету, как и работающие на территории работодателя. Воинскую обязанность лиц с двойным гражданством нормативные акты не оговаривают. На них распространяются общие требования, если иное не закрепили в международных договорах (п. 12 Методических рекомендаций).

Информируйте военнообязанных, что они должны соблюдать правила воинского учета, в том числе с помощью информационных стендов. Если военнообязанных немного, достаточно, чтобы работник написал в разделе II личной карточки «Со статьей 10 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ „О воинской обязанности и военной службе“ ознакомлен» и поставил подпись.

Кого и как накажут

Результаты проверки военком сообщает организации и отражает в журнале проверок, который хранится в военкомате и в организации (п. 8 Приложения 1 к Методическим рекомендациям). В журнал учета проверок юридического лица информацию о проверках военкомата не вносят.

Отвечает за ведение воинского учета всегда руководитель организации. Размеры штрафов небольшие – от 300 до 1000 руб. (ст. 21.1–21.4 КоАП). К ним прибегают редко, обычно выносят представление об устранении нарушений.

Если не исполните в срок предписание, должностное лицо оштрафуют на сумму от 1000 до 2000 руб. или дисквалифицируют на срок до трех лет, компанию накажут суммой от 10 000 до 20 000 руб. (ч. 1 ст. 19.5 КоАП). При этом оплата штрафа не освобождает от обязанности выполнить предписание.