Безналичные расчеты в командировке: как подтвердить расходы?

Министерство финансов в письме от 21.05.2021 г. № 03-03-07/38967 дало рекомендации работодателям, как учитывать расходы, если расчеты были безналичными.

Командировка: что оплачивают работнику?

Работнику, которого организация направляет в командировку, выдаются суточные. Кроме того, ему оплачивается аренда жилья, проезд туда и обратно, а также компенсируются другие мелкие затраты, к примеру, оплата за услуги почты, консульский сбор и т.д.

Все расходы, которые организация планирует учесть, должны быть подтверждены документально. После возвращения из командировки сотрудник должен подать своему работодателю авансовый отчет, в котором приводятся данные об потраченных в командировке суммах. Этот документ необходимо составить не позже чем через три дня после возвращения из поездки.

К нему необходимо приложить документы, подтверждающие затраты и оформленные в соответствии с законодательством. Это, например, билеты, счета за аренду жилья, квитанция, выданная после оплаты постельных принадлежностей в поезде и т.д. Если работник израсходовал не все выданные ему деньги, он обязан вернуть их в кассу организации.

Банковская карта в командировке

Если работник рассчитывался в командировке банковской картой, для подтверждения расходов используется слип. Это чек, который подтверждает операции по карте. Слип также является одним из документов, который можно использовать для подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли, подчеркивает Министерство финансов в своем письме.

Кроме слипа есть и другие документы на бумажном носителе, которые могут использоваться для подтверждения расходов с использованием банковской карты. Это квитанция, выдаваемая электронным терминалом, и кассовый чек. Нужно, чтобы в чеке были указаны допреквизиты, позволяющие идентифицировать именно расходы, связанные с командировкой.