Архивирование бухгалтерских документов в действующих компаниях и при их ликвидации: в чем главные отличия
26.03.2025 распечатать
Архивирование бухгалтерских документов — жизненно важный процесс в
деятельности любой организации, независимо от ее статуса: действующей
или находящейся в процессе ликвидации. И в первом, и во втором случаях
хранение документации требует системного подхода, ведь только так можно
обеспечить удобство работы с нужной финансовой информацией и
соответствие законодательным нормам РФ.
Зачем архивировать бухгалтерские документы действующей компании
Независимо от формы собственности организации, в бухгалтерии обязательно будут такие документы, как счета на оплату, счета фактуры, накладные, бухгалтерские справки и пр. Со временем их придется архивировать, а целей у такого мероприятия несколько:
- навести порядок в бумагах;
- систематизировать их;
- освободить место для новых документов;
- собрать всю документацию в одном месте перед налоговой проверкой.
Еще одна актуальная задача, которая может преследоваться при подготовке бухгалтерских документов к передаче в архив, — составление описи с определением сроков хранения документов. В результате сотрудники будут знать что надо хранить а что можно уничтожить.
Для получения удаленного доступа к документам, желательно провести сканирование бумажных документов. Электронные документы и хранятся дольше, и расходы на содержание такого архива заметно ниже.
Причины и особенности архивирования документации ликвидируемых компаний
Если организация прекращает свое существование, это не значит, что от всех документов можно избавиться в один день. Есть перечень бухгалтерской документации, которая внимательно изучается ликвидационной комиссией или арбитражным управляющим: договоры с контрагентами, бухгалтерская и статистическая отчетность, первичные финансовые документы. На государственное хранение в обязательном порядке передаются расчетно- платежные ведомости или лицевые счета — хранить их нужно 50 лет а в отдельных случаях 75 лет.
Особенности архивирования документов при ликвидации компании заключаются в следующем:
- обязательная подготовка детальной описи для передачи бумаг по акту ликвидатору либо арбитражному управляющему;
- Формируется отдельная группа документов , которые обязательно передаются на государственное хранение;
- о том, какие дела можно сразу уничтожить, определяет экспертная комиссия, а сама утилизация производится только после составления соответствующего акта.
Что общего при архивировании документов в действующей и ликвидируемой компаниях
И в первом, и во втором случаях невозможно подготовить и передать в архив документы, не проверив их наличие. И, если чего-то не окажется, придется восстановить.
Второй общий момент — правильное оформление дел. Профессиональный подход к архивированию, позволит избежать проблем и каких-либо вопросов в будущем.
Компания Архивный Эксперт — профессионал в области архивной деятельности, оказывает комплексные услуги по архивированию и сканированию документов с 2012 года. Узнать о действующих ценах, скидках и специальных предложениях от компании можно по телефону: 8 (495) 226-16-67, на сайте: archivexpert.ru или отправив запрос на info@archivexpert.ru
Реклама ООО «Архивный Эксперт» ИНН 7714862869
erid: 2VtzquY7HEx
Подписка на новости и полезные материалы
В статье использованы фото с сайта freepik.com или shutterstock.com