Архивирование бухгалтерских документов в действующих компаниях и при их ликвидации: в чем главные отличия

Зачем архивировать бухгалтерские документы действующей компании

Независимо от формы собственности организации, в бухгалтерии обязательно будут такие документы, как счета на оплату, счета фактуры, накладные, бухгалтерские справки и пр. Со временем их придется архивировать, а целей у такого мероприятия несколько:

• навести порядок в бумагах;
• систематизировать их;
• освободить место для новых документов;
• собрать всю документацию в одном месте перед налоговой проверкой.

Еще одна актуальная задача, которая может преследоваться при подготовке бухгалтерских документов к передаче в архив, — составление описи с определением сроков хранения документов. В результате сотрудники будут знать что надо хранить а что можно уничтожить.

Для получения удаленного доступа к документам, желательно провести сканирование бумажных документов. Электронные документы и хранятся дольше, и расходы на содержание такого архива заметно ниже.

Причины и особенности архивирования документации ликвидируемых компаний

Если организация прекращает свое существование, это не значит, что от всех документов можно избавиться в один день. Есть перечень бухгалтерской документации, которая внимательно изучается ликвидационной комиссией или арбитражным управляющим: договоры с контрагентами, бухгалтерская и статистическая отчетность, первичные финансовые документы. На государственное хранение в обязательном порядке передаются расчетно- платежные ведомости или лицевые счета — хранить их нужно 50 лет а в отдельных случаях 75 лет.

Особенности архивирования документов при ликвидации компании заключаются в следующем:

• обязательная подготовка детальной описи для передачи бумаг по акту ликвидатору либо арбитражному управляющему;
• Формируется отдельная группа документов , которые обязательно передаются на государственное хранение;
• о том, какие дела можно сразу уничтожить, определяет экспертная комиссия, а сама утилизация производится только после составления соответствующего акта.

Что общего при архивировании документов в действующей и ликвидируемой компаниях

И в первом, и во втором случаях невозможно подготовить и передать в архив документы, не проверив их наличие. И, если чего-то не окажется, придется восстановить.

Второй общий момент — правильное оформление дел. Профессиональный подход к архивированию, позволит избежать проблем и каких-либо вопросов в будущем.

Компания Архивный Эксперт — профессионал в области архивной деятельности, оказывает комплексные услуги по архивированию и сканированию документов с 2012 года. Узнать о действующих ценах, скидках и специальных предложениях от компании можно по телефону: 8 (495) 226-16-67, на сайте: archivexpert.ru или отправив запрос на info@archivexpert.ru

Реклама ООО «Архивный Эксперт» ИНН 7714862869

erid: 2VtzquY7HEx