6 изменений в оформлении путевых листов в сентября 2023 года

Все расходы, которые учтены при расчете налоговой базы по прибыли должны подтверждены первичными документами (ст. 252 НК РФ), на основании которых делается вывод об их экономической целесообразности.

Документы, подтверждающие расходы, должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ, с учетом правил ст. 9 Закона «О бухучете». Если сделка проходит с участием иностранного партнера в качестве подтверждающих документов могут быть представлены документы, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве. В том числе применимы такие: таможенная декларация, приказ о командировке, проездные документы, отчеты о выполненной работе в соответствии с договором.

В бухучете расходы на ГСМ относят к расходам по обычным видам деятельности и учитываются в составе «Материальных затрат» по п. 7, 8 ПБУ 10/99 «Расходы организации». Способ учета расходов на ГСМ – это один из обязательных пунктов  учетной политики компании, где указывается, будет ли компания нормировать эти расходы. Нормы списания могут быть разработаны самостоятельно или взяты из распоряжения Минтранса от 14.03.08 № АМ-23-р. Если нормы расходов по ГСМ руководство компании утверждать не планирует, ГСМ можно списывать по фактическим затратам (письмо Минфина от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875).

В налоговой базе по прибыли расходы на содержание и обслуживание служебного транспорта любого вида (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта) учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп.11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Путевой лист: дополнения 2023 года

Документ, на основании которого бухгалтер списывает расходы на ГСМ и которые подтверждает расходы на приобретение топлива, служит путевой лист.

Порядок оформления этого документа утвержден приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390 «Об утверждении состава сведений, указанных в части 3 статьи 6 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».

Порядок оформления путевых листов изменился с марта 2023 года. Путевые листы разрешили вести в электронном формате и добавили в них несколько важных реквизитов.

6 изменений в оформлении путевых листов с 1 сентября 2023 г

С сентября 2023 года нужно учитывать шесть изменений в оформлении путевых листов (Приказ Министерства транспорта РФ №159 от 05.05.2023).

1. Если путевой лист оформляет гражданин, не имеющий статус ИП, но получивший право на перевозку пассажиров и багажа легковым такси в путевом листе он должен указать: фамилию, имя, отчество, адрес регистрации по месту жительства, номер телефона и ИНН.
2. Показания одонометра нужно вносить в путевой лист:
   • при выпуске автомобиля на линию;
   • при возвращении автомобиля с последнего рейса или при выполнении последнего заказа;
   • при приеме-сдаче автомобиля следующему водителю по окончании смены предыдущего водителя, если оформлено нескольких путевых листов на бумаге на один автомобиль.
3. Сведения о водителе (водителях) должны включать:
   • фамилию, имя, отчество (при наличии);
   • серию, номер и дату выдачи водительского удостоверения;
   • страховой номер индивидуального лицевого счета;
   • дату (число, месяц, год), время (часы, минуты),
     
   • результат проведения предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медицинского осмотра (если обязательность проведения послерейсового, послесменного медицинского осмотра предусмотрена законодательством Российской Федерации).
4. Количество путевых листов можно отрегулировать самостоятельно:
   • Оформлять один путевой листа на один рейс, если длительность рейса превышает рабочий день (смену) водителя (водителей);
   • Оформлять несколько путевых листов на бумаге на один автомобиль отдельно для каждого водителя;
   • Оформлять один путевой лист на несколько рейсов, если в течение рабочего дня (смены) водитель совершает несколько рейсов;
   • Вносить изменения в сведения о водителе (водителях), о марках, моделях прицепов (полуприцепов) и их регистрационных номерах, при формировании электронного путевого листа.
5. Если проводится дистанционный медосмотр, в путевой лист вносится: дата, время и результат проведения предсменного, предрейсового медосмотра, отметки медработника, проводившего осмотр, с указанием его ФИО, наименования медорганизации и собственноручной подписью на бумаге либо УКЭП в электронном путевом листе. Результатами медосмотров являются медицинские заключения.
6. В электронных путевых листах дата и время выпуска автомобиля на линию, дата, время и результат проведения предрейсового или предсменного техконтроля, показания одометра должны быть заверены УКЭП ответственного за выпуск автомобиля.