Командировочные расходы - на карту с документальным подтверждением

Письмо Министерства финансов РФ №03-03-06/1/65253 от 06.10.2017

01.01.2018  

Минфин России ответил на вопрос о документальном подтверждении командировочных расходов, оплаченных платежной картой.

Направление работника в командировку

Под служебной командировкой понимается поездка работника, состоящего в трудовых отношениях с работодателем, на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы по распоряжению работодателя (ст. 166 ТК РФ). Особенности направления работников в служебные командировки установлены в Положении, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение № 749).

Работнику, направленному в командировку, выдается денежный аванс на оплату расходов на проезд и наем жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (п. 10 Положения № 749). Выдать такой аванс можно:

  • наличными из кассы;

  • на выданную сотруднику на время командировки корпоративную банковскую карту (п. 1.5 Положения Банка России от 24.12.2004 № 266‑П, далее - Положение № 266-П);

  • с использованием «зарплатной» банковской карты работника (письмо Минфина России от 21.07.2017 № 09-01-07/46781, письмо от 10.09.2013 Минфина России № 02-03-10/37209, Казначейства РФ № 42-7.4-05/5.2-554).

Налогообложение командировочных расходов

Расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, если они (п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ):

  • экономически обоснованы;

  • произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода;

  • подтверждены правильно оформленными документами. Ведь в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки работник обязан представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах с приложением документов, подтверждающих расходы (п. 26 Положения № 749, п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Например - по форме № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.

Расходы, оплаченные наличными, подтверждаются кассовыми чеками, бланками строгой отчетности (БСО), товарными чеками, накладными, счетами-фактурами, договорами о найме жилого помещения и др.

Если же работник во время командировки оплачивал расходы банковской картой, то подтверждением факта расчета могут быть (п. 3.1 Положения № 266-П):

  • слип (чек, подтверждающий проведение операций по банковской карте);

  • квитанция электронного терминала;

  • другие аналогичные документы, свидетельствующие о факте совершения операции.

Бухгалтерский учет «карточного» аванса

В бухгалтерском учете зачисление денег на карту, выданную сотруднику для оплаты командировочных расходов, отражают на счете 55 «Специальные счета в банках».

Карточный счет может быть рублевым или валютным. Поэтому к счету 55 должны быть открыты соответствующие субсчета - «Специальный карточный счет в валюте» и «Специальный карточный счет в рублях».

Выдачу аванса при использовании банковской карты отражают по мере того, как сотрудник будет снимать с нее деньги.

Пример. Учет командировочных расходов

Организация  перевела со своего расчетного счета на карточный счет 60 000 рублей. С помощью карты  работник, направленный в командировку по России,  оплатил расходы на проживание в гостинице в сумме 10 000 рублей.

Бухгалтер сделал следующие записи:

ДЕБЕТ 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях» КРЕДИТ 51
– 60 000 руб. – перечислены деньги на корпоративный банковский счет;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях»
– 10 000 руб. – выдан аванс на оплату командировочных расходов;

ДЕБЕТ (26, 44, 08 …) КРЕДИТ 71
– 10 000 руб. – отражены командировочные расходы (на основании авансового отчета и БСО).

Поделиться


Электронная версия журнала
«НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА»

Самое популярное издание бухгалтерских нормативных документов с комментариями к ним от экспертов и разработчиков.

Подписаться

Комментарии (0)


    Оставить комментарий


    Введите код с картинки:

    CAPTCHA