Что делать, если утрачены бухгалтерские документы?

07.11.2012

При утрате первичных документов, бухгалтеру нужно немедленно заняться их восстановлением. Если это произошло по причине форс-мажорных обстоятельств, можно получить отсрочку при истребовании их налоговой. В остальных случаях руководителю придется нести ответственность: заплатить штраф.

Утрата документов

В случае утраты первичных учетных бумаг руководитель организации, в соответствии с пунктом 6.8 Положения о документообороте в бухгалтерском учете, обязан создать комиссию по расследованию. По результатам работы составляется акт с обязательным перечнем всех утраченных документов и указанием причин пропажи.

Если же назначенные для расследования сотрудники приходят к выводу, что бумаги были потеряны в результате форс-мажорных обстоятельств, например в результате пожара, аварии и других серьезных происшествий, то необходимо запастись доказательством того, что данное событие имело место быть. Например, справкой, выданной органами внутренних дел или Федеральным государственным пожарным надзором.

Наличие сведений, подтверждающих возникновение форс-мажорных обстоятельств, позволит фирме получить отсрочку представления утраченных материалов при их истребовании контролирующими органами (пп. 1 п. 1 ст. 31 и п. 3 ст. 93 НК РФ, а также п. 1 ч. 1 ст. 29 и ч. 6 ст. 37 Федерального закона от 24.07.2009 г. № 212-ФЗ).

Стоит также напомнить, что в случае обстоятельств непреодолимой силы (пожар, потоп и т.п.) фирма обязана провести инвентаризацию.

Имейте в виду: если документация исчезла в результате форс-мажора, то плательщика нельзя привлечь к ответственности за непредставление бумаг по требованию ревизора. Однако фирма обязана подтвердить факт происшествия не зависящих от нее причин.

Тем не менее в подобной ситуации принимать меры по восстановлению пропажи все-таки нужно. Более того, факты, свидетельствующие о конкретных действиях по восстановлению утраченных бумаг, могут стать веским аргументом в спорных ситуациях с контролирующими органами.

Стоит обратить особое внимание на то, что чиновники в своих письменных разъяснениях настаивают на необходимости восстанавливать утраченные документы. Такая позиция нашла свое отражение, например, в Письме Минфина от 11.08.2011 года № 03-02-07/1-288.

Восстановление бухгалтерских документов

Правила восстановления утраченных бумаг законодательством не установлены. В связи с этим ошибки и неточности в оформлении таких сведений будут трактоваться в пользу налогоплательщика. Постановление ФАС Московского округа по делу от 9 февраля 2009 года № КА-А40/80-09 содержит аналогичные выводы.

Отмечу, что в случае утраты первичных учетных документов без уважительных причин, восстановить их просто необходимо. Иначе, при проведении ревизий у инспектора не будет ни оснований, ни возможностей для того, чтобы убедиться в правильности расчетов по налогам и освободить компанию от ответственности за непредставление утраченных документов.

В случае утраты первичных учетных бумаг руководитель организации, в соответствии с пунктом 6.8 Положения о документообороте в бухгалтерском учете, обязан создать комиссию по расследованию.

Если же организация не сможет подтвердить обоснованность расходов в целях налогообложения прибыли, правомерность применения вычетов по НДС, а также доказать правильность расчетов иных платежей, то у контролеров, на основании подпункта 7 пункта 1 статьи 31 НК РФ, будет полное право исчислить суммы налогов расчетным путем.

Оспорить действия инспектора в такой ситуации будет сложно, так как суды при рассмотрении подобных дел часто встают на сторону налоговиков. Позиция арбитров заключается в том, что если компания утратила первичные учетные документы, то подтвердить достоверность расходов и заявленных вычетов не представляется возможным, поэтому контролеры вправе определить сумму ее налоговых обязательств самостоятельно.

Ответственность за непредставление

В случае непредоставления при проверке первичных документов, утраченных без уважительной причины, организацию могут привлечь к ответственности по статье 126 НК РФ, и наложить штраф в размере 200 рублей за каждую бумагу.

За отсутствие «первички» фирма может быть оштрафована на 10 000 рублей по статье 120 НК РФ. Если аналогичные действия совершались не в одном налоговом периоде, то сумма возрастет до 30 000 рублей.

Необходимо отметить, что за утрату документов должностные лица организации могут быть привлечены и к уголовной ответственности по статье 199 УК РФ. Это происходит в том случае, когда непредставление документов привело к неуплате налога в крупном или особо крупном размере.

Замечу, что уголовная ответственность наступает, только если в суде будет доказано, что уничтожение финансовой информации совершено умышленно с целью уклонения от уплаты взносов. Таким образом, чтобы минимизировать налоговые риски при утрате учетных сведений до истечения срока их хранения, организация должна документы восстановить. 

Дмитрий Менжинский, эксперт журнала "Расчет"

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное

Комментарии (1)

  1. Чернякова Рохат Хасеновна
    25.11.2014Ответить

    Здравствуйте,Может я и не по адресу,посоветуйте куда обратиться.С 1983-1988г.работала в С-Петербурге на заводе ,,Красный треугольник"ООО ГСК,,Красный треугольник"образованный в 1998г.,не является правоприемником производственного объединения ,,Красный треугольник,существовавшего в 80-х годах и соответственно не может.В Госуд.центр.архиве то же нет моих документов,что делать?

    Здравствуйте,Может я и не по адресу,посоветуйте куда обратиться.С 1983-1988г.работала в С-Петербурге на заводе ,,Красный треугольник"ООО ГСК,,Красный треугольник"образованный в 1998г.,не является правоприемником производственного объединения ,,Красный треугольник,существовавшего в 80-х годах и соответственно не может.В Госуд.центр.архиве то же нет моих документов,что делать?
    Вам нужно авторизоваться, чтобы голосовать0Вам нужно авторизоваться, чтобы голосовать0



Оставить комментарий


Введите код с картинки:

CAPTCHA