Как новому бухгалтеру подготовить отчет и восстановить учет

Рассмотрим на примере.

Новобранцеву Ирину Петровну пригласили на должность главного бухгалтера в производственную организацию «Сократ». Условия сотрудничества предполагают работу по совместительству. Прежний главбух работал удаленно и учет велся лишь время от времени. Новому главбуху пришлось частично восстановить учет, чтобы сдать годовую отчетность, но этого недостаточно для того, чтобы вести правильно учет за I квартал.

Комплекс задач

Для начала стоит обозначить тот минимум задач, которые стоят перед специалистом учета. Итак, главбуху требуется:

• восстановить за год в бухгалтерской базе счета 40,10,20,43, 60, 62;
• восстановить учет за I квартал и отчитаться за этот период;
• восстановить кадровый учет и кассу;
• наладить документооборот в компании;
• провести сверки с ИФНС и фондами;
• наладить текущий учет во II квартале года.

Поскольку годовой отчет уже сдан, бухгалтеру необходимо обратиться к остаткам на 1 января 2012 года.

Манипуляции с данными об имуществе

Первым делом новому главбуху следует провести анализ счетов 10 «Материалы» и 43 «Готовая пролукция» и восстановить аналитику.

Единственный правильный шаг в данной ситуации – провести инвентаризацию материалов на складе. Если бухгалтер проведет операции по приходу и списанию материалов, к моменту проведения инвентаризации в бухгалтерском учете по счету 10 будут отражены следующие данные:

Общий остаток с аналитикой «Материалы» – совпадает с данными по бухгалтерскому балансу в тыс. руб.;

Остатки с аналитикой по видам материалов, приобретенные и частично списанные;

«Красные» сальдо по видам материалов – то, что списывалось, но не приобреталось в этом периоде или приобреталось в недостаточном количестве.

Главный бухгалтер вместе с начальником производства должны переписать все материалы, имеющиеся на складе. Затем эту информацию надо проанализировать, восстановив тем самым количественный учет.

Допустим, по результатам бухгалтерского учета на складе материала артикула «А» числится «минус» 2 шт., а фактически на складе материала артикула «А» – 5 шт. Это означает, что на складе было 7 шт. Возможно, возникнут сложности с определением стоимости материала. Тогда придется обратиться к документам предыдущего года, чтобы определить закупочную стоимость.

Закончив обработку данных, бухгалтер получит точные сведения об остатках на и сможет ввести их в компьютерную базу, расшифровывая аналитику «Материалы» (проводка Д 10 артикул «А» Кр 10).

Аналогичная процедура делается по счету 43 «Готовая продукция».

В том случае, если сальдо, введенные на основании данных бухгалтерского баланса по счетам 10 и 43 (а также счета 01), будут расходиться с тем, что получилось по результатам инвентаризации, придется пойти на маленькую хитрость – оформить результаты инвентаризации в порядке, установленном Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приказ Минфина от 13 июня 1995 г. № 49), и оприходовать излишки или недостачу. Напомним основные аспекты данной процедуры.

Нюансы инвентаризации

До начала инвентаризации составляется приказ руководителя организации о ее проведении и создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Она должна состоять из представителей администрации, работников бухгалтерской службы, других специалистов.

Сведения о фактическом наличии имущества записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, которые, в свою очередь, составляются не менее чем в двух экземплярах. Для оформления инвентаризации следует применять унифицированные формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Госкомстатом России. Приказ составляют по форме № ИНВ-22 и регистрируют в журнале (форма № ИНВ-23), в котором контролируется исполнение приказов о проведении инвентаризации. Описи заполняют от руки или на компьютере. Наименования объектов приводятся согласно номенклатуре, а количество – в единицах измерения, принятых в учете. Имущество подсчитывают в присутствии материально ответственных лиц.

Результаты инвентаризации рассматриваются и анализируются на заседании инвентаризационной комиссии. Она должна установить причины выявленных недостач и излишков имущества, а также предложить способы устранения обнаруженных расхождений фактического наличия ценностей и данных бухучета. Результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете и отчетности того месяца, в котором она была завершена.

Данные о результатах проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в специальной ведомости по форме № ИНВ-26. Выявленные излишки основных средств и материально-производственных запасов в бухгалтерском учете приходуются по рыночной стоимости (без НДС) на дату проведения инвентаризации, и сумма отражается в составе прочих доходов (по дебету счета 01,10,41,43,50 с кредита счета 91 «Прочие доходы и расходы»). Износ выявленных при инвентаризации неучтенных объектов основных средств определяется по действительному техническому состоянию объектов с указанием сведений об оценке и износе в соответствующих актах. Согласно пункту 20 статьи 250 НК РФ в налоговом учете доход в виде стоимости излишков ОС, материально-производственных запасов и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации, признается внереализационным доходом. Его величина рассчитывается исходя из рыночной стоимости выявленных излишков без учета НДС и акцизов.

Ревизия партнерских отношений

Далее восстанавливаем сальдо по счетам 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Перечень контрагентов нужно уточнить у работников компании. В небольшой организации будет не много контрагентов, поэтому работу нельзя назвать слишком сложной. В идеале желательно провести с контрагентами сверку, заполнив с каждым акт сверки расчетов .

Таким образом, мы получаем сальдо на 1 января и, имея уже введенные обороты, легко выйдем на сальдо по каждому контрагенту.

Формальная «оправа» для персонала

Следующая задача бухгалтера И.П. Новобранцевой – восстановить кадровый учет. Примерный перечень документов по кадровому учету для предприятий малого бизнеса с небольшой численностью работников (как правило, до 50–70 человек) следующий:

• штатное расписание;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• должностные инструкции на каждого работника;
• приказы по личному составу;
• приказы о поощрениях, командировках, отпусках;
• приказы по основной деятельности предприятия;
• личная карточка на каждого работника;
• трудовой договор на каждого работника;
• график отпусков;
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. 

Специалисту учета необходимо восстановить те кадровые документы, которых недостает в компании «Сократ».

Бумажный оборот

Требуется систематизировать в целом документооборот бухгалтерских документов, следить за их перемещением (движением) согласно графику, осуществлять контроль за исполнением, оперативное и последующее хранение в архиве в течение установленных сроков.

Как показывает практика, графику документооборота уделяется недостаточно внимания. Главная его цель – упорядочить движение документов и обеспечить своевременное получение бухгалтерской службой «первички», ее учет и хранение. Следовательно, прежде всего в графике должны быть установлены сроки движения документов по основным этапам: создание (передача), проверка (обработка), хранение. График лучше оформить распоряжением руководителя как приложение к приказу об учетной политике. С ним следует ознакомить под расписку всех должностных лиц, ответственных за составление и представление тех или иных документов в установленные сроки.

Зона ответственности

Важно понимать, что восстановление прошлых периодов необходимо бухгалтеру для корректного ведения учета в текущем периоде. В то же время ответственность он де-юре несет с момента вступления в должность, поэтому запускать «свою» непосредственную деятельность никак нельзя. Параллельно подготовке отчетности за I квартал должна осуществляться текущая работа по II кварталу согласно утвержденному документообороту. Бухгалтер обязан обеспечить своевременный ввод первичных документов на поставку, реализацию, обработку кассовых и банковских документов и т. д. В этом случае удастся ускорить процесс выравнивания учета в компании и в идеале войти в колею уже ко второму полугодию.

Елена Дегтерева, руководителя департамента бухгалтерского учета