Бухгалтерия на страже  имущества

Бухгалтерия на страже имущества

09.10.2009

Бич торговой фирмы – хищение активов. К сожалению, отражаются такие неправомерные мани- пуляции с имуществом не только на кармане владельца фирмы. Расхлебывать последствия все- возможных недостач и утрат приходится специалистам учета. Правильно выстроенный документо- оборот и регламентированные процедуры контроля позволяют свести проблемы к минимуму.


Возвращаем статус «всезнайки» 

Труд бухгалтера всегда был ценен. Если вспомнить советскую эпоху, слово «бухгалтер» произносилось с почтением, ведь эта должность влиятельная и ответственная. Бухгалтер был всегда в курсе всех дел предприятия. Сейчас же действительность претерпела некоторые изменения: ответственность за бухгалтером сохраняется, а вот его информированность о протекающих внутри предприятия процессах часто оставляет желать лучшего. На то есть масса объективных и субъективных причин: перегруженность бухгалтерии, обилие рутинной работы, несоблюдение планового распорядка работы сотрудников, неблагоприятные условия труда, нехватка времени, отсутствие на предприятии внутренних инструкций и положений, регулирующих вопросы учета, и т. д. У бухгалтера часто нет ни времени, ни сил вникнуть в то, что происходит за пределами отдела. А вокруг могут быть скрытые хищения как в мелком, так и в крупном размере, причем часто они совершаются сотрудниками предприятия. Результатом таких деяний зачастую становятся серьезные проблемы в хозяйственной деятельности и в учете компании. А это, как известно, уже вотчина бухгалтерии, за которую специалисты учета несут ответственность.
Попробуем разобраться, как работники бухгалтерских служб предприятий торговли могут выявить или предупредить хозяйственные и финансовые нарушения в работе некоторых подразделений фирмы.

Изобретения махинаторов 
 
Замечено, что размер хищений зависит от масштаба деятельности предприятия и уровня контроля на нем, поэтому имеет смысл рассмотреть наиболее распространенные виды хищения в зависимости от типа торговой организации. Выделим условно следующие группы:
– небольшие магазины и павильоны, которые есть на каждой улице, в каждом дворе;
– супер- и мегамаркеты;
– оптовые торговые предприятия.
Для небольших магазинов и павильонов на практике характерны следующие виды хищений и нарушений:
1) возврат в оборот списанной продукции либо списание одного и того же товара несколько раз. Яркий жизненный пример, когда из списанного лома печенья продавец собственноручно изготавливает пирожное «картошка» и продает его по сертификатам поставщика кондитерских изделий, предусмотрительно заказав у него перед этим пару таких же пирожных. Размер нарушения в данном случае сложно спрогнозировать, так как он не всегда может быть равен сумме списанного печенья и других затраченных продуктов;
2) аферы со сроком хранения продуктов питания. На некоторых, с виду вполне пригодных к употреблению, но с истекшим сроком хранения продуктах (как то: пиво, соки, снеки и пр.) «перебивают» даты конечного срока реализации. Данное нарушение носит массовый характер и часто производится под прикрытием руководства магазина, а ведь реализация и нахождение в обороте товаров с истекшим сроком годности запрещена. Данное нарушение может грозить штрафом, который варьируется от 4 тыс. рублей – для предпринимателя, и от 40 тыс. рублей – для юридических лиц; кроме того, возможно привлечение к уголовной ответственности за реализацию продукции, небезопасной для жизни и здоровья человека;
3) скрытое производство. Соление свежемороженой сельди и приготовление кур гриль – это уже классика жанра. Руководству магазина выручка сдается за минусом производственного «приработка»;
4) продажа самостоятельно приобретенного по оптовым ценам товара под видом товара магазина. В таком случае наблюдается снижение объемов выручки и товарооборота;
5) прямое воровство наличности из кассы. Хищение можно определить по результатам инвентаризации либо путем сопоставления отчетов по кассе за аналогичные периоды деятельности предприятия;
6) манипуляции с контрольно-кассовыми чеками. Это целая группа ухищрений торгового персонала, которому доверено кассовое обслуживание. Смысл растраты может заключаться в уменьшении итоговой суммы по чеку, в выносе через кассу более дорогого товара и т. д.; 
7) хищения товара персоналом под видом выноса мусора или возврата некачественной продукции поставщику и пр. В данном случае размер ущерба определяется уже по результатам инвентаризации;
8) прочие виды хищений и нарушений.
Необходимо отметить, что о большей части приведенных нарушений руководство магазинов знает и при этом закрывает глаза на действия сотрудников, ведь прямой ущерб от первых трех видов хищений опреде- лить достаточно сложно, да и сумма будет небольшой. А вот конкретно 4–7 виды нарушений беспокоят менеджмент торговой компании гораздо больше, ведь суммы потерь могут быть немалыми, и зарплаты продавца (или другого материально ответственного лица) может не хватить для их покрытия.
Как бухгалтерии воспрепятствовать перечисленным нарушениям, а следовательно, минимизировать финансовые риски предприятия? Ответ кроется в методологии учета – разберемся, на какие нюансы бухгалтеру следует обратить внимание. 
 
Регламентируем процесс ликвидации 
 
Необходимо обеспечить утилизацию (использование товаров вторично после определенной переработки) испорченной продукции на договорных условиях, возможно, с поставщиком этого товара. В случае если утилизация невозможна в силу определенных обстоя тельств, испорченный товар нужно уничтожить (ст. 3 Закона от 2 января 2000 г. № 29-ФЗ «О качестве и безопасности пищевых продуктов») и списать. Причем ликвидируется некачественная продукция в присутствии специально созданной комиссии с составлением акта на списание. Продукция должна быть уничтожена, а не просто выброшена в ближайший мусорный контейнер. Порядок списания испорченных товаров должен быть прописан в учетной политике предприятия, а правила их уничтожения – во внутренних положениях или стандартах предприятия, касающихся учета материально-производственных запасов. 
 
Формализуем «маршрут» продукции 
 
Учет движения товаров целесообразно вести не только в суммовом выражении, но и с детализацией по наименованиям товара. Это хлопотно, но при наличии должной технической поддержки позволяет свести на нет скрытое производство и продажу самостоятельно приобретенного товара. Ведь бухгалтер, отвечающий за движение товарно-материальных ценностей, сможет увидеть поступление и расходование, а также документальный остаток конкретного товара, и сверить его фактическое наличие при инвентаризации. При поступлении товаров в магазин информация об их наименовании, количестве, цене приобретения и других свойствах заносится в базу данных при помощи сканирующего устройства. При реализации сведения о товаре тоже считываются, в результате чего на контрольно-кассовом чеке пробиваются наименование, количество, цена и стоимость проданного по розничным ценам товара. Метод учета товаров должен быть отражен в учетной политике предприятия. 
 
Организуем кассовую оборону 
 
Для снижения вероятности хищения денежных средств из кассы под различными предлогами подавляющее число магазинов прибегают к назначению скидки за расчеты по кредитным карточкам, а не наличными денежными средствами. Кроме того, действенным бывает способ «неожиданной» инкассации денежных средств из операционной кассы магазина (осуществля-ют сотрудники бухгалтерской службы), когда торговый персонал точно не знает графика инкассации. Супермаркетам и мегамаркетам данные проблемы очень близки. Основная часть хищений ввиду хорошей технической оснащенности крупных магазинов приходится на манипуляции с контрольно-кассовыми чеками и хищения при перемещении товара на территории магазина и складских площадей. К сожалению, действия персонала с чеками практически невозможно отследить силами бухгалтерской службы; в данном случае должны прини- маться организационные меры, например такие как:
– проведение контрольных закупок и возвратов;
– повышение технической оснащенности кассовой зоны;
– наложение запрета на ввод вручную каких-либо параметров товара при реализации;
– и другие.
Приведенные способы борьбы за сохранность денежных средств относятся не к методологии ведения бухгалтерского учета, а к «тактике выживания», но на работе бухгалтерии они отразятся. 
 
«Проколы» в оптовых цепочках 

 Приведем основные варианты хищений, характерные для предприятий оптовой торговли, реализующих товары через торговых представителей или агентов:
– манипуляции с возвратом некачественного товара. Хищение выражается в том, что покупатель передает неликвидную продукцию непосредственно либо торговому агенту, либо перевозчику с целью возврата или обмена, которая на склад поставщика фактически не поступает. Бухгалтерия же, в конечном счете, все равно будет вынуждена оформить возврат товара от покупателя, так как тот, в свою очередь, может предъявить накладную на возврат с подписями агента или перевозчика. Последние же могут оказаться уже уволенными или «дело о возврате» запутается в бесконечном документообороте предприятия. Также возможен вариант неоднократного списания возвращенного некачественного товара;
– хищение денежных средств при инкассировании выручки от покупателя. С этим нарушением сталкивалось едва ли не каждое предприятие, реализующее продукцию через торговых представителей. Смысл хищения заключается в том, что агент, получив наличными оплату за продукцию от покупателя, не довозит ее до поставщика, объясняя ситуацию банальным отсутствием денег у покупателя. Известны случаи, когда размер совокупного хищения выручки одним торговым представителем с нескольких покупателей составлял 280 тыс. рублей и более;
– манипуляции со скидками; На практике оптовые торговые предприятия часто объявляют распродажи, сезонные скидки или скидки за объем. Под этой эгидой торговый представитель может оформить у поставщика документы на определенный объем товара на подставного покупателя и, фальсифицировав документы, развезти полученную продукцию по уже более завышенным ценам покупателям. В кармане торгового представителя остается «приработок», а ожидаемого от снижения цен увеличения объема продаж у поставщика не происходит;
– «подчистки» актов сверки перед увольнением торгового представителя. Эти действия выражаются не в виде буквального исправления документов, а в виде приведения фактических расчетов к тем, какие выдал бухгалтер в акте сверки. К сожалению, как показывает практика, бухгалтерия часто ввиду определенных причин ошибается и разносит, например, выручку не на того покупателя. Тогда на определенную отчетную дату в акте сверки по данному контрагенту возникает сумма, меньшая, чем он фактически должен. Вот эту-то сумму торговый представитель и может положить себе в карман при увольнении. Конечно, обман рано или поздно будет выявлен, но сотрудник уже будет уволен.
– заключение договора поставки торговым представителем с подставным лицом. Как правило, такой тип хищения характерен для предприятий со слабой системой внутренней безопасности. Смысл нарушения заключается в том, что данному подставному покупателю отвозится крупная партия товара, и поставщик впоследствии может забыть как о товаре, так и о торговом представителе. Что может предпринять бухгалтерия для минимизации обозначенных рисков? 
 
Рецепты безопасности 
 
Процедура возврата некачественного товара поставщикам должна быть регламентирована внутренними положениями (инструкциями). Обязательно следует осветить следующие нюансы возврата:
– кто инициирует возврат;
– кто оформляет документы на возврат;
– кто принимает участие в загрузке возвращаемого товара;
– комплектность документов (что включает, чьи визы должны быть на документах);
– как происходит передача документов на возвращенный товар.
Бухгалтерский учет возвратов должен быть прописан в учетной политике. Итак, необходимо внутренними документами предприятия регламентировать порядок возврата (обмена) товаров. Например, для предприятия, работающего с торговыми представителями, может быть составлена инструкция, в которой надлежит прописать шаги или последовательность действий при осуществлении возврата. Чтобы снизить вероятность хищения торговым представителем выручки, предприятие, во-первых, может заинтересовать покупателя дополнительной скидкой за осуществление безналичных расчетов; во-вторых, упорядочить обращение доверенностей (это также можно регламентировать внутренними документами). Правила, которых следует придерживаться при выдаче торговому представителю доверенности на право получения денежных средств, перечислены вверху страницы. Манипуляции со скидками и «подчистки» перед увольнением характерны прежде всего для предприятий, ведущих учет с применением «серых» схем, когда часть операций в учете проводится, а часть не проводится. Ведение бухгалтерского учета в соответствии с действующим законодательством и частые сверки с клиентами позволяют минимизировать многие риски хищений.Защититься от заключений договоров с подставными лицами можно только путем организационных меропри- ятий. Во-первых, должна быть разработана и регламентирована процедура заключения договора. Положение должно регламентировать порядок подготовки, согласования, заключения и исполнения договоров. Особое внимание при разработке процедуры заключения договоров следует уделить следующим аспектам:
– кто инициирует;
– кто визирует;
– какие документы представляет покупатель (копии устава, свидетельства о государственной регистрации юридического лица в налоговом органе, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе в качестве налогоплательщика, копии документов, удостоверяющих полномочия лица, подписывающего договор со стороны контрагента, приказ о назначении руководителя, документ, определяющий полномочия посредника, паспортные данные лиц, действующих по доверенности, лицензия на лицензируемые виды деятельности).
Во-вторых, сам договор и потенциальный покупатель должны быть проверены службой внутренней безопасности предприятия. Бухгалтер же не должен выписывать документы на отгрузку продукции при отсутствии надлежащим образом оформленного договора.
Свой рассказ закончу следующим случаем. На практике была такая ситуация, когда продавцы являлись материально ответственными лицами и делили всю недостачу между собой; а технический персонал в лице уборщицы выносил регулярно в коробках с мусором различную продукцию бесплатно. Конечно же, здесь допущена ошибка: материальная ответственность должна быть коллективной, но даже при этом условии факт несправедливости налицо. Поэтому сотрудникам бухгалтерии нужно внимательно относиться к сигна- лам персонала и проводить (сторонними силами или силами внутренней службы безопасности) расследования по факту повторяющихся нарушений.

Елена Галюк, журнал "Расчет"

Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное