Должностная инструкция как гарантия успеха

Должностная инструкция как гарантия успеха

03.05.2007

Многие руководители компаний пренебрегают таким важным документом, как должностная инструкция, предпочитая рассказывать сотрудникам об их обязанностях на словах. В то же время мало кто задумывается, что эта бумага – один из важнейших рабочих документов, наличие которого может предостеречь компанию от многих неприятностей.

В современном мире является нормой, когда у каждого сотрудника фирмы на руках есть должностная инструкция. Однако процент руководителей, которые пренебрегают этим незамысловатым правилом, все еще высок. Такое отношение к составлению рабочих установок для сотрудников объяснимо – зачем нужны лишние бюрократические проволочки. Думая так, руководители невольно лишают себя одного из самых важных инструментов общения с работниками. Ведь ценность этой бумаги заключается не в ее наличии, а в том, что там написано.

Дамоклов меч

Форма должностной инструкции зародилась в Советском Cоюзе. В те времена наличие этой бумаги у всех работников предприятий было правилом, которое нельзя было нарушать. Их составлением занимались специальные отделы при заводах и организациях. Времена изменились, и этот документ потерял ту актуальность, которую имел в застойные времена. И теперь формы инструкций передают из рук в руки или скачивают из Интернета. Так что же было утрачено с течением времени?

Для начала обратимся к «Толковому словарю». Слово «инструкция» трактуется здесь следующим образом: свод указаний, правил, устанавливающих порядок и способ выполнения или осуществления чего-либо. Сравнивая это определение со стандартной должностной инструкцией бухгалтера, можно сделать вывод, что в рабочем документе финансистов содержатся лишь размытые формулировки без конкретных указаний. Кроме того, в этом документе больше внимание уделено не тому, что должен выполнять работник на своем посту, а ответственности, предусмотренной в случае невыполнения этих самых обязанностей. И получается, что инструкция – это не помощь и обучение, а средство привлечения работника к ответственности.

Четко и ясно

Каждую инструкцию, должен помнить, что этот документ призван помочь новичку профессионально выполнять свою работу. У этой бумаги нет никакой иной задачи. Поэтому избегайте размытых формулировок – все должно быть четко и понятно.

Оказать помощь в составлении такого документа может технология написания должностных инструкций, разработанная классиком американского менеджмента Лафайетом Роном Хаббардом. По его теории рабочий документ будет состоять из следующих пунктов:

  1. Предназначение должности.
  2. Еe относительное положение на оргсхеме.
  3. Описание должности (обычно выполняется тем, кто занимал ее ранее).
  4. Контрольный лист для изучения всех инструкций.
  5. Полная подборка материалов в соответствии с контрольным листом плюс любые руководства по использованию оборудования.
  6. Экземпляр оргсхемы структурного подразделения организации, к которому относится должность.
  7. Продукт должности.
  8. Статистические показатели (показатели эффективности) должности.

Рассмотрим подробнее некоторые из этих пунктов.

Предназначение должности

Опишите, в чем заключается замысел данной должности в организации. Для чего она нужна, как она помогает компании достигать своих целей. Это важно, чтобы сотрудник понимал, где и для чего он работает. Психологи утверждают, что наличие этого пункта в должностной инструкции имеет еще и терапевтический эффект. К примеру, вновь пришедший бухгалтер будет чувствовать свою значимость, если руководитель объяснит ему, что его основной задачей является сохранять порядок в бухгалтерии. То есть вы признаете важность наличия человека на этом месте и таким образом поднимаете уровень ответственности персонала за происходящее в компании, а также создаете команду. Это своего рода мотивация.

Положение на оргсхеме

Обязательно укажите, кому подчиняется данная должность в организации, кто является непосредственным начальником вновь пришедшего работника. Наличие этого пункта само по себе застрахует вас от ситуации, когда подчиненный будет выполнять просьбы и приказы от сотрудников смежных подразделений. Проясните с новичком, что вы его руководитель и единственное от кого он может получать приказы и распоряжения – это вы или ваш заместитель. Бывают случаи, когда молодой сотрудник ставит под угрозу работу всего отдела, выполняя не те поручения, которые должен был. Когда такое случается, пеняйте только на себя – вы не объяснили ему, кто ему дает распоряжения и с кем он координирует свои планы.

Описание должности

Этот пункт обычно составляется тем, кто занимал данную должность до прихода нового человека. Если до этого там никого не было, то вы сами описываете то, что хотите получать от новичка. К примеру, можно учесть следующие моменты: как поступать сотруднику в чрезвычайных ситуациях, что он должен делать ежедневно. При желании укажите, куда ставить папки с документами, чтобы другим легче было их найти. Возможно, ваш прежний бухгалтер 2 раза в неделю звонил в банк и узнавал о поступлении денежных средств на расчетный счет и знал, кто может его проинформировать быстро и в какое время. Если эти данные будут упущены, то это может обернуться компании какими-нибудь неприятностями.

Контрольный лист

Изучение должностных материалов должно проводиться в соответствии с так называемым контрольным листом. Этот документ представляет собой список всех технологических материалов, которые требуется изучить для понимания и успешной работы на данном посту, в порядке их изучения – от простого к сложному. В контрольный лист также включены все необходимые практические задания, упражнения, тренировки и стажировки, необходимые для освоения указанных в инструкциях действий.

Евгений Гольдфайн, главный бухгалтер ОАО «КАМАЗА», получивший в Кремле свидетельство «Предприятие высокой организации бухгалтерского учета», уже несколько лет использует форму контрольного листа при обучении сотрудников. В этой бумаге перечислен список материалов, с которыми каждому бухгалтеру нужно ознакомиться, и список вопросов на понимание ключевых моментов в этих материалах. В конце контрольного листа написано: «После выполнения всех заданий, Вам необходимо подойти к Главному Бухгалтеру ОАО «КАМАЗ» для окончательной аттестации. При себе иметь письменные ответы».

Продукт должности

Это результат деятельности. Другими словами – то, за что вы будете платить сотруднику заработную плату. Например: у секретаря продуктом будет документ, напечатанный без ошибок, помарок и предоставленный в срок.

Если в ваших должностных инструкциях до сих пор нет указаний на определение продукта, то скорее всего большинство ваших сотрудников так и не назовут, что они делают целый день. Некоторые полагают, что им платят за их восьмичасовое присутствие. Другие – за должность и ответственность, которая на них «лежит». А кто-то думает, что получает оклад за печатание на компьютере, за обзвон клиентов и так далее. То есть речь идет не о результате работы, а о действиях. Только маленький процент работников ориентирован на результат. Чтобы повысить процент таких людей, дайте определение продукта этой должности: что ожидается от человека на этом посту, чего он должен добиваться. Например, для бухгалтера, который контролирует всю материальную часть организации, таким продуктом может быть: «Поддающиеся учету, сохраненные и обладающие ценностью материальные активы, которые остаются полезными и не утрачивают своей стоимости для любой перепродажи». Потренируйтесь формулировать продукт для имеющихся в бухгалтерии должностей.

Статистические показатели

Этот пункт включает в себя производственные показатели определяемые еженедельно, ежемесячно, ежеквартально и т.д. Для примера возьмем менеджера по продажам. У него будет одна главная статистика: «Доход от завершенных сделок». Но здесь могут быть подводные камни. Если вы продаете крупные объекты, цикл продажи растягивается в лучшем случае на пару месяцев, а оплата рассчитывается ежемесячно, как оценить такую работу? Выходом из этой ситуации будет ведение информационных статистик. Для менеджера по продажам они будут такими:

а) количество звонков, писем клиентам;
б) количество новых подключенных клиентов (актуально для тех, кто ищет новые рынки сбыта);
в) объем проданных единиц товара и т. д.

Для бухгалтерии главной статистикой будет «Скорректированный валовой доход», информационные статистики:

а) оплаченные счета;
б) объем резервного фонда (накопительная);
в) средства, собранные с должников.

Каждая компания согласно своей сфере деятельности может разработать свои варианты главных и информационных статистик, что является одним из основных инструментов административного менеджмента. Клерк может измерять свою статистику ежедневно, руководитель подразделения будет ориентироваться по еженедельным изменениям показателей.

Топ-менеджеры будут руководствоваться ежемесячными и ежеквартальными статистиками организации.

Шаг к успеху

Наличие грамотно составленной должностной инструкции не является гарантией того, что сотрудники сразу начнут ей следовать. Поэтому, после того как инструкции будут готовы, пригласите своих работников и расскажите им про нововведение. Пусть каждый из них ознакомится со своим рабочим документом. Раздайте эти бумаги всем работникам, а спустя какое-то время проведите с каждым своеобразный экзамен – так вы сможете проверить, кто ознакомился с вашим трудом, а кто нет. В любом случае вы уже стоите на пути к взаимопониманию с вашим персоналом.

Татьяна ТИЩЕНКО

За предоставленные материалы редакция благодарит Институт Хаббарда по Управлению

Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное