Автоматизация «международной» отчетности

Составлять отчетность по международным стандартам нужно с помощью программных продуктов. Такой вывод следует из Концептуальных основ подготовки и представления финансовой отчетности (Framework for the Preparation and Presentation of Financial Statements). Согласно им, затраты на получение финансовой информации не должны превышать выгоды от ее использования (принцип «Соотношение между выгодами и затратами» («balance between benefit and cost»)). Таким образом, единственный способ соответствовать стандартам – применять автоматизацию бизнес-процессов при подготовке международной отчетности.

Многие компании публикуют отчетность на своих сайтах в сети Интернет. Отчетность в большинстве случаев готовят в сжатые сроки. Однако финансовому отделу нужно также успеть разместить отчеты на сайте фирмы. На это также следует выделить определенное время.

Особо остро вопрос автоматизации составления отчетности по МСФО стоит на предприятиях с высокой диверсификацией бизнеса и разветвленной филиальной сетью. Как правило, это предприятия добывающей отрасли, финансово-промышленные группы и крупные банки.

Автоматизация процесса составления отчетности позволяет достигнуть следующих результатов:

• сократить непроизводительный труд сотрудников бухгалтерии;
• минимизировать количество ошибок в отчетности из-за человеческого фактора;
• повысить оперативность, достоверность и непротиворечивость данных;
• экономить время финансового контролера или другого сотрудника, ответственного за составление отчетности по МСФО;
• использовать стройную и прозрачную систему отчетности для управления предприятием.

Главное – сформулировать задачу

Итак, руководство предприятия приняло окончательное решение внедрить новую систему автоматизации отчетности по МСФО либо кардинально изменить старую.

Отчетность по международным стандартам можно получить двумя способами – ведя параллельный учет или с помощью трансформации данных РСБУ.

Первый метод предполагает, что все хозяйственные операции отражают в учете как по правилам РСБУ, так и согласно МСФО. Фирма одновременно ведет две главные книги по каждому стандарту.

Второй способ состоит из набора процедур, с помощью которых устраняется разница между данными российского учета и принципами, которые содержатся в МСФО. Трансформировать можно как предварительно подготовленную отчетность по российским правилам, так и первичные данные учета. Причем последний вариант обеспечивает наибольшую точность и наименьшие затраты.

Следует осознавать, что ни один программный комплекс не может сам по себе обеспечить автоматический ввод проводок согласно МСФО, GAAP или какому-либо другому стандарту отчетности. Он лишь может помочь в данном процессе. Обычно система поддерживает наборы взаимосвязанных таблиц и параметров, которые необходимо заполнить и настроить в соответствии с конкретными требованиями предприятия. В некоторых системах могут существовать типовые планы счетов с базовой конфигурацией. Тем не менее окончательная адаптация к конкретному предприятию в любом случае входит в обязанности группы, которая будет внедрять систему.

Прежде чем принимать решение о способе автоматизации «международной» отчетности и делать окончательный выбор программного продукта, необходимо четко сформулировать требования к системе автоматизации. Для начала нужно определить параметры, которые имеет каждая отдельно взятая фирма:

• цель составления отчетности по МСФО: нужен только конечный результат – формирование финансовых итогов, – или планируется вести полноценный учет по международным стандартам с использованием периодических данных;
• насколько диверсифицирован бизнес;
• какой способ автоматизации используется в настоящий момент или организация только планирует внедрение автоматизированной системы;
• состояние и качество обслуживания компьютерных сетей в организации;
• требуемый уровень детализации отчетности;
• необходимая частота предоставления отчетов;
• временные рамки, отведенные на данный проект.

Затем уже можно более детально подойти к выбору программного продукта, анализируя и сопоставляя указанные выше параметры.

Три пути, куда пойти?

В настоящее время доступно большое количество различных приложений по автоматизации отчетности согласно требованиям МСФО. Среди них такие, как: SAP R/3; Microsoft Navision; Microsoft Axapta; Oracle; JD Edwards; Scala; BAAN IV; 1C 8.0 и др.

Предприятиям со средним ежегодным оборотом, со стабильным, налаженным бухгалтерским учетом, невысокой диверсификацией бизнеса, возможно с наличием небольшой филиальной сети подойдет следующий вариант:

1 В относительно простых системах может использоваться единая база данных для учета по российским и международным стандартам. В этом случае в системе фактически функционирует только российский план счетов. Счета МСФО отражают как коды аналитического учета или реализуют в виде субсчетов. Каждую операцию отражают на «российских» счетах, но при этом учет ведут в нескольких валютах. В идеальном случае должна быть предусмотрена возможность отражения операций в рублях, во второй валюте отчетности (чаще всего в долларах США) и в фактической валюте сделки. Впоследствии отчетность по МСФО можно получить из системы с помощью генератора отчетов. Такой способ автоматизации возможен даже на базе типовых бухгалтерских программ не самой последней версии. Сроки реализации проекта – от двух недель до шести месяцев. Его стоимость может составить от 300 000 рублей и выше.

Это наиболее дешевое решение. Однако оно может оказаться неадекватным и достаточно трудно реализуемым на практике. Ведь при относительно простой структуре и настройках система должна выполнять достаточно сложные отчеты. Эту функцию непросто реализовать, еще сложнее поддерживать. Кроме того, необходимо уделить особое внимание корректировкам в соответствии с требованиями МСФО.

Предприятиям с большим ежегодным оборотом, развитой филиальной сетью, но невысокой диверсификацией бизнеса наиболее приемлемым может показаться такой способ автоматизации «международной» отчетности:

2 В системах средней сложности, например в SunSystems, первоначально операции вводят в единую базу данных только по российским стандартам. В конце отчетного периода производят трансформацию, т. е. автоматический пересчет сумм операций по соответствующим обменным курсам валют. Затем полученную информацию переносят в базу данных по МСФО. Операции, характерные исключительно для российского учета, в базу МСФО не переносят. А операции, свойственные исключительно учету по международным стандартам, вводят в виде корректирующих проводок. Сроки реализации проекта составляют от одного месяца, а его стоимость – от 100 000 до 300 000 дол- ларов.

Эта альтернатива более жизнеспособна. Один из ее основных недостатков заключается в том, что информацию, подготовленную по МСФО, можно получить только в конце периода и после корректировки. Процесс трансформации может осуществляться автоматически. Ответственность за его проведение и корректировки может нести один человек, хорошо знакомый с правилами ведения учета по МСФО. Преимуществом этого подхода является то, что рядовым сотрудникам бухгалтерии, осуществляющим ежедневный учет операций, не нужно обладать навыками работы по международным стандартам.

Предприятиям с большим ежегодным оборотом, с высокой диверсификацией бизнеса и сложными бизнес-процессами может подойти следующий вариант:

3 Существуют системы, обеспечивающие поддержку двух и более баз данных, которые можно использовать для параллельного ведения учета в соответствии с несколькими стандартами в различных валютах. Размеры и функциональные возможности систем, работающих по данной схеме, варьируются весьма существенно – от продуктов «1С» до системы SAP R/3. В каждом случае конкретное техническое решение и выполняемые функции различны. Но основной базовый принцип – параллельный ввод данных – остается характерной особенностью данного подхода. Обычно российский план счетов выступает в качестве основного. При этом каждому его счету ставится в соответствие счет из международного плана счетов. При вводе операции в один журнал она попадает и во второй. Сроки реализации проекта – от двух месяцев, а стоимость – от 200 000 до 2 миллионов долларов.

Данное решение позволяет обеспечить в любой момент времени наибольшую детализацию информации для учета по МСФО. Однако использование этого подхода приводит к более сложной структуре планов счетов и предварительно настроенных типовых операций. В отдельных случаях сотрудникам бухгалтерии потребуется хорошее знание различий между российским и международным учетом. Кроме того, данный подход не решает проблему дублирования записи тех операций по МСФО, которые нельзя напрямую трансформировать из операций по российским стандартам (например, при учете основных средств).

Глобальное решение – комплексная программа

Любая компания, которая решила автоматизировать составление отчетности, сталкивается с необходимостью выбора одного программного продукта из широкого ассортимента, представленного на рынке.

В последние годы стали популярны системы ERP-класса (Enterprise Resource Planning), которые были созданы для управления всеми процессами на предприятии через одну систему. Их финансовые модули позволяют вести двойной учет – одновременно по российским и международным стандартам.

Многие организации страдают от затруднений с обменом информацией с отдаленными отделами или филиалами. Часть компаний вынуждена внедрять ERP-системы в соответствии с различными внутренними стандартами (Corporate policies). У кого-то страдают функции контроля. В результате качество информации оставляет желать лучшего. Как следствие, отчетность становится недостоверной. Растут инвестиционные риски, и накапливается другой «негатив». Так, недостаток квалифицированных кадров и плохая восприимчивость персонала к нововведениям заставляет с большой осторожностью подходить к любым изменениям.

Сами по себе переделки автоматизированных систем, или, как сейчас принято говорить, реинжиниринг, – процесс долгий и дорогостоящий. Предприятие уже в процессе выбора должно осознавать, какой риск берет на себя. Во-первых, многие из проектов по глобальному реинжинирингу реализуют очень долго (от одного до двух лет). Во-вторых, есть риск, что в течение этого периода проект так и не будет завершен по разным причинам (смена команды внедренцев, нехватка средств). В-третьих, надо очень четко оценить выгоды, соотнеся вложенные средства с реальной отдачей от системы, а также финансовыми возможностями компании. Для того чтобы снизить риски, нужно начинать с людей. Не случайно в развитой бизнес-среде существует выражение «правильные люди – на правильных местах». А значит, должна быть собрана команда специалистов во главе с грамотным руководителем. В этом случае наиболее высока вероятность, что задача автоматизации будет поставлена максимально четко, а сам процесс внедрения пройдет качественно и в срок.

Опыт успешного внедрения в нашей стране есть, и таких примеров не одна сотня. Поэтому главное – это четко поставить цель и осознать необходимость ее достижения.

Подводя итог, отметим, что рекомендовать использовать продукты ERP-класса только для со-ставления финансовой отчетности нецелесообразно. Ведь внедрение данного ПО связано в первую очередь с реинжинирингом бизнес-процессов. То есть оно предназначено для глобального управления бизнесом. При решении локальной задачи, такой как составление отчетности по МСФО, полученный результат не оправдает затраты на внедрение ERP-продуктов.

Ольга Балашова, заместитель финансового директора ЗАО «Маэрск»