Сократить наличный оборот

17.05.2016 распечатать

Можно перечислять денежные средства, выдаваемые под отчет, на банковские карты сотрудников в целях оплаты командировочных расходов и компенсации документально подтвержденных расходов, если они выданы в рамках «зарплатных» проектов. Письмо Департамента бюджетной методологии Минфина России от 31.03.2016 г. № 02-03-09/18115.

Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт (утв. Банком России от 24.12.2004 № 266-П, далее – Положение), установлен перечень операций, которые юридические лица могут совершать по банковским счетам с использованием банковских карт через уполномоченных физических лиц.
Это, в частности, оплата поставленных товаров, выполненных работ, оказанных услуг, оплата командировочных расходов, а также компенсация сотрудникам документально подтвержденных расходов.
Также, согласно Положению, физическое лицо вправе осуществлять с использованием своей банковской карты операции в валюте Российской Федерации, в отношении которых российским законодательством не установлен запрет (ограничение) на их совершение.

Для учреждений госсектора Приказом Федерального Казначейства от 30.06.2014 № 10н также утверждены Правила обеспечения наличными денежными средствами (далее – Правила). В них установлен порядок выдачи сотрудникам учреждения расчетных (дебетовых) карт для оплаты расходов, связанных с его деятельностью. В частности, при оплате командировочных расходов, необходимо обеспечить такими картами каждого сотрудника организации, направляемого в командировку. А чтобы компенсировать сотрудникам документально подтвержденные расходы – нужно сначала получить наличные деньги с использованием карты организации, а затем выдать их сотруднику из кассы организации.

Учитывая нормы Положения и Правил, исходя из удобства расчетов, а также считая нецелесообразным выдавать карты каждому сотруднику организации, Минфин счел возможным разрешить перечислять деньги для оплаты командировочных расходов и компенсации документально подтвержденных расходов на зарплатные карты работников. Это также частично решает вопрос минимизации наличного денежного обращения в секторе государственного управления.

При этом налогоплательщику во избежание разногласий с контролирующими органами следует в нормативном акте, определяющем учетную политику, предусмотреть порядок расчетов с подотчетными лицами (ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Аналогичные разъяснения Минфин давал и коммерческим организациям (Письмо Минфина от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288).
Для обоснования своей позиции перечислять сотрудникам подотчетные суммы на их личные банковские карты организация должна соблюдать следующие правила:
- в учетной политике компании должен быть закреплен способ перечисления подотчетных сумм на зарплатные карты сотрудникам;
- сотруднику надо написать заявление о перечислении подотчетных сумм на его зарплатную карту с указанием реквизитов;
- бухгалтеру в платежном поручении в реквизите "Назначение платежа" нужно указать, что средства, перечисленные на зарплатную карту работника, являются подотчетными;
- сотрудник должен приложить к авансовому отчету документы, подтверждающее оплату расходов зарплатной картой - чеки электронных терминалов, то есть слипы.

Напомним, Минфин давал разъяснения о том, что слип и выписка из банка, в числе прочих документом являются подтверждением расходов по оплате билетов и (или) услуг гостиницы (Письмо Минфина России от 10.11.2011 № 03-03-07/51).

Служебные командировки регулируются нормами трудового законодательства, поэтому в коллективном договоре или локальном нормативном акте помимо общих правил установленных законом, нужно закрепить способ перечисления подотчетных сумм на зарплатные карты сотрудникам.