Предоставляем копии документов по правилам

В рамках проводимого налогового контроля инспекторы вправе проверить любые документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов. Оформить передаваемый пакет документов лучше по правилам, указанным в письме Минфина России от 29 октября 2015 года № 03-02-РЗ/62336.

Для истребования документов налоговики направляют проверяемому требование о представлении документов (форма утверждена Приказом ФНС России от 08 мая 2015 года № ММВ-7-2/189). Запрошенные документы необходимо предоставить проверяющим в виде заверенных копий в течение 10 дней.
Заверенной копией документа является копия документа, полностью воспроизводящая информацию подлинника документа, на которой проставлены юридически значимые реквизиты.

В письме финансисты разъясняют, как оформить пакет документов.
Заверить можно каждый отдельный лист копии документа или, если в документе несколько страниц, прошить такой документ и заверить его в целом.
При формировании блока документов (сшива) нужно руководствоваться следующим:
     - сшив должен быть не более 150 листов, его необходимо пронумеровать арабскими цифрами, начиная с единицы;
     - все листы в сшиве прошиваются на 2-4 прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются;
     - на оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 40-60 мм на 40-50 мм), закрывающая место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2-2,5 см;
     - бумажную наклейку подписывают заверительной надписью, в которой указывается количество (цифрами и прописью) пронумерованных листов, а также проставляется подпись руководителя или представителя организации с указанием его фамилии,  инициалов, должности, и даты подписания;
     - на заверительную надпись ставится печать организации (при наличии) таким образом, чтобы захватить бумажную наклейку, личную подпись, фамилию, и дату заверения.

При этом необходимо:
     - обеспечить возможность свободного чтения текста, всех дат, виз, резолюций;
     - исключить возможность механического разрушения (расшития) подшивки;
     - обеспечить возможность свободного ксерокопирования каждого листа документа.

На отдельном листе документа (если он не многостраничный) аналогично делается надпись «Подпись» и «Верно», указывается должность лица, которое заверило копию, проставляется его личная подпись, расшифровка подписи, а также дата заверения.

Готовые документы представляются вместе с сопроводительным письмом и описью, чтобы предупредить их повторное истребование.