Нужно ли бухгалтерии сканы документов заменить оригиналами?

На удаленном режиме работы многие компании начали вести учет на основании сканов документов. А принципе, это не запрещено и Минфин допускает использование сканов для проведения операций в бухучете.

О праве компаний использовать использовать сканы документов Минфин РФ высказывался дважды: в письме от 22.04.2020 № 03-01-10/32570 и в письме 13.05.2020 № 03-03-07/38785. Закон «О бухгалтерском учете» и ПБУ 1/2008 не запрещают бухгалтерам вести учет на основании скан-образов первичных документов. Но чиновники подчеркивают, что сканы можно использовать в исключительных случаях.

Каждый скан-документ должен содержать обязательные реквизиты. А, чтобы «узаконить» использование сканов в бухгалтерском учете, нужно оформить приказ за подписью директора, о ведении учета на основании скан-образов документов. Если у компании есть Положение о бухгалтерии, в него тоже нужно внести корректировку об использовании сканов. Еще нужно внести исправления в учетную политику.

Для подтверждения исключительного случая, как пишет Минфин, нужно подобрать какие-либо факты о невозможности оперативно получать оригиналы. Но, в случае с пандемией, это несложно. Документы местных и федеральных властей о введении ограничений – и есть те самые доказательства.

Кроме того, компании могут перейти на электронный документооборот. Закон «О бухгалтерском учете» разрешает составлять документы на бумаге или в электронной форме с ЭЦП.

Но, нельзя забывать, что при проверке или в суде, могут потребоваться бумажные копии документов, заверенные «живыми» печатями и подписями. И налоговики при проверке могут потребовать оригиналы.

Чтобы не создавать себе ненужных проблем, имеет смысл подготовить оригиналы документов.