Нужно ли бухгалтерии сканы документов заменить оригиналами?
17.07.2020 распечататьНа удаленном режиме работы многие компании начали вести учет на основании сканов документов. А принципе, это не запрещено и Минфин допускает использование сканов для проведения операций в бухучете.
О праве компаний использовать использовать сканы документов Минфин РФ высказывался дважды: в письме от 22.04.2020 № 03-01-10/32570 и в письме 13.05.2020 № 03-03-07/38785. Закон «О бухгалтерском учете» и ПБУ 1/2008 не запрещают бухгалтерам вести учет на основании скан-образов первичных документов. Но чиновники подчеркивают, что сканы можно использовать в исключительных случаях.
Каждый скан-документ должен содержать обязательные реквизиты. А, чтобы «узаконить» использование сканов в бухгалтерском учете, нужно оформить приказ за подписью директора, о ведении учета на основании скан-образов документов. Если у компании есть Положение о бухгалтерии, в него тоже нужно внести корректировку об использовании сканов. Еще нужно внести исправления в учетную политику.
Для подтверждения исключительного случая, как пишет Минфин, нужно подобрать какие-либо факты о невозможности оперативно получать оригиналы. Но, в случае с пандемией, это несложно. Документы местных и федеральных властей о введении ограничений – и есть те самые доказательства.
Кроме того, компании могут перейти на электронный документооборот. Закон «О бухгалтерском учете» разрешает составлять документы на бумаге или в электронной форме с ЭЦП.
Но, нельзя забывать, что при проверке или в суде, могут потребоваться бумажные копии документов, заверенные «живыми» печатями и подписями. И налоговики при проверке могут потребовать оригиналы.
Чтобы не создавать себе ненужных проблем, имеет смысл подготовить оригиналы документов.
Ранее по теме:
Мгновенный доступ к бухгалтерским новостям в Telegram-канале Бухгалтерия.ru
Лента новостей
На 18% за три года увеличилось число марок российской одежды
сегодня в 16:56Экономика и общество
До 35 000 рублей должен вырасти МРОТ к 2030 году
сегодня в 16:31Экономика и общество
Разъяснения Минфина о порядке заполнения граф 10 и 10а счета-фактуры
сегодня в 15:57Налоги
Кто из новых регионов должен применять ККТ с 1 июля 2025
сегодня в 15:32Экономика и общество
Одно общее понятие об объекте не характеризует цель его использования в деятельности
сегодня в 15:06Налоги