Какие документы выдают работнику при увольнении в оригиналах, какие - в копиях
Согласно нормам статьи 62 ТК РФ работодатель обязан выдать работнику по его письменному заявлению работника в течение трех рабочих дней документы, связанные с работой. К числу документов, которые прямо названы в трудовом кодексе относятся:
- приказ о приеме на работу,
- приказ о переводах на другую работу,
- приказ об увольнении с работы,
- трудовая книжка;
- справка о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое.
В ТК РФ приведен неполный список. В нем есть пункт – другие документы. Теоретически работник может запросить все, что угодно. Но, это не означает, что директор вправе выдать любой документ, имеющий отношение к работе. На него распространяется законодательство о защите персональных данных. Поэтому документы с информацией о других работниках выдавать запрещено.
Например, график отпусков, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка. Из этих и подобных документов работнику можно выдать только выписку.
Часть документов выдается в оригиналах, часть – в виде в виде копий, заверенных подпись директора и печатью организации.
Какие документы можно не выдавать работнику
Выдавать ли штатное расписание
Штатное расписание содержит информацию о структуре компании, должностях, количестве работников по каждой должности, общей численности персонала, окладах и надбавках.
Работники одной специальности, одинаковой квалификации, на идентичных должностях, с одним и тем же объемом работ, должны иметь одинаковые оклады. Таково требование ТК РФ. Но, если хотя бы одно из вышеназванных условий отличается по одинаковым должностям, зарплаты могут быть разными. О наличии разных окладов для одинаковых должностей директор не обязан информировать каждого работника.
О зарплате коллег работник может узнать только от них самих либо от работников бухгалтерии. Также по разговорам с коллегами работник может сделать вывод о разных должностных обязанностях и уровнях ответственности. Но, он не вправе получить «на руки» штатное расписание, то есть полную раскладку по всем должностям и должностные инструкции других работников.
Больше по теме:
Директор компании имеет полное право не выдавать работнику штатное расписание целиком. Этот документ хоть и имеет прямое отношение к заработной плате, он не относится к числу тех, которые работодатель обязан выдать согласно статье 62 ТК РФ.
Документы с перссведениями
ТК РФ не только разрешает не предоставлять все сведения, запрошенные работником, даже если они имеют отношение к его работе, но и запрещает выдавать документы, которые содержат персональные данные других работников. Если работник запрашивает документ, касающийся всех работников компании, ему нужно выдать только выписку, с информацией, которая касается именно его.
Оргдокументы компании
Одним из документов, который часто запрашивают работники являются Правила внутреннего трудового распорядка. Этот документ регламентирует трудовой распорядок и не содержат персональных данных. Вроде бы ничего не запрещает выдать его работнику «на руки». Тем не менее, этого делать не нужно. Если только директор не считает иначе.
Согласно статье 189 ТК РФ правила внутреннего трудового распорядка - локальный нормативный акт, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя. Задача работодателя ознакомить работника с этим документом под роспись (статья 68 ТК РФ).
Обязанность работодателя выдавать копии своих локальных нормативных актов (Положений, регламентов и т.п.) законодательством не установлена. Кроме того, эти документы могу содержать описание технологии работы, и их «выход» за пределы компании, может навредить бизнесу в целом.
Документы, содержащие коммерческую или служебную тайну выдавать увольняющимся работникам нельзя.
Есть еще одна категория внутренних документов, которые часто запрашивают работники, но руководитель вправе отказать в их выдаче. Это: объяснительные, докладные, протоколы заседаний, служебные записки, заявления, жалобы и так далее. Именно эти документы не связаны напрямую с работой, они предназначены для служебного пользования.
Кадровые документы, которые касаются отдельных подразделений компании, также не входят в число тех, которые работодатель обязан выдан по статье 62 ТК РФ.
Должностные инструкции выдаются работникам после трудоустройства. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст установлено, что работнику при приеме на работу выдается один из двух экземпляров должностной инструкции под «роспись». Должностные инструкции других сотрудников работник требовать не вправе.
Больше по теме:
В перечне документов, которые приведены в статье 62 ТК РФ, нет служебной характеристики. Законодательство обязывает выдавать характеристику, если она требуется работнику для поступления на работу или участия в конкурсе. Учитывая то, что сейчас большинство госструктур при трудоустройстве на работу требуют характеристику – вам ее придется выдать. В этом вопросе суды на стороне работников.
Ранее по этой же теме:
В Определении 9-го кассационного суда общей юрисдикции от 01.02.2024 № 88-608/2024 по делу № 2-1264/2023 судьи указали, что получение работником характеристики является способом реализации и защиты его права на труд.
Работодатель вправе составить характеристику так, как считает нужным, но, указав в ней достоверный сведения.
Если работник попытается обжаловать содержание выданной характеристики через суд, именно работодателю придется доказывать, что информация, указанная в характеристике, соответствует действительности.
В большинстве судебных решений судьи признали право работников на получение:
- выписки из штатного расписания;
- графика отпусков;
- личной карточки (Т-2);
- копии Правил внутреннего трудового распорядка организации;
- копии Положения о премировании сотрудников организации и приказов о премировании за период работы.
Какие документы работодатель обязан выдать работнику, а какие – нет. Таблица.
Документ | Выдается или нет | Когда | Основание | Формат |
Трудовая книжка/ СТД-Р | да | При увольнении и по запросу | Статья 84.1. ТК РФ, ст. 66.1 ТК РФ | Оригинал трудовой на бумаге. Распечатка СТД-Р с подписью и печатью |
Расчетный листок | да | При увольнении и по запросу | Ст.136 ТК РФ | Оригинал |
Заполненный персональными данными сотрудника раздел 3 РСВ | да | При увольнении и по запросу | П. 4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ | Оригинал |
Выписка из ЕФС-1 – подраздел 1.2 Сведения о страховом стаже | да | При увольнении и по запросу | П. 4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ | Заверенная выписка (оригинал) |
Выписка из подраздела 3 формы ЕФС-1 при начислении дополнительных страховых взносах на ОПС | да |
| П. 4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ | Заверенная выписка (оригинал) |
Справка о зарплате (форма 182н) за текущий год и 2 предшествующих | Да, несмотря на то что она отменена с 2023 года | При увольнении и по запросу | П. 3 ст. 230 НК РФ | Оригинал |
Справку о среднем заработке для Центра занятости при обращении за пособием по безработице | да | При увольнении, по запросу |
| Оригинал |
Справку о доходах и суммах налога физического лица (Форма по КНД 1175018) (2-НДФЛ) | да | При увольнении | Ст. 62 ТК РФ | Оригинал |
Записка-расчет по форме № Т-61 со сведениями об использованных и неиспользованных отпусках, а также расчет выплат при увольнении | да | По заявлению | Заверенная выписка (оригинал) | |
Копию формы СПВ-2, если работник уходит на пенсию | По заявлению | Оригинал | ||
Копии приказов о приеме, увольнении, переводах | По запросу | Ст. 84.1 ТК РФ | Оригинал или заверенная копия | |
Коллективный договор | нет | Не содержит персональных данных работника |
| |
Правила внутреннего трудового распорядка | Нет – по ТК РФ. Да – по решению судов. | Ст. 189 и 62 ТК РФ. Судебные решения в пользу работников | Копия | |
Положения об оплате труда и премировании | Нет – по ТК РФ. да – по решению судов. | Ст. 135 и 62 ТК РФ. Судебные решения в пользу работников | Копия | |
Штатное расписание | Нет – по ТК РФ. да – по решению судов. | Ст. 62 ТК РФ. Судебные решения в пользу работников | Заверенная выписка (оригинал) | |
График отпусков | Нет – по ТК РФ. да – по решению судов. |
| Судебные решения в пользу работника | Заверенная выписка (оригинал) |
Должностная инструкция | Да | В течение 3-х дней после приема на работу и по запросу | Ст. 62 ТК РФ | Оригинал (если оригинал утерян работников – копию) |
Докладная или служебная записка | Да, но только в том случае докладная стала основанием для привлечения работника к дисциплинарной ответственности, ее нужно выдать. Все остальные служебки выдавать не нужно. | Документ служебного пользования |
| |
Оригиналы документов, если они были сданы в кадровую службу (например, медицинская книжка) | да | При увольнении | Ст. 62 ТК РФ | Оригиналы |
Характеристика с места работы | Если она требуется работнику для поступления на работу или участия в конкурсе. | Ст. 62 ТК РФ | Оригинал | |
Утраченные документы | нет | Факт утрата должен быть задокументирован |
Подробности:
Можно ли позволить работнику сфотографировать кадровые документы
Имеет ли работник право запросить копию договора после увольнения?
