Как уведомить налоговую о «потере» НДФЛ

Как известно, любая организация по отношению к собственным сотрудникам является налоговым агентом. Долг удержать и перечислить в бюджет налог на доходы физлиц из выплачиваемых зарплат вытекает из того простого факта, что самим работникам рассчитываться по собственному «зарплатному» налогу Кодекс в обязанность не вменяет. За них это должен делать «источник дохода». Причем аналогичная функция у последнего возникает и при оплате физическому лицу оказанных услуг или выполненных работ по гражданско-правовому договору.

«Забыли» удержать? Не беда!

Однако даже самая отрегулированная система порой может дать сбой. Если при выплате дохода физлицу фирма не имела возможности удержать НДФЛ, она обязана сообщить об этом в налоговую инспекцию, указав сумму задолженности налогоплательщика (п. 5 ст. 226 НК). Для этого ей отводится месяц. И тогда организации санкции, предусмотренные статьей 123 Налогового кодекса за невыполнение «агентской» функции, не грозят. Контролерам же сведения, предоставленные фирмой, пригодятся для того, чтобы проследить за поступлением соответствующей суммы налога в бюджет. Строгая форма для подачи такой информации в налоговом законодательстве не предусмотрена. Впрочем, некоторые соображения у ревизоров на эту тему все же имеются.

В стандартных ситуациях, когда НДФЛ из доходов сотрудников удержан строго в соответствии с правилами, работодатель информирует инспекторов о выплаченных суммах и размере самого налога с помощью формы № 2-НДФЛ «Справка о доходах физического лица за 200_ год». Напомним, она утверждена приказом ФНС от 13 октября 2006 года № САЭ-3-04/706@. Примечательно, что в пункте 3 указанного документа его авторы рекомендует использовать эту же самую форму и в случаях, когда налоговому агенту необходимо сообщить в ИФНС о невозможности удержать налог у физлица — работника. Аналогичные рекомендации приведены и в недавнем письме ФНС от 18 сентября 2008 года № 3-5-03/513@.

«Формальный» подход

И все же использовать в рассмотренной ситуации форму № 2-НДФЛ — право фирмы, а не ее обязанность. Налоговый кодекс, как уже было сказано выше, не дает на этот счет каких-либо предписаний, за исключением того, что сведения должны быть поданы в ИФНС в письменном виде. Именно данный фактор является основополагающим при решении вопроса о привлечении налогового агента к ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей. Проще говоря, из статьей 24 и 226 Налогового кодекса следует, что налоговые агенты имеют полное право в течение месяца подавать необходимую инспекторам информацию в произвольной письменной форме. Ни о каком наказании за несоблюдение «агентских» функций в данном случае речь не идет. Впрочем, это вовсе не означает, что о «потерянном» налоге фирма-работодатель может забыть.

Согласно пункту 2 статьи 230 Налогового кодекса налоговый агент обязан ежегодно (не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим) подавать сведения о доходах физических лиц и суммах налогов, начисленных и удержанных в этом налоговом периоде. И вот для этого «годового» отчета альтернативы не предусмотрено — сведения должны подаваться строго по форме № 2-НДФЛ.

По сути получается, что отчитаться за выплаченный доход, налог по которому не был удержан, фирме-работодателю придется дважды: в первый раз — в произвольной письменной форме в течение 30 дней после выплаты такого дохода, и во второй раз — по итогам года в составе сумм зарплат за другие месяцы — с помощью справки № 2-НДФЛ.

М. Ярина, эксперт «Федерального агентства финансовой информации»

Подпишись на рассылку