Личное имущество в служебных целях

Напомним, что статьей 188 Трудового кодекса установлена обязанность фирмы или предпринимателя выплачивать компенсацию за использование работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества. Обязательно возмещение затрат за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих сотруднику. Также должны компенсироваться расходы, связанные с использованием вещей сотрудника. Размер возмещения определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

«Прибыльное» авто

Чаще всего работодателям приходится компенсировать затраты персонала, связанные с использованием личного транспорта для служебных поездок. Данные выплаты фирмы — это не что иное, как расходы на содержание ТС, принимаемые при расчете налога на прибыль (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК). Они относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, и учитываются в пределах норм, установленных постановлением правительства от 8 февраля 2002 года № 92. В частности, для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно они составляют 1200 рублей в месяц. Если объем больше двух литров, то компенсируется 1500 рублей ежемесячно. В отношении мотоциклов предусмотрена выплата в сумме 600 рублей (независимо от мощности).

Но как быть, если работник предоставляет «на благо компании» личный микроавтобус или грузовик? Ведь подпункт 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса не предусматривает расходов на компенсацию при использовании таких видов транспорта. А посему Минфин рекомендует заключить с владельцами автомобилей договоры аренды ТС (с экипажем или без). В таком случае все затраты по данным контрактам можно будет учесть в полном объеме (письмо от 24 апреля 2008 г. № 03-03-06/1/293).

«Социальная» часть

Принципы определения налоговой базы по НДФЛ и ЕСН во многом схожи. Не является в этом смысле исключением и рассматриваемая нами ситуация. Напомним, что данными налогами не облагаются все виды установленных действующим законодательством компенсаций, связанных, в частности, с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 и подп. 2 п. 1 ст. 238 НК). С данным положением Кодекса сложно поспорить. Впрочем, один нюанс все же следует учесть.

Дело в том, что в обоих приведенных пунктах имеется оговорка: в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством. То есть получается, что, превысив установленные лимиты, фирма автоматически должна заплатить ЕСН с сумм превышения и с них же удержать НДФЛ.

Следует сказать — сами нормы нигде не прописаны. Однако до недавних пор представителей Минфина сей факт абсолютно не смущал. В частности, в письме от 1 июня 2007 года № 03-04-06-01/171 они высказывали мысль, что, выполняя функцию налогового агента по НДФЛ, фирма-работодатель должна нормировать суммы возмещения по аналогии с тем, как она это делает, учитывая собственные расходы по налогу на прибыль. Проще говоря, руководствуясь лимитами, установленными для налога на прибыль. Правда, в недавнем письме от 15 октября 2008 года № 03-03-07/24 финансисты свою ошибку все же признали и более не предлагают использование подобных «налоговых параллелей».

Вдобавок к этому существует постановление Президиума ВАС от 30 января 2007 года № 10627/06 по делу № А32-35519/2005-58/731. В нем служители Фемиды указали, что предельные нормы компенсаций, предусмотренные указанным постановлением правительства, установлены для целей налогообложения прибыли и не могут применяться для целей уплаты НДФЛ. А посему выплаты работнику за использование личного транспорта в служебных целях не облагаются «подоходным» налогом. Естественно, размер компенсаций должен быть зафиксирован в договоре между работодателем и сотрудником.

Что касается ЕСН, то здесь все гораздо проще. Превышение «злополучного» норматива также не облагается данным налогом на основании пункта 3 статьи 236 Кодекса. В данном случае выплата «сверхнормативной» компенсации происходит за счет чистой прибыли. А посему и объекта обложения «соцналогом» не возникает.

Иное имущество

Итак, с транспортными средствами более-менее определились. А как дело обстоит с иным имуществом, например с мобильными телефонами и оргтехникой?

Отметим, что перечень прочих расходов фирмы не является исчерпывающим. Следовательно, затраты на компенсацию за использование прочего имущества (кроме легковых ТС и мотоциклов) вполне могут быть учтены при налогообложении прибыли (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК). Обязательное условие для таких действий — экономическая обоснованность и документальное подтверждение затрат фирмы (письмо Минфина от 8 декабря 2006 г. № 03-03-04/4/186).

Также при использовании личного имущества персонала неизбежен вопрос о «зарплатных» налогах. По аналогии с транспортными средствами, денежная компенсация за использование вещей работника освобождается от обложения НДФЛ и ЕСН. Вполне логично, что максимальный размер подобных выплат должен быть зафиксирован во внутренних документах организации. На этом настаивает Минфин в письме от 2 марта 2006 года № 03-05-01-04/43.

А. Березин, эксперт «Федерального агентства финансовой информации»

Подпишись на рассылку