Можно ли использовать такси в служебных целях?
Когда работодатель обязан компенсировать расходы на такси?
Согласно ч. 2 ст. 164 ТК РФ работодатель должен возместить сотруднику затраты на такси, если поездка связана с исполнением трудовых обязанностей и согласована с руководством.
Основные случаи, когда положена компенсация:
- разъездной характер работы работника. К работникам с таким характером работы относятся курьеры, торговые представители, сервисные инженеры и пр.;
- срочные поездки (доставка документов, встреча клиентов);
- отсутствие альтернативного транспорта (ночные смены, удаленные объекты);
- неисправность служебного автомобиля.
Порядок возмещения может быть закреплен в:
- коллективном договоре;
- локальных нормативных актах (например, в Положении о служебных поездках);
- в трудовом договоре (для сотрудников с разъездной работой).
Как оформить возмещение?
Для компенсации расходов работник должен предоставить:
- чек или заказ-наряд, подтверждающий оплату;
- служебную записку с обоснованием поездки.
Если поездки регулярные, условия лучше прописать в трудовом договоре.
Налогообложение
1. НДФЛ.
Компенсация не облагается НДФЛ, если поездка служебная (п. 1 ст. 217 НК РФ), и облагается, если такси используется для поездок дом–работа–дом (Минфин считает это личным расходом).
2. Страховые взносы. Взносы начисляются по тому же принципу. Если поездка связана с работой, но начислять их не нужно. Если же такси оплачивается для ежедневных поездок на работу, то нужно начислить.
3. Налог на прибыль. Учитывается в расходах, если поездка служебная (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Бухгалтерский учет
Компенсация учитывается как обычные расходы, если поездка связана с основной деятельностью (например, доставка товара).
Если поездка не связана с производством (например, посещение налоговой инспекции) то расходы на нее подлежат учету в числе прочих.
Важно также иметь в виду, что нельзя учесть в расходах оплату такси по маршруту дом–работа–дом, если это не предусмотрено трудовым договором или производственной необходимостью.
