Какие налоговые документы нужно хранить дольше 5 лет
Документы налогового учета нужно хранить не менее 5 лет. Это базовое правило, оно хорошо известно всем бухгалтерам. Однако из зоны внимания главбуха часто «выпадает» второе требование: о необходимости обеспечить сохранность документов в течение пяти лет после окончания периода, в котором документ в последний раз использовался для составления отчетности, подтверждения доходов и расходов. В этом случае срок хранения документов выходит за пределы пяти лет.
Детально со сроками хранения налоговых документов разобрались эксперты бератора Практическая энциклопедия бухгалтера. Вот их выводы.
Общий срок хранения документации по налогам
Срок хранения документов по налогам предусмотрен в статье 23 НК РФ. Это – пять лет.
Главное, правильно посчитать этот срок с учетом налоговых периодов по каждому конкретному налогу. Например, для налога на прибыль это год (с 1 января по 31 декабря), а для НДС – квартал.
Как отсчитывать срок хранения документов
Срок хранения документов нужно отсчитывать после окончания периода, в котором документ в последний раз использовался для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения доходов и расходов (см. письмо Минфина от 19 июля 2017 г. № 03-07-11/45829).
Срок хранения документов, подтверждающих убыток
Это все первичные документы за календарный год, по итогам которого фирма получила убыток: накладные, акты выполненных работ, акты оказанных услуг, счета, ведомости, акты приема-передачи, кассовые и товарные чеки и др.
Если убыток не переносят, документы, подтверждающие расходы, нужно хранить 5 лет (письмо Минфина от 28 января 2022 г. № 03-03-06/3/5632).
Если убыток перенесен, документы нужно хранить в течение всего срока, когда вы уменьшаете налоговую базу по налогу на прибыль на сумму убытков, то есть переносите убытки на будущее.
По совокупности двух норм НК РФ (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 и пункт 4 статьи 283) сохранность документов, подтверждающих размер убытков, нужно обеспечить в течение 5 лет после окончания года, в котором в составе расходов признана последняя часть убытка.
Добавим, что ранее суды отмечали, что документы по убыткам нужно хранить даже тогда, когда компания прошла налоговую проверку, в ходе которой убытки были подтверждены.
А недавно по этому поводу высказался Минфин. В письме от 27 декабря 2024 г. № 03-03-06/2/132584 чиновники указали, что хранить документы, подтверждающие налоговые убытки, переносимые на будущее, необходимо вне зависимости от проведенных за периоды получения убытков выездных налоговых проверок.
Срок хранения документов при списании безнадежного долга
Это договоры с контрагентами, письма, платежные документы. Документы для списания безнадежной дебиторской задолженности, хранятся пять лет после того периода, в котором долг контрагента признали безнадежным.
Срок хранения документов, необходимых при списании дебиторки, продлевают, если срок давности по обязательству прерывался и начал течь заново.
Что не влияет на решение о списании долга, читайте в бераторе.
Срок хранения счетов-фактур
Порядок хранения счетов-фактур регулируются Правилами ведения счетов-фактур (утв. постановлением Правительства от 26 декабря 2011 г. № 1137).
Как заполнить счет-фактуру – вся информация в бераторе.
Срок хранения и у бумажных, и у электронных счетов-фактур один – 5 лет. Но нужно понимать, с какого момента этот срок нужно отсчитывать.
Срок хранения счетов-фактур начинает отсчитываться после окончания периода, в котором счет-фактура в последний раз использовался для составления налоговой отчетности.
Например, фирма отгрузила покупателю товар и выставила счет-фактуру от 2 июля 2025 года. Этот счет-фактура отражен в декларации за 3 квартал 2025 года. Отсчет срока хранения счета-фактуры начнется 1 октября 2025 года, составит 5 лет и закончится 30 сентября 2030 года.
Срок хранения счета-фактуры может быть продлен из-за переноса налоговых вычетов по НДС (разрешено пунктом 2 статьи 171 НК РФ, с исключениями). То есть, если вы заявите вычет с переносом, то хранить счет-фактуру придется дольше. При переносе на максимально разрешенный срок хранить счет-фактуру вам придется фактически 8 лет.
Например, для использования в основной деятельности фирма приобрела товар и поставила его на учет в июле 2025 года. Поставщик предъявил счет-фактуру от 2 июля 2025 года. Фирма решила отложить вычет на 1 год. Значит, он будет заявлен только в декларации за 3-й квартал 2026 года. Пятилетний срок хранения начнет течь 1 октября 2026 года и закончится 30 сентября 2031 года.
Читайте в бераторе: Счет-фактура поступил после окончания отчетного квартала
Срок хранения документов, подтверждающих право на НДС-вычет при переносе
Воспользоваться правом на вычет НДС можно в течение трех лет, считая со дня окончания квартала, в котором возникло право на вычет.
В Постановлении ВС РФ от 24 августа 2021 г. № 308-ЭС21-13958 четко сказано: 3 года для получения вычета по НДС отсчитываются с даты принятия товаров на учет. При этом заявить вычет — это значит отразить его в налоговой декларации по НДС.
Срок, при котором право на вычет не будет утеряно, истекает в последний день квартала, на который приходится конец 3-летнего срока. Продлевать его на 25 дней, отведенных на подачу декларации по НДС по итогам квартала, в котором заявлен вычет, нельзя.
Читайте в бераторе:
Какие вычеты нельзя переносить
Например, фирма купила основное средство 10 августа 2022 года, в этом же месяце поставила его на учет. Все условия для вычета были выполнены в 3 квартале 2022 г. Но вычет НДС по этой покупке не заявили. Пробел решили восполнить в 2025 году. 3-летний срок для заявления права на вычет истечет 30 сентября 2025 года, заявить вычет нужно в декларации за 3 квартал 2025 года.
Напомним, переносить вычеты по предоплатам НК РФ запрещает. Как определить крайний срок для переноса вычета
