Какими документами подтвердить представительские расходы?

Какие мероприятия относят к представительским

К представительским расходам относятся расходы на официальный прием или обслуживание представителей других организаций – участников переговоров, которые проводят для установления взаимовыгодного сотрудничества.

К числу этих затрат относят расходы на:

• проведение официального приема, например, завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия для участников переговоров;
• доставку участников мероприятия к месту его проведения и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

При этом конкретный состав расходов на проведение официального приема Налоговым кодексом не установлен (письмо Минфина России от 21.09.2020 № 03-03-07/82582).

Поэтому, организация вправе учесть и другие расходы при условии, что они обоснованы и подтверждены документально.

Например, чиновники не против того, чтобы в качестве представительских, учитывали затраты на приобретение алкогольных напитков для организации приема (письмо Минфина России от 22.01.2019 № 03-03-06/1/3120).

А вот расходы, которые не относятся к деловой встрече, учитывать нельзя. Например, на развлекательные и оздоровительные мероприятия, проживание и отдых, питание участников до и после официального приема (письмо Минфина от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).

Чем подтвердить представительские расходы

Конкретный перечень документов, которые подтверждают расходы на деловую встречу, Налоговым кодексом не установлен. Тем самым организация не ограничена в документах, которые можно использовать для подтверждения правомерности учета своих расходов.

В частности, подтвердить обоснованность можно отчетом о представительских расходах, который должен утвердить руководитель организации.

В отчете о представительских расходах отразите:

• цель представительских мероприятий и результаты их проведения;
• дату и место проведения;
• программу мероприятий;
• состав приглашенной делегации;
• участников принимающей стороны;
• величину расходов на представительские цели.

Все расходы, которые в нем перечислите, надо подтвердить соответствующими первичными документами. Это могут быть счета, чеки, акты, накладные.

Помимо отчета и первичных документов, вам понадобится:

• приказ руководителя фирмы об осуществлении расходов на представительские цели;
• смета представительских расходов.

Если товары на представительские цели куплены подотчетным лицом, то подтверждающие документы надо приложить авансовому отчету об использовании подотчетных сумм.

Подпишись на рассылку