Замена отпуска денежной компенсацией: разъяснения Минтруда

Какую часть отпуска можно заменить компенсацией

Ранее действовавший КЗоТ не позволял предприятиям заменять отпуск денежной компенсацией. Единственное исключение: при увольнении работника фирма должна была выплатить компенсацию за весь не использованный им отпуск.
Новый Трудовой кодекс, действующий с 1 февраля, предоставил работодателям большую свободу. Статья 126 кодекса гласит, что "часть отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией".
Это положение не распространяется на следующие категории сотрудников:

• беременных женщин;
• лиц моложе 18 лет;
• работников, занятых на тяжелых работах или работах с вредными или опасными условиями труда.

Обратите внимание: работодатель не обязан соглашаться на замену отпуска денежной компенсацией.
Несмотря на кажущуюся простоту формулировки 126-й статьи, ее можно понимать по-разному. В письме от 25 апреля 2002 г. № 966-10 Минтруд указал, что в настоящее время среди специалистов распространены два мнения по вопросу определения размера компенсации.
С одной стороны, она может выплачиваться за все неотгулянные дни, в том числе и за прошлые годы, превышающие основной четырехнедельный отпуск. А с другой — речь может идти о выплате компенсации только за часть каждого из неиспользованных отпусков, превышающую 28 дней.
В письме Минтруда сказано, что "впредь, до формирования практики применения Трудового кодекса Российской Федерации, а также судебной практики по данному вопросу, решение этого вопроса возможно по соглашению сторон". Иными словами, предприятие и работник могут самостоятельно выбрать удобный для них вариант трактовки 126-й статьи.

Пример
Предположим, что работник ЗАО "Альфа" не использовал за первый год работы 30 календарных дней отпуска, а за второй — 35 дней. Рассчитаем, сколько дней может быть заменено денежной компенсацией.
Первый вариант (компенсация предоставляется за все неотгулянные дни, превышающие 28 дней).
Общее число неиспользованных дней всех отпусков составляет 65 дней (30 + 35). Поэтому 37 календарных дней (65 — 28) могут быть заменены компенсацией. 28 дней отпуска за второй год работник должен использовать.
Второй вариант (компенсация предоставляется только за часть каждого неиспользованного отпуска, превышающую 28 дней).
Здесь суммируются части каждого неиспользованного отпуска, превышающие 28 дней. За первый год это 2 дня (30 — 28), а за второй — 7 дней (35 — 28). Значит, заменить компенсацией можно только 9 календарных дней (2 + 7).

Расчет суммы компенсации

Сумма компенсации определяется исходя из среднего заработка работника.
В соответствии со статьей 139 Трудового кодекса расчетным периодом для исчисления среднего заработка при оплате отпусков и компенсаций за неиспользованный отпуск являются последние три календарных месяца.
Если он отработан полностью, сумма среднего заработка за расчетный период делится на 3 и на 29,6 (среднемесячное число календарных дней). Полученное значение нужно умножить на число дней, за которые предоставляется компенсация.
Если какой-нибудь месяц расчетного периода сотрудник отработал не полностью, в этом месяце вместо 29,6 календарного дня нужно брать фактическое число календарных дней, приходящихся на отработанное время.

Пример
С.С. Сорокин был принят на работу в ООО "Бета" 1 марта 2000 года. С 1 по 19 декабря 2000 года Сорокин уходил в отпуск на 16 рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели. Они соответствуют 19 календарным дням. После этого он в отпуске не был. Права на дополнительные отпуска у Сорокина нет.
15 июня 2002 года Сорокин написал заявление с просьбой заменить не использованный им отпуск денежной компенсацией. Администрация предприятия согласилась ее выплатить.
Бухгалтер "Бета" рассчитал, что за первый год работы сотрудник не использовал 9 календарных дней отпуска (28 — 19). А за второй и третий годы работы отпуск не использован вообще. Стороны выбрали первый вариант трактовки статьи 126, то есть заменить компенсацией можно 37 дней (9 + 28 + 28 — 28).
Предположим, что заработная плата Сорокина за март, апрель и май 2002 года составила 6000, 6300 и 5400 руб. соответственно. Допустим также, что март и апрель отработаны полностью, а в мае отработан только период с 1-го по 23-е число (так как с 24 по 31 мая сотрудник был болен). На него приходится 20 календарных дней (без учета праздников).
Тогда средний дневной заработок работника составит:
(6000 руб. + 6300 руб. + 5400 руб.) : (29,6 дн. + 29,6 дн. + 20 дн.) = 223,48 руб.
Таким образом, Сорокин должен получить компенсацию в размере:
223,48 руб. x 37 дн. = 8268,76 руб.
С суммы компенсации бухгалтер "Беты" должен удержать налог на доходы физических лиц, а также начислить:

• ЕСН;
• страховые взносы на обязательное пенсионное страхование (предположим, что Сорокин 1975 года рождения);
• страховые взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (допустим, тариф равен 1,2%).

Бухгалтер "Беты" сделал следующие проводки:
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70
— 8268,76 руб. — начислена компенсация за неиспользованный отпуск;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ"
— 1075 руб. (8268,76 руб. x 13%) — удержан НДФЛ;
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 69 субсчет "Расчеты по ЕСН с федеральным бюджетом"
— 2315,25 руб. (8268,76 руб. x 28%) — начислен ЕСН в части, подлежащей перечислению в федеральный бюджет;
ДЕБЕТ 69 субсчет "Расчеты по ЕСН с федеральным бюджетом" КРЕДИТ 69 субсчет "Расчеты по страховой части трудовой пенсии"
— 909,56 руб. (8268,76 руб. x 11%) — начислены страховые взносы на обязательное пенсионное страхование (страховая часть пенсии);
ДЕБЕТ 69 субсчет "Расчеты по ЕСН с федеральным бюджетом" КРЕДИТ 69 субсчет "Расчеты по накопительной части трудовой пенсии"
— 248,06 руб. (8268,76 руб. x 3%) — начислены страховые взносы на обязательное пенсионное страхование (накопительная часть пенсии);
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 69 субсчет "Расчеты по ЕСН с ФСС"
— 330,75 руб. (8268,76 руб. x 4%) — начислен ЕСН в части, подлежащей перечислению в Фонд социального страхования;
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 69 субсчет "Расчеты по ЕСН с ФФОМС"
— 16,54 руб. (8268,76 руб. x 0,2%) — начислен ЕСН в части, подлежащей перечислению в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования;
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 69 субсчет "Расчеты по ЕСН с ТФОМС"
— 281,14 руб. (8268,76 руб. x 3,4%) — начислен ЕСН в части, подлежащей перечислению в территориальный фонд обязательного медицинского страхования;
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 69 субсчет "Расчеты по страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний"
— 99,23 руб. (8268,76 руб. x 1,2%) — начислены страховые взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Статья 255 Налогового кодекса относит компенсации за неиспользованный отпуск в состав расходов на оплату труда, учитываемых для целей налогообложения. Поэтому они уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.

Ольга Сальникова
Материал предоставлен журналом "Расчет"