Зачем «упрощенцу» на УСН «доходы» расходная первичка

На это обратили внимание подписчики группы Бухгалтерия.ру в ВК. У одного из них появился вопрос, как лучше всего оплатить оборудование для фирмы на УСН-6%: нужны ли документы, подтверждающие расходы. Ответов от коллег было много. И, к сожалению, заметно явное халатное отношение к первичке на УСН с объектом «доходы».

Эксперты бератора Практическая энциклопедия бухгалтера составили список практических ситуаций, когда бухгалтеру фирмы на УСН-6% понадобятся первичные расходные документы. А их отсутствие грозит, штрафами и доначислениями.

Документы учета подлежат хранению не менее 5 лет

Начнем с формального, но весомого аргумента.

Закон о бухучете от 06.12.2011 №402-ФЗ (п. 1 ст. 6) обязывает все юридические лица вести бухгалтерский учет. Фирмы, работающие на УСН «доходы» - не исключение. Несмотря на то, что они платят налог с дохода, без учета расходов, они, также как и все остальные, обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую отчетность не менее пяти лет после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 №402-ФЗ). Такой же срок хранения закреплен в пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ для документов налогового учета (но в ряде случаев он может быть и больше).

Если вы не сможете предоставить первичные документы, ИФНС вправе оштрафовать вас за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского отчета по статье 120 НК РФ на сумму в размере 10 000 рублей.

Вести или нет раздел расходов в КУДиР?

Расходы на УСН «Доходы» не влияют на сумму налога, поэтому их можно не учитывать в КУДиР.   Но это не отменяет требования хранить первичные документы для подтверждения расходов, которое установлено п.1 ст. 29 Закона о бухучете от 06.12.2011 №402-ФЗ и пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ.

Документы могут потребоваться при проверке ваших контрагентов

В случае встречной налоговой проверки налоговики вправе затребовать у вас документы по закупке того или иного товара, услуг работ, по той или иной конкретной сделке (ст. 93.1 НК РФ).

Делается это для проверки вашего партнера. Разъяснения на эту тему выходили в письме ФНС № ЗГ-2-2/1090@ от 23.07.2021.

Также первичка потребуетмя для сверки расчетов с контрагентами или предъявления претензий поставщикам по качеству товара.

Отсутствие первичных документов – грубое нарушение, за которое грозит штраф (ст. 120 НК РФ).

Товар, который приобретен без документов, будет считаться безвозмездным доходом

В случае налоговой проверки от вас могут потребовать документы в отношении реализуемых товаров. Если закупка товаров для перепродажи, комплектующих, материалов или оборудования не будет подтверждена документально, все это будет является безвозмездным доходом.

Таким образом, вы просто увеличите свой доход и, соответственно, сам налог.

Кроме того, налоговики вправе затребовать пояснения по поводу реализуемого товара.

Организации и ИП, работающие на УСН с объектом «доходы», не освобождаются от обязанности подтверждать фактически произведенные расходы первичными документами.

Расчеты с персоналом несут риски доначисления налогов

Организации на УСН «доходы» чаще всего являются работодателями, и вправе уменьшить исчисленный налог на:

• страховые взносы за сотрудников;
• страховые взносы ИП за себя вплоть до нуля;
• выплаченные пособия по временной нетрудоспособности за первый три дня больничного;
• торговый сбор.

Соответственно, все эти вышеназванные расходы должны иметь документальное подтверждение.

Как на УСН уменьшить налог на страховые взносы

Также организации на УСН «доходы» могут выдавать своим работникам «деньги под отчет».

Если у бухгалтера не будет первичных расходных документов о том, как и на что именно потрачены подотчетные деньги, все суммы будут «переведены» в доходы работника с доначислением НДФЛ и страховых взносов.

Особые случаи, когда первичка необходима

В определенных случаях «упрощенцы» на УСН «Доход» обязаны подтверждать документами доходы и расходы. В частности, это необходимо при выплате дивидендов, импорте товаров на территорию РФ и наличии КИК.

Налоги, от которых упрощенцы не освобождены

Есть налоги, от которых «упрощенцы» не освобождены. Это земельный налог; транспортный налог; туристический налог; налог на имущество организаций, а также госпошлины и торговый сбор. Первичка, которая относится к объектам обложения этими налогами, согласно требованиям статьи 346.11 НК РФ, необходима. Это могут бухналтерские справки с расчетами, банковские выписки и платежные поручения, расходные кассовые ордера, акты приема-передачи и др.

Более того, с 1 января 2025 года у фирм на УСН появилась обязанность по исчислению и уплате НДС в бюджет, если доходы за 2024 год превысили 60 млн рублей. В первую очередь это касается «упрощенцев», которые выступают в сделках в роли продавца/подрядчика/исполнителя. Им придется оформлять счета-фактуры покупателям, вести налоговые регистры и сдавать декларации по НДС. Все упрощенцы, которые платят НДС, должны вести книги продаж.

А если фирма выбирает для работы с НДС стандартные ставки (20% и 10%), она имеет право на вычеты НДС, а значит, вести придется и книгу покупок. Тем, кто заявляет НДС-вычеты, свое право на уменьшение налога к уплате нужно подтверждать документами. В обязательном порядке это счет-фактура, полученный от поставщика. Кроме того, для вычета НДС важен факт поставки продукции именно тем контрагентом, который указан в счете-фактуре. Поэтому, кроме счета-фактуры, нужны другие расчетные и первичные документы (накладные, акты выполненных работ и оказанных услуг, платежные поручения и т. п.), в которых НДС выделен отдельной строкой.

Документы потребуются при переходе с УСН 6% на УСН 15%

Если руководство компании примет решение перейти с УСН «Доходов» на УСН «Доходы минус расходы», часть расходов можно учесть, в частности, затраты на:

• товары, которые поставлены до перехода, а оплачены после;
• товары, которые приобретены для перепродажи до перехода, а проданы после;
• основные средства, введенные в эксплуатацию после перехода, но оплаченные до смены объекта налогообложения.

Учесть расходы получится только при наличии подтверждающих документов.

Документы может запросить банк

Банкам дано право запрашивать документы, подтверждающие расходы по вашему виду деятельности. При наличных расчетах, банку нужно предоставить чеки.

С партнерами могут возникнуть разногласия

От конфликтов с деловыми партнерами не застрахован никто. Если вы не будете хранить первичку, возрастает риск потери денег. Нечистоплотный партнер, который не оформил вам накладные, акты, чеки, может затребовать возврат денег, так как юридически товар/работа/услуга не были оказаны.

Бухгалтерия.ру