За границу на автомобиле

Для заграничной поездки водителю потребуется значительная сумма в валюте – деньги на жилье, горючее и суточные. А если он попадет в аварию или вдруг потребуется срочный ремонт машины, полученных денег может и не хватить. В этом случае ждать денежного перевода из-за границы ему придется достаточно долго. Соответственно вырастут затраты на стоянку и проживание. Выдавать же деньги «на всякий случай» тоже не хочется – мало ли что может приключиться в дороге.

Поэтому удобнее всего выдать водителю банковскую карту. Так у него всегда будет денежный запас на случай непредвиденных обстоятельств. К тому же не нужно возить с собой большие валютные суммы. Но есть одно условие – выданная банком карточка должна относиться к международным системам оплаты. В случае несоблюдения этого условия карточка за границей может не сработать. Если ваши работники ездят по очереди – обзаведитесь корпоративной карточкой. Тогда ею смогут пользоваться несколько сотрудников.

Для организаций существенным является тот факт, что банковские карты они вправе использовать для оплаты командировочных расходов своих сотрудников за границей. Документооборот по приобретенному топливу и другим расходам командированного сотрудника будет таким же, как и при обычной командировке. То есть потраченные с карточки деньги будут считаться выданными под отчет. По таким суммам водителю необходимо будет отчитаться, приложив к авансовому отчету чеки (слипы) и иные первичные документы, которые подтвердят факты приобретения топлива и других расходов. Бухгалтерии останется лишь утвердить авансовый отчет и отнести расходы на приобретение, в частности топлива, в дебет счета 10 «Материалы» субсчет «Топливо» с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Правда, здесь есть одна особенность – вся первичка будет составлена на иностранном языке. Поэтому для того, чтобы принять такие документы к учету, необходимо сделать их построчный перевод на русский язык (п. 9 приказа Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н). Поскольку Налоговый кодекс не содержит нормативов по ГСМ, затраты на горючее в налоговом учете можно списать в полном объеме. Единственное условие – поездка должна быть экономически обоснованна и документально подтверждена (ст. 252 НК РФ). Подтверждением того, что топливо было потрачено в производственных целях, будет являться путевой лист (постановление Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

МАЛЕНЬКАЯ ХИТРОСТЬ

Любой предприниматель, конечно же, заинтересован в том, чтобы снизить налоговые платежи. Если есть возможность каким-то образом это сделать, нужно ее использовать. Мы предлагаем уменьшить налог на прибыль за счет «правильного» списания топлива.

Как известно, горючее можно списать тремя способами: по методу ФИФО, по методу ЛИФО и по средней себестоимости. При методе ФИФО топливо списывают по цене первого приобретения, при методе ЛИФО – по цене последнего. При расчете средней себестоимости нам необходимо будет подсчитать среднюю стоимость каждого литра горючего. Для справки: в странах Евросоюза 1 литр бензина в среднем стоит около 1 евро, а в России – от 9 до 11 рублей. Получается, что гораздо выгоднее списывать горючее по европейским ценам. Поскольку первая заправка топливом у нас произойдет в любом случае в России и по российским ценам, то способ списания горючего по методу ФИФО мы сразу отбрасываем. Оптимально будет, если последняя заправка топливом произойдет в странах Евросоюза. В этом случае мы сможем применить выгодный для нас способ списания топлива по методу ЛИФО.

ВОЛШЕБНАЯ КАРТОЧКА

Как было уже отмечено выше, в европейских странах 1 литр бензина в среднем стоит около 1 евро, а в России – 11 рублей. Заправиться в России впрок можно далеко не всегда – таможни иностранных государств устанавливают лимит топлива, перевозимого через границу. На границе с Польшей, например, ограничение для грузовиков – 200 литров, а для автобусов – 600.

Как же сократить затраты фирмы на дорогое европейское топливо? Мы предлагаем использовать для этого топливные микропроцессорные карты. Их выпускают некоторые нефтяные компании, такие, как ОАО «ТНК», ОАО «Сургутнефтегаз», ОАО «ЛУКОЙЛ». В последнее время такие карты выпускают и банки (например, АКБ «АВТОБАНК-НИКОЙЛ»).

Для приобретения топливной карты необходимо заключить договор поставки ГСМ с продавцом горючего. Затем вы вносите платеж за различные нефтепродукты и другие сопутствующие услуги. Все перечисленные вами суммы отражаются в топливной карте. Отметим, что карты бывают двух видов – денежные и литровые. В первом случае на карте отражается денежная сумма, во втором – объем топлива в литрах. Если карточка литровая, то у эмитента карт открывается «субсчет покупателя». На нем аванс переведут в литры по каждому виду топлива. Стоимость дополнительных услуг (например, автомойка или подкачка шин) – в условные единицы. На денежной карте предварительный платеж останется без изменений. Такая карта будет использоваться по аналогии с банковской, о которой мы говорили чуть раньше.

Для поездок за границу лучше приобрести литровую карту. Используя ее, водитель зальет в бак определенный объем горючего, за которое уже заплачено заранее. То есть разницы цен на ГСМ можно не бояться. Если же использовать денежную карту, то тогда на заправке с карточки будет сниматься не объем топлива, а его стоимость. Причем та, которая установлена на иностранной АЗС. В этом случае сэкономить на приобретении топлива не получится.

При покупке топливной карты возникает дилемма: с одной стороны, не у всех отечественных компаний есть свои заправки или связи за границей, с другой – если купить топливную карту у иностранной компании, не получится возместить НДС по приобретаемым ГСМ. Применить вычет можно только в том случае, если эмитент карточек – организация, зарегистрированная в России в качестве плательщика налога (например, такие корпорации, как British Petroleum и SHELL).

Приобретая топливную карту, фирма выигрывает по следующим пунктам. Во-первых, водителю не надо выдавать много наличной валюты под отчет (вносится предоплата по безналу). Во-вторых, организация контролирует покупку топлива. На основе отчетов эмитента карточки можно точно определить дату и количество приобретенного бензина. Тем самым организация с легкостью может контролировать объемы топлива, израсходованные водителем. В-третьих, если предприятие купило литровую карту, оно может не бояться колебаний цен на топливо при пересечении границы. К тому же одной картой могут пользоваться все водители – надо только завести журнал учета полученных и выданных карт.

ТОПЛИВНЫЙ УЧЕТ

Учесть приобретенное по карточке топливо довольно просто. Дело в том, что с карточки при заправке будет считываться вся информация о количестве заправленного горючего. Продавец топлива составляет отчет по расходу горючего и представляет его организации. А она уже решает, пополнить счет или заказать иную марку топлива. Для этого нужно будет внести авансовые платежи. Размеры и сроки таких платежей лучше сразу определить в договоре поставки.

Для целей бухгалтерского и налогового учета покупка карты – обыкновенная предоплата (аванс). Ежемесячно поставщик топлива представляет организации-покупателю счет-фактуру, акт приема-передачи на проданное горючее, а также отчет (или реестр) операций по картам. В последнем документе указывается, когда и сколько топлива было приобретено (данные с заправок). Этот документ облегчит жизнь и водителю, и бухгалтеру в том случае, если кассовые чеки придут в негодность или потеряются.

Факт приобретения топлива для целей налогообложения организации необходимо будет подтвердить следующими документами:

• договором поставки топлива, заключенным с продавцом;
• чеками терминалов АЗС, подтверждающими в количественном выражении объем приобретенного топлива;
• прайс-листом продавца, в котором указана цена приобретенного организацией топлива.

Списание топлива на расходы производится на основании путевого листа и ежемесячного отчета продавца топлива о получении бензина на АЗС. Саму топливную карту в бухучете целесообразно учесть на счете 50-3 «Денежные документы». На этом счете отражаются чеки, почтовые марки, оплаченные авиабилеты, банковские карты и иные денежные документы, находящиеся в распоряжении организации. Топливную карту по аналогии с банковской можно отнести к таким документам.

ПРИМЕР

24 марта 2004 года ООО «Маршрут» по договору поставки с финской компанией отправило товар на собственном грузовом автомобиле. Водителям на расходы выдали банковскую корпоративную карту, на которую положили 400 евро. Дальнобойщики вернулись 26 марта 2004 года. На территории России машина не заправлялась.

К авансовому отчету водители приложили чеки с финской АЗС. 25 марта 2004 года банк списал со счета корпоративной банковской карты 150 евро за топливо. «Маршрут» признает доходы и расходы в целях налогообложения прибыли методом начисления.

Курс валюты составил: на 23 марта 2004 года – 34,9701 руб./EUR; на 25 марта 2004 года – 35,0710 руб./EUR; на 26 марта 2004 года – 34,5338 руб./EUR.

Бухгалтер ООО «Маршрут» сделал в бухгалтерском учете следующие записи:

23 марта 2004 года

Дебет 55 Кредит 52

– 13 988,04 руб. (400 EUR x 34,9701 руб./EUR) – переведены деньги с текущего валютного счета на карточку;

25 марта 2004 года

Дебет 71 Кредит 55

– 5260,65 руб. (150 EUR x 35,0710 руб./EUR) – списаны с карточки средства за приобретенное топливо;

Дебет 55 Кредит 91-1

– 40,36 руб. (400 EUR x (34,9701 руб./EUR – 35,0710 руб./EUR)) – отражена положительная курсовая разница по счету корпоративной банковской карты;

26 марта 2004 года

Дебет 44 Кредит 71

– 5180,07 руб. (150 EUR x 34,5338 руб.) – отражены расходы по приобретению топлива;

Дебет 91-2 Кредит 71

– 80,58 руб. (150 EUR x (34,5338 руб. – 35,0710 руб.)) – отражена отрицательная курсовая разница по счету расчетов с подотчетными лицами.

В налоговом учете на дату утверждения авансового отчета расходы на топливо признаются в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 и подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Александр МИХАЙЛОВСКИЙ