Юридически значимую претензию можно выставлять через ЭДО

Это стало возможным после выхода приказа ФНС РФ № ЕД-7-26/1016@ от 11 ноября 2024 года, который утверждает новый формат акта рекламации.

Акт рекламации — это официальный документ, который используется для подачи претензий к контрагентам. Он может касаться различных аспектов деловых отношений, таких как несоответствие качества товара, нарушение сроков поставки или иные условия контракта. Ранее акты рекламации подавались в бумажном виде, что значительно увеличило время, необходимое для согласования претензий.

Акт рекламации в электронной форме состоит из двух файлов.

1. Первый содержит основные данные об акте, включая информацию о его отправителе и адресате.
2. Второй включает результаты рассмотрения требований отправителя.

Различия между электронной претензией и традиционной формой заключаются лишь в ее виде и способах отправки через электронные коммуникационные каналы. Специфических требований к формату претензионного письма законодательство не устанавливает (постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 21.09.2018 № 10АП-11403/2018 по делу № А41-27517/18).

Электронные претензии обладают юридической силой, если есть возможность достоверно установить:

• Личность отправителя претензии и суть материального требования (абз. 2 ч. 1 ст. 160 ГК Российской Федерации).
• Адресата (получателя) письма.
• Факт отправки.
• Дату и время отправки.

Это позволит обеим сторонам легко отслеживать статус претензии и обеспечит прозрачность процесса. Преимущества нового формата очевидны:

• Сокращение времени на подачу документов: не придется тратить время на печать и отправку бумажных документов.
• Упрощение учета и контроля: электронный формат позволяет легко хранить и систематизировать документы.
• Снижение бумажного документооборота.
• Улучшение взаимодействия с налоговой инспекцией.

Несмотря на упрощение процесса, важно помнить о необходимости соблюдения всех условий, прописанных в договорах с контрагентами. Рекомендуется внимательно изучить порядок досудебного урегулирования споров, который может содержать важные детали относительно подачи претензий и сроков их рассмотрения.

Ранее ФНС утвердила электронные версии договора, акта сверки расчетов, акта выполненных работ, а также ряда других бумаг, которые используются при взаимодействии с контрагентами.

Также стоит обратить внимание на функционал Единой информационной системы (ЕИС), который может быть полезен для ведения претензионной работы с поставщиками и контрагентами.

Д. Афанасова

Бухгалтерия.ру