Выгодная телефонная связь

Столичные инспекторы всегда с неохотой признают право организации учитывать стоимость телефонных переговоров в составе расходов. В большинстве случаев они ставят их под сомнение. Дело в том, что организациям бывает сложно доказать производственный характер «телефонных» трат. Особенно, если речь идет о междугородней, международной и мобильной связи. Ведь иногда работнику необходимо сделать неотложный звонок в нерабочее время или с домашнего телефона.

Звонить – так на работе

Контролеры убеждены, что деловые звонки сотрудники могут совершать только в рабочее время. К мобильным телефонам это тоже относится. Логика инспекторов понятна, но согласиться с ней трудно. Ведь рабочее время определяет организация. Решить эту проблему можно, если установить сотрудникам, которые звонят в неурочное время, гибкий рабочий график. В таком случае в силу статьи 102 Трудового кодекса начало, окончание или общая продолжительность трудового дня определяется по соглашению сторон. Компания обеспечивает отработку сотрудником суммарного количества часов в течение соответствующих учетных периодов (дня, недели, месяца и т. д.).

Звонки с домашнего телефона можно оправдать, определив в трудовом договоре возможность выполнять часть функций на дому. Если сотрудник привлечен к работе в выходной или праздничный день в порядке, установленном статьей 113 Трудового кодекса, затраты на телефонные переговоры в эти дни также можно включать в расходы (постановление ФАС Московского округа от 10 декабря 2002 г. № КА-А40/7927-02).

Счет, пожалуйста!

Обычно инспекторы требуют от фирмы представить детализированные счета за услуги международной и междугородней связи. В то же время нормативные документы допускают возможность обосновать расходы и другими бумагами. Например, внутренними распорядительными документами организации, которые закрепляют за конкретными сотрудниками служебные обязанности звонить по потенциальным заказчикам товаров, работ или услуг. Или другими аналогичными по содержанию документами – приказами, распоряжениями, отчетами, должностными инструкциями (письма УМНС по г. Москве от 5 января 2003 г. № 26-12/820, от 11 декабря 2003 г. № 26-12/69520 и от 30 апреля 2003 г. № 26-12/23477).

Обратите внимание: если инспекторы потребуют от вас отчет о содержании переговоров, они будут не правы (письмо МНС от 22 мая 2000 г. № ВГ-9-02/174).

Еще одна проблема состоит в том, что зачастую фирмы используют телефоны, установленные в арендованных помещениях. Ни арендатор, ни арендодатель не является собственником телефонного номера – линия принадлежит оператору связи. Арендодатель может частично или полностью перевыставить счет за услуги связи арендатору от своего имени. Это возможно, но только если у арендодателя заключен с оператором связи агентский договор. В противном случае арендатор не сможет списать данные траты на расходы, ведь арендодатель не является поставщиком услуг. В то же время у контролеров не будет вопросов, если арендатор получит выписку из счета поставщика или арендодатель включит сумму компенсации расходов по оплате телефонных счетов в арендную плату.

Такого же мнения придерживаются столичные инспекторы (письмо УМНС по г. Москве от 22 сентября 2003 г. № 26-12/52312). Они убеждены, что если по заключенному между сторонами договору аренды в сумму платежей ежемесячно входит стоимость потребляемых услуг связи, то указанные расходы арендодатель может учитывать при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией. При этом, разумеется, они должны быть обоснованны и документально подтверждены первичными документами: договором на оказание услуг телефонной связи, счетами от оператора, платежками.

Рабочий мобильник

Другой болезненный вопрос – расходы на сотовую связь. Сам телефонный аппарат может быть приобретен организацией, взят в аренду у работника или предоставлен им по соглашению с работодателем об использовании личного имущества в служебных целях. Имейте в виду: услуги сотовой связи только в том случае можно отнести к расходам, если они относятся к деятельности, направленной на получение дохода. Их размер должен быть экономически обоснован и подтвержен документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Для признания произведенных затрат на оплату услуг сотовой связи расходами для целей налогообложения, по мнению Минфина, высказанному в письме от 23 мая 2005 г. № 03-03-01-04/1/275, необходимо иметь:

• утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых обязанностей необходимо пользоваться сотовой связью;
• договор с оператором на оказание услуг связи;
• детализированные счета оператора связи.

При этом критерием экономической обоснованности затрат на приобретение услуг сотовой связи для целей налогообложения будет являться следующее. В установленных в должностной инструкции обязанностях надо четко прописать, что работник имеет право использовать сотовый телефон в служебных целях.

Также фирма может установить для сотрудников лимит расходов на использование сотовой связи. Его превышение работник будет возмещать за счет собственных средств. Суммы сверх лимита нужно учитывать в составе прочих расходов только после того, как работник возместит указанные затраты. Для целей налогообложения компании это будет доход от реализации.

Если мобильный телефон работника или его телефонный номер используется в служебных целях, сотрудник должен получать за это компенсацию (ст. 188 ТК). Ее размер определяется соглашением сторон. В этом соглашении следует акцентировать внимание на том, что переговоры ведутся для выполнения служебных обязанностей и признаются расходами в пределах установленного сторонами лимита. Тогда их не придется облагать НДФЛ, ЕСН, пенсионными взносами и платой за «травматизм» (п. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 238 НК, п. 10 постановления правительства от 7 июля 1999 г. № 765 и письмо Минфина от 3 сентября 2004 г. № 03-05-01-04/9).

Особенно оправданна компенсация расходов на мобильную связь работникам, имеющим разъездной характер работ и использующим собственный сотовый телефон на благо организации. При этом в организации должны храниться документы (или их заверенные в установленном порядке копии), подтверждающие право собственности человека на телефон, а также документы, подтверждающие расходы на переговоры в рабочих целях.

Свое отношение к признанию расходов на сотовую связь столичные инспекторы высказали в письме УФНС по г. Москве от 9 февраля 2005 г. № 20-12/8153. Начали они с того, что сослались на подпункт 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса. Там сказано, что расходы на телефонные услуги относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Датой их признания при методе начисления будет дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров или дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для расчетов (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК).

Если исходя из условий договора оказания услуг телефонной связи обязанность оплатить оказанные услуги возникает в момент выставления счета, то датой признания расходов будет являться дата выставления счета. Таким образом, при применении метода начисления расходы на оплату услуг телефонной связи будут относиться к тому налоговому или отчетному периоду, в котором возникла обязанность оплатить оказанные оператором связи услуги, в порядке, предусмотренном договором оказания услуг телефонной связи (письмо Минфина от 12 февраля 2004 г. № 04-02-05/1/12).

совет

Владимир Мещеряков, глава экспертной коллегии журнала «Практическая бухгалтерия», автор книги «Годовой отчет-2005»:

«Попросив у фирмы детализированный счет за междугороднюю связь, налоговый инспектор может проверить, принадлежат ли телефоны, по которым звонил сотрудник, вашим партнерам. Конечно, если номер «чужой», то это не означает, что разговор был личным. Сотрудник мог вести переговоры с потенциальным клиентом, но договор подписать не удалось. Кстати, имейте в виду, что лишнюю информацию налоговым инспекторам лучше не предоставлять вовсе».

М. Климова, независимый консультант, к. э. н.