Выездные проверки внебюджетных фондов

Порядок проведения совместной выездной проверки

С 1 января 2010 года порядок проведения выездных проверок регулирует статья 35 Федерального закона от 24 июля 2009 года № 212_ФЗ.

В ходе выездной проверки контролеры находятся на территории фирмы. Если у вас нет возможности выделить проверяющим рабочие места, проверку могут провести в отделении ПФР, ФСС.

Перед началом проверки ревизоры обязаны предъявить вам решение о ее проведении и свои служебные удостоверения. Без этих документов проводить проверку они не вправе.

В решении должны быть указаны:

• полное и сокращенное наименование фирмы (ФИО плательщика страховых взносов);
  
• предмет проверки («правильность исчисления и своевременность уплаты страховых взносов»);
  
• периоды проверки;
  
• должности, ФИО проверяющих.

Решение о проведении проверки принимает и подписывает руководитель территориального органа ПФР (ФСС) или его заместитель. Если вам предъявили решение, подписанное другим сотрудником, а на самом решении нет печати фонда, вежливо откажите проверяющим в доступе на свою территорию.

В ходе выездной проверки ревизоры могут проконтролировать и деятельность филиалов (представительств) фирмы. Также контролеры вправе провести и самостоятельную проверку обособленных подразделений.

Периодичность выездных проверок

Выездная проверка не может продолжаться более двух месяцев. Самостоятельная проверка филиала или представительства не может превышать одного месяца.

Продолжительность проверки

Выездная проверка не может продолжаться более двух месяцев. Самостоятельная проверка филиала или представительства не может превышать одного месяца.

Однако проверка может быть приостановлена по решению руководителя ПФР (ФСС) в следующих случаях:

• для истребования документов;
  
• для получения информации от иностранных государственных органов;
  
• для перевода на русский язык документов, представленных фирмой на иностранном языке.

Общий срок приостановки выездной проверки не может превышать шести месяцев. Однако в случае, если в течение этого срока ревизоры не получили ответ от иностранных государственных органов, срок может быть продлен еще на три месяца.

Возобновить проверку контролеры должны по решению руководителя органа ПФР (ФСС) или его заместителя.

Что проверяют контролеры из ПФР

При проведении выездной проверки по уплате страховых взносов в ПФР контролеры из указанного фонда также проверяют документы, связанные с назначением (перерасчетом) пенсий, предоставлением сведений индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц. При этом инспекторы должны изучить три основных вопроса.

Во-первых, они проверят наличие у работников страховых свидетельств. На этом этапе контролеры будут смотреть штатное расписание, приказы о приеме на работу и увольнении, трудовые и гражданско-правовые договоры с работниками.

Во-вторых, ревизоры обязаны проверить достоверность отраженных в индивидуальных сведениях данных о выплатах, начисленных застрахованным работникам.

Для этого им потребуются расчетные (расчетно-платежные) ведомости, лицевые счета и прочие бухгалтерские документы, связанные с начислением заработной платы.

И, в-третьих, ревизоры проверяют сведения о трудовом стаже. Прежде всего они будут смотреть первичные документы по учету кадров и использованию рабочего времени. Так что приготовьте личные карточки работников, трудовые книжки, табели учета рабочего времени и зарплаты, приказы об отпусках, справки о простоях и т. д.

Полный перечень этих документов указан в постановлении Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1. По гражданско-правовым договорам, заключенным с сотрудниками, проверяющие потребуют акты приема-сдачи работ (услуг).

В первую очередь сотрудники фонда проверят сведения по гражданам, которые выйдут на пенсию в ближайшие два года. Также повышенное внимание они уделят работникам, имеющим право на льготную пенсию, и тем, кто привлекался к работе на основе гражданско-правовых договоров.

Сотрудники ПФР могут просмотреть следующие документы:

• учредительные документы;
  
• штатное расписание, список внештатных работников, список работников, нанятых по гражданско-правовым договорам;
  
• информацию о страховых свидетельствах, имеющихся у работников;
  
• списки работников, выходящих на пенсию в текущем году и в ближайшие два года;
  
• расчетные, расчетно-платежные, платежные ведомости;
  
• лицевые счета работников;
  
• кассовые документы;
  
• банковские документы;
  
• договоры гражданско-правового характера о выполнении работ и оказании услуг (с актами приема-сдачи работ);
  
• приказы (о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, прекращении трудового договора и др.);
  
• трудовые книжки работников;
  
• личные карточки по форме № Т-2;
  
• табель учета рабочего времени;
  
• документы, подтверждающие дополнительные показатели (факторы) занятости во вредных условиях труда.

Что проверяют контролеры из ФСС

Контролеры из ФСС кроме проверки начисления и уплаты страховых взносов одновременно проверят расходы на выплату пособий (по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком и др.).

Проверку начнут с изучения устава и документов, имеющих отношение к выплатам в пользу работников. Поэтому бухгалтеру заранее следует проверить правильность составления:

• штатного расписания;
  
• приказов о выплате заработной платы, материальной помощи и других вознаграждений;
  
• коллективных, трудовых и гражданско-правовых договоров;
  
• положений о системе оплаты труда, премировании и т. д.

Затем контролеры проанализируют первичные бухгалтерские документы и сверят их с записями в регистрах бухгалтерского учета (журналах-ордерах, главной книге), расчетных ведомостях по средствам фонда и расчетно-платежных ведомостях по начислению заработной платы.

Если обнаружат расхождения данных расчетной ведомости и данных по кредиту счета «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», а также дебету счетов учета затрат на производство, то будут выяснять, на все ли выплаты в пользу работников начислены страховые взносы. Для этого ревизоры посмотрят:

• приказы о приеме на работу;
  
• табели учета использования рабочего времени и расчета заработной платы;
  
• договоры гражданско-правового характера, по условиям которых на выплачиваемые вознаграждения начисляют страховые взносы;
  
• расчетно-платежные ведомости, платежные ведомости;
  
• лицевые счета.