Встречайте, проверка ФСС!

О том, как правильно начислить выплаты, источником которых является ФСС, указано в Методических указаниях о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок. Они утверждены постановлением Фонда социального страхования от 7 апреля 2008 г. № 81.

Несмотря на то что методичка предназначена для работников фонда, сведения, содержащиеся в ней, будут полезны и бухгалтерам как в работе, так и при подготовке к проверке.

Три повода для проверки

Основной функцией фонда является контроль над правильностью расходования страхователями средств на обязательное социальное страхование. Она реализуется в виде проведения документальных выездных проверок фирм. В рамках «камералки» у организации проверят данные учета и отчетности, а также, вполне возможно, истребуют подтверждающие документы и объяснения.

Одновременно с проверкой по обязательному соцстрахованию ФСС, как правило, исследует и расходование средств по страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Ожидать выездную проверку ФСС бухгалтеру необходимо в трех случаях. Во-первых, если организацией были произведены значительные расходы за счет средств социального страхования. Во-вторых, когда она получила от фонда значительные суммы на осуществление расходов. И наконец, в-третьих, решение может быть принято по результатам камеральной проверки страхователя.

Проверяемые периоды

Проверять, насколько правильно расходовались средства соцстраха, работники фонда могут только за последние три календарных года хозяйственной деятельности организации (предпринимателя), которые предшествовали году вынесения решения о проведении контрольных мероприятий. То есть если специалисты ФСС придут к вам с проверкой в текущем 2008 году, то проверяемый период будет включать в себя 2005, 2006 и 2007 годы.

Если выездная проверка проводится по результатам камеральной, то она может быть распространена и на законченный отчетный период текущего года (I квартал, первое полугодие, 9 месяцев 2008 года).

Стоит заметить, что ФСС имеет право проводить повторные проверки тех периодов, которые один раз уже были в поле ее внимания. Причем срок контролируемого периода также не должен превышать трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении повторной инспекции.

Назначается она при реорганизации или ликвидации организации, в порядке проведения контроля отделения фонда за деятельностью филиала, проводившего проверку, либо при представлении страхователем уточненной ведомости по средствам ФСС.

Отпущенные сроки

Длительность проверки определяет руководитель отделения ФСС с учетом объема документов, которые следует изучить, численности сотрудников организации и ее местонахождения.

Если фирма не имеет филиалов и представительств, то срок проверки составит не более одного месяца. В отдельных случаях по решению управляющего отделением он может быть увеличен до двух или трех месяцев. Причем перечень ситуаций, когда это допустимо, в методичке не приведен.

При наличии филиалов не более одного месяца отводится на проверку каждого. Но при необходимости руководитель отделения вправе как приостановить, так и возобновить ревизию. Это оформляется решением в соответствии с приложениями № 2, 3 к Методическим указаниям. Однако ни основания, ни максимальный срок приостановления в методичке также не прописаны.

Подтвердите документально!

Период, в течение которого фирме необходимо представить документы, затребованные в ходе проверки, составляет 10 календарных дней. Если фирма не укладывается в этот срок, то она может попросить об отсрочке. Чтобы ее дали, необходимо на следующий день после получения требования письменно с указанием причин уведомить фонд о том, что это невыполнимо, и указать срок, в который фирма сможет представить документы. Рассмотрев уведомление, руководитель отделения (филиала отделения) фонда или его заместитель может пойти навстречу фирме и продлить срок подачи документов.

Напомним, что организация должна хранить документы, связанные с расходами на цели обязательного социального страхования, не менее пяти лет (п. 36 Методических указаний).

Результаты проверки

В последний день проверки инспектирующая сторона обязана составить и передать страхователю справку. В ней должен быть указан предмет проверки и сроки ее проведения (п. 11 Методических указаний).

По результатам контрольного мероприятия составляется акт документальной выездной проверки. Порядок его оформления подробно описан в пунктах 12–19 Методических указаний. Акт подписывают проверяющие и руководитель организации.

Кстати, руководитель организации вправе отказаться от подписания. В этом случае на последней странице акта делается соответствующая запись.

Один экземпляр документа вручается руководителю организации, а если он уклоняется от получения акта, то тот направляется страхователю по почте заказным письмом. Датой его вручения будет считаться шестой день начиная с момента отправки.

Если у страхователя имеются возражения или замечания по акту, то руководитель организации делает об этом пометку перед своей подписью и представляет возникшие соображения в филиал фонда в письменном виде. На это страхователю отводится 15 рабочих дней со дня получения акта. В течение 10 дней по истечении указанного срока руководитель отделения ФСС выносит решение по результатам проверки.

Если расходы не приняты к зачету...

Если ревизоры ФСС выявят расходы, которые произведены страхователем с нарушением требований законодательства или не подтверждены документально, то фонд не примет их к зачету. Страхователю придется исключить суммы этих расходов из расчетной ведомости по средствам ФСС. Соответствующее решение о том, что расходы не зачтены, фонд передает в налоговую инспекцию по месту регистрации налогоплательщика в течение 10 дней со дня его вынесения. В этом случае фирме придется сдать за проверяемый период уточненные расчеты по авансовым платежам и уточненные декларации, в которых будет увеличена сумма ЕСН, подлежащая уплате в ФСС.

В бухгалтерском учете расходы, не принятые фондом к зачету, отражаются в составе прочих расходов текущего периода. Поскольку эти расходы не учитываются в целях налогообложения, то в бухучете возникает постоянная разница, на основании которой организация должна сформировать постоянное налоговое обязательство.

Решения, принятые по результатам проверок, являются обязательными для исполнения страхователями и служат основанием для внесения в бухгалтерский учет и отчетность соответствующих изменений (п. 34 Методических указаний).

Фирма на спецрежиме...

Если в ходе проверки фирмы, применяющей УСН, выявлены расходы, не подлежащие зачету ФСС, то фонд направит требование о возврате средств, полученных от отделения на цели обязательного социального страхования. Сделать это специалисты фонда должны в течение 10 рабочих дней с момента вступления в силу решения о непризнании расходов страхователя. В случае отказа страхователя возвращать сумму расходов, не признанных фондом, специалисты ФСС вправе обратиться в суд.

Сумма денежных средств, которую организация-упрощенец возвратит фонду, не включается в состав расходов, учитываемых при расчете единого налога. Значит, никаких записей в книге учета доходов и расходов в этом случае делать не следует.

Надеемся, что теперь проверка ФСС не будет для вас сюрпризом. А в следующем номере журнала мы осветим, каким образом осуществляется ревизия пособий и других выплат, которые финансируются за счет средств Фонда социального страхования.

О. Курбангалеева, консультант-эксперт