Во что обходится доставка сотрудников на работу

Желая привлечь или удержать ценного сотрудника, руководство фирмы может предложить оплачивать его проезд. Бывает и другая ситуация. До места работы общественный транспорт не ходит.

Разберемся, в каких случаях фирма может уменьшить облагаемую налогом прибыль, а в каких нужно начислить ЕСН и НДФЛ.

Считаем затраты

Налоговый кодекс разрешает уменьшать доходы на затраты по оплате проезда сотрудников, если работа выполняется вахтовым методом или в полевых условиях (подп. 12.1 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако этой поблажкой пользуется немного компаний. Поэтому остальным нужно обратиться к пункту 26 статьи 270 Налогового кодекса. В нем сказано, что оплата проезда к месту работы и обратно не включается в состав расходов при исчислении налога на прибыль. Но есть и исключения.

Во-первых, если оплата проезда предусмотрена в трудовых и (или) коллективных договорах. Тогда на основании пункта 25 статьи 255 Налогового кодекса такие расходы можно учесть при расчете налога на прибыль. Во-вторых, затраты на транспортировку сотрудников можно учесть, если такие расходы обусловлены технологическими особенностями производства. Правда, Налоговый кодекс не разъясняет, что это за особенности. В результате у фирм возникают вопросы, которые они адресуют в Минфин. Сотрудники этого ведомства разрешают включить в состав расходов затраты на проезд в ситуации, когда отсутствуют городские маршруты и доставка работников возможна только специальным транспортом (письмо Минфина России от 5 июля 2005 г. № 03-03-04/1/54). Аналогичная точка зрения отражена в письме финансового ведомства от 2 августа 2005 г. № 03-03-02/43.

В обоих посланиях финансисты отметили, что включить в расходы доставку сотрудников можно, если такое условие указано в трудовых договорах или коллективном соглашении. Если этот момент упустить, затраты на проезд учесть будет нельзя (письмо Минфина России от 11 мая 2006 г. № 03-03-04/1/435).

Определяем ЕСН

Чиновники связывают обязанность платить ЕСН с суммы оплаты проезда сотрудников с расчетом налога на прибыль (письма Минфина России от 18 мая 2006 г. № 03-05-01-04/ 128, от 11 мая 2006 г. № 03-03-04/1/435). Они ссылаются на пункт 3 статьи 236 Налогового кодекса. В нем сказано, что в базу не включают те выплаты, которые не уменьшают налогооблагаемую прибыль. Поэтому если оплата транспортировки сотрудников включена в расходы, то фирма должна начислить ЕСН.

Однако арбитры не связывают начисление ЕСН с налогом на прибыль. В качестве примера приведем постановление Президиума ВАС от 27 февраля 2006 г. № 10847/05. Суть спора заключалась в следующем. Предприятие оплатило услуги транспортной организации по доставке сотрудников до места работы и не включило данную сумму в базу по ЕСН. На этом основании инспекторы начислили штраф. Арбитры признали решение инспекции недействительным и привели следующие аргументы.

Расходы по доставке сотрудников нельзя рассматривать в качестве выплаты, поощрения либо другой льготы, предоставляемой каждому персонально. Дело в том, что работники пользуются указанным транспортом независимо ни от качества, ни от количества их труда, ни от занимаемой должности. Следовательно, отсутствует выплата, начисленная каждому конкретному сотруднику. Средства, перечисленные транспортной компании, являются производственными расходами, а не выплатой работникам за их труд. В итоге арбитры встали на сторону компании.

Аргументы, приведенные в указанном случае, могут освободить фирму и от пенсионных взносов. Поскольку их сумму определяют исходя из той же базы, что и ЕСН (п. 2 ст. 10 Закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ).

В ситуации, когда организация оплачивает транспортные расходы тем сотрудникам, чья работа связана с разъездами, чиновники занимают более лояльную позицию. В письме от 4 мая 2006 г. № 03-05-01-04/112 сотрудники финансового ведомства отметили, что на данные выплаты начислять ЕСН не нужно.

Разберемся с НДФЛ

Когда организация расположена в пункте, который не обслуживается общественным транспортом, ей приходится оплачивать расходы по доставке сотрудников до места работы. При таких обстоятельствах база по НДФЛ у работников не увеличивается. Такое мнение выразили сотрудники финансового ведомства в письме от 1 июня 2006 г. № 03-05-01-04/142. Они сообщили, что в подобной ситуации у сотрудников не возникает экономической выгоды.

Как и при расчете ЕСН, база по НДФЛ не увеличивается у тех сотрудников, чья работа связана с разъездами по городу и которым предприятие возмещает стоимость проездных билетов (письмо от 4 мая 2006 г. № 03-05-01-04/112). В данном случае об экономической выгоде также речи нет.

Запасаемся документами

Если место работы находится далеко от остановок общественного транспорта и фирме приходится организовывать специальный маршрут, его можно согласовать с ГИБДД. Например, такой факт привела фирма в ходе судебного разбирательства в ФАС Северо-Западного округа (постановление от 23 января 2006 г. по делу № А05-5406/05-22). Кроме того, оплату проезда нужно предусмотреть в трудовых и (или) коллективных договорах.

При возмещении расходов на проезд сотрудникам, у которых работа имеет разъездной характер, помимо отметки в трудовых (коллективных) договорах необходимо сделать соответствующую запись в должностных инструкциях. Также на фирме должен быть приказ руководителя с указанием должностей и фамилий работников, которым возмещают расходы на проезд. Понадобятся и проездные билеты. Если они отсутствуют, но стоимость проезда известна, можно воспользоваться рекомендациями столичных налоговиков (письмо УМНС по г. Москве от 27 июня 2003 г. № 28-07/34871). Из них следует, что нужно составить маршрутный лист, заверенный подписями и печатями посещаемых организаций. Директор фирмы, направившей сотрудника по служебным делам, маршрутный лист должен утвердить.

это важно

НДС, в частности, облагается оказание услуг для собственных нужд, расходы на которые не принимают при исчислении налога на прибыль (подп. 2 п. 1 ст. 146 НК РФ). Если фирма не докажет, что она обоснованно уменьшила прибыль на сумму затрат по оплате проезда сотрудников, инспекторы могут доначислить НДС. Такой случай рассмотрели арбитры ФАС Северо-Западного округа (постановление от 23 января 2006 г. № А05-5406/05-22). Поэтому предприятию нужно запастись оправдательными документами.

комментарий специалиста

Правильно подобранные аргументы помогут фирме в суде

«Аргумент о том, что инспекция, доначисляя соцналог, не вычислила величину расходов по транспортировке каждого сотрудника, неубедителен. Арбитры ВАС его не приняли (постановление Президиума ВАС от 29 ноября 2005 г. № 9532/05). По их мнению, сама компания должна определять базу ЕСН по каждому работнику. В такой ситуации лучше заготовить более весомые доводы. Например, воспользоваться теми, что привела в суде другая компания (постановление Президиума ВАС от 27 февраля 2006 г. № 10847/05).»

Ольга Грачева, юрист

Т. Аверина, ведущий эксперт ПБ